一个完整的会议流程应包括哪些步骤

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一，会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

第二，准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三，会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

第四，会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六，会议结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从几人到几万人不等，时间也是可长可短，类型也是各种各样，性质也是有所差别，但是会议工作的内容与流程却基本相似。一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段，会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备：

会前准备就是对会议的事前计划，他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排，会前计划一般包括以下内容：会议策划，会议选址，制定营销方案和预算制定。

会议策划：

（1）策划委员会：策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办组织内部成员构成。

制定目标：一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。

确定人选：确定成员，内部还是外部指派。

具体运作：实地场景考察，设计评估，工作记录记录下来以备后期参考。

（2）策划方案：会议策划的内容主要包括：

邀请谁？实际有多少人出席？

有效的会议需要充分的时间，必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。

会议的明确的目标。

会议的具体形式，包括会议的开幕式闭幕式等，具体的会议内容。

2会议选址：

（1）会议地点类型：

酒店：一些中小型会议多选择酒店进行。

会议中心：会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不设置客房和娱乐区。

大学：大多数学校都拥有专门的学术报告厅，有些也是对社会开放的。

轮船：轮船，特别是一些游轮，也设置会议设施。

疗养院：疗养地也配备会议设施，可以疗养，也可以开会。

（2）会议的地点选择

会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1距离和交通情况

2举办会议的历史

3住宿的条件

4地点的收费状况

5地点的安全因素

5地点的服务设施是否全面

6附近的景点，是否能互惠合作等。

（3）制定营销方案等

市场的宣传对于一个会议的成败至关

1受众，希望从受众哪里得到什么；明白受众的预期。

2宣传材料，宣传材料要什么风格。

3邮寄，参展商需要什么材料，邮寄的成本和反馈率等。

4广告，在那些刊物上做广告，印刷怎样的广告？

（4）预算制定

控制会议的预算就相当于掌握了整个会议，预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类，暨固定费用和可变化费用，无论预算多么准确，都会有意料之外的状况发生，总预算应有10%的额外费用。

会议实施

实施会议方案时，其工作内容包括：参会人员的登记注册，收集相关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1 编制会场手册。

2 设置信息中心（提供实时服务）

3 建立指导委员会（负责现场的指导工作进行）

三、总结和评估

会议的总结与评估（会议一旦结束，应该立即对其进行评估工作），一般分为3个部分

1从筹备到会议结束的各项工作总结

2效益分析和核算成本

3本项目市场调查

4客户的互访工作（与客户回访，加深与客户之间的关系）

5召开表彰会，感谢相关人员（做好感谢工作，致谢会议相关的工作人员以及合作单位等，并将数据提供给媒体等，扩大影响力）。

签到的方法：

 1、秘书人员代签到

小型日常会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。会议秘书、工作人员事先造好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名后画上记号，表示到会；缺席，请假人员也要用规定的记号标示。

2、证卡签到

大中型会议一般采用证卡签到。会议酒店工作人员将印好的签到证发给每位与会人员，卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在证卡上签好自己的姓名，进入会场时，将证卡交给会议工作人员表示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法，这样可以避免集中在临开会时签到造成拥挤。

3、簿式签到

淘会场富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职业、所代表的单位等，与会人员要逐项填写，不要遗漏。簿式签到的优点是便于保存，便于查找；缺点是只适合于小型会议。一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到工作量大，时间长。

4、座次表签到方法

会议室工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上消号表示出席。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位。将同一部门的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，使参加会议的人在签到时就知道了自己的座位号，可起到引导座位的效果。

1、人脸识别签到

对于高端中大型活动，人脸识别签到是一种随性中又不失格调的智能会议签到方式，这类智能签到方式可以避免参会者排长队等待，减少疲劳感，同时可以充分调动参会嘉宾的签到积极性。

鲸会务提供人脸签到技术和服务，快速入场，一对一身份核，兼顾高效与安全。鲸会务隶属于腾讯无线大连研发中心，技术成熟、稳定性高，会议全流程物料支持。

主办方需要在报名环节收集参会者的照片存入数据库中，现场通过比对参会者的脸部区域和库中的照片数据，最终确定参会者身份信息。

优势：速度快、不易被盗用身份、科技感强

场景：适用于各类型会议，尤其是高端中大型活动

2、二维码/定位自助签到

自助签到在节省主办方费用的同时，让参会嘉宾自助签到，使参会嘉宾拥有更大的自由度与参与感。主办方可以在现场展示签到二维码，参会者入场后自主扫码签到或者定位授权签到即可。

鲸会务提供二维码/定位自助签到方式，防止代签到、外人蹭会。鲸会务后台实时监控统计签到数据，实时掌握重要用户是否已签到、自动记录参会人员签到和签退时间，了解与会人员的离场情况，从中可以筛选出潜在客户。参会者签到成功后，头像及签到语将展示在大屏幕中。

（1）二维码签到——参会人员自主扫码完成签到，适用于开放性活动，解放大量人力资源。

（2）二维码基于地理位置签到——参会者扫描二维码后再根据获取到的地理位置信息进行签到，避免代签情况发生。适合企业或组织跨区域会议或活动签到。能有效防止代签到、外人蹭会。

（3）定位签到——参会者到达现场后，通过移动端进行定位签到，基于地理位置进行签到；不在签到位置范围内，将会签到失败；开启手机自身的定位功能，并且允许应用获得手机位置信息同时开启小程序的位置授权后，才能成功进行定位签到。可以防止代签到的现象，可确保参会人员全部到场。

优势：不需要硬件，节省人力成本，嘉宾自动签到；支持多次签到，分段会议便于统计。

场景：适用范围比较广，适合应用于各种类型的大中小型会议、活动、论坛等等

3、RFID闸机签到

RFID闸机签到既包含无障碍闸机签到也包含有障碍闸机签到。有障碍闸机签到就像是您平时乘坐地铁，进出站刷卡的情景是相似的。

无障碍闸机签到，需要佩戴RFID卡，经过闸机时玻璃门灯光闪烁，屏幕上显示签到成功提醒。

有障碍闸机相对于无障碍闸机来说，安全性更高，更适合于高规格、严要求的论坛、峰会、展览会。

优势：签到速度快，身份验证准确

缺点：需要配置闸机，成本相对比较高

场景：适用于大中型会议、论坛、政府会、展览会

4、手环签到

签到之前，主办方需提供参会嘉宾数据，或者是使用注册报名系统收集参会嘉宾信息，然后将带有参会嘉宾信息的芯片存储在手环中。

现场，参会嘉宾只需将手环靠近感应设备，即可一秒识别信息进入会场。相比于别的签到形式，手环签到更注重于嘉宾的参会体验感，因此让嘉宾与感应器有一个互动的过程，在提升签到速度之余，感受科技的革新。

优势：签到速度快,参会人员体验好

缺点：需要配置感应设备，成本相对比较高

场景：适用大型高级会议、节庆、赛事

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