办公室接待方案及流程

办公室接待方案及流程

办公室接待方案及流程。在职场上，接待一名重要客户的时候就需要做一份办公室接待方案及流程，这样才能让客户心情愉悦，下面的谈话就会比较顺畅。接下来就由我带大家了解办公室接待方案及流程的相关内容。

办公室接待方案及流程1

客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。

一、客户来访的一般目的:

在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。那么，我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：

1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体系等等。这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。

2、进行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。

3、验货为主，顺便了解公司发展情况。这样的客户通常已经和我们公司开始有了订单的合作基础。来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进行进一步确认。同时，手中有一定的新项目，如果谈的愉快，新项目生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务人员及相关领导忽视，因为客户此前已经来访过，而且大家合作正常进行，但我们往往会忽略客户新项目的生成。

4、投诉为主，顺便对我们公司进行深入考察。这样的客户使我们最想接待但又最怕接待的客户。想，是因为他确实是一个很好的合作伙伴;怕，是因为我们此前有对不住客户的地方，担心谈不好会伤害并可能丢失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必须要充分重视。

5、双方公司进行基本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。来一下只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。

二、客户来访之前的准备工作

一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度，针对性地做好安排：

1、了解客户

对于老客户来访，我们不需要对客户进行深层次的了解。但对于新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存在或者是和我司的产品相似的制造型企业，我们必须谨慎对待客户来访。因此，客户调查是非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式认真填写。

2、邀请函及相关来访入境手续

在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来访前协助办理，以便客户顺利入境。

3、客户的行程安排

在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常情况下不会只是因为拜访我们公司而进入中国。一般是同时考察几个供应商，或者是展会结束来访，因此，业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察过我们后还要到其他中国供应商考察，应该帮助客户做好相关联系和对接工作。

4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认

客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告诉业务人员准确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不要直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样一来可以节省我们接机的时间，二来可以为我司节省一定的用车费用。

航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。

客户来访之前，业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。

5、参与接待人员对接

根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利进行，并对相关可能出现的问题加以分析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要董事长等高层领导参加，必须提前2天书面告知总经办，以便确认董事长等高层领导是否可以参加。

6、资料准备

客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进行事先沟通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。

7、会谈必备用品准备

客户来访的前一天，业务人员必须事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。行政部必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开，并将所有准备资料和用品准备到位。

8、备用金准备

为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。

9、就餐准备

客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应该宴请客户，并有部门经理或外贸部副总参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参加或公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。

三、会谈流程

客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的发展历程、参观展厅、企业情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分可以相互交错或同时进行，但需要注意以下几点：

1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员(该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人)应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有1人，就不需要介绍了。

2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员(次接待业务员)应随时做好翻译协助，以便我司相关人员能够理解。

3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解;讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。

4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。

5、项目洽谈，可以在会议室进行，也可以在引领客户参观展厅期间同时进行交流与沟通。项目洽谈过程中，应建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不收谈判内容的影响。即便项目洽谈在展厅有过讨论，最终的项目确认仍必须在会议室进行。

6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保留一份正本。会谈纪要的英文模板如下：

7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场的拍摄及录像工作。

四、会谈后续工作

1、会谈结束后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。

2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。通常情况下，客户如果在我司吃晚饭，午餐应以简单的工作餐招待。和客户共进晚餐的情况下，应有相应部门经理或副总参与，重要客户应事先邀请公司高层领带参与。并在晚餐前赠送礼品给客户。如果客户需要在午餐后离开，午餐应视为正餐，按照相应标准招待。

3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并及时安排将客户送至相应的火车站或机场。

五、访问后期工作

1、客户访问结束的第二天，主接待业务员应及时将双方确认的会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关技术问题、交货期等信息进行确认，需要下达生产、改进、开模、研发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。

2、客户访问结束后的第二天，应立即整理出1份内容详细并包含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方所有来访人员及我司参与接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员提供的有关改进、开模、研发等的信息告知客户，以便客户及时掌握和了解我司的反馈信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件中可以将客户来访时的相关照片一并发送给客户。注意：为防止邮件过大堵塞客户邮箱，所有照片应复制到WORD并压缩后以文档形式发出，应确保整个邮件容量不超过1MB。

六、注意事项

1、客户接待从最初的联系准备到接待结束到后续工作推进整个过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式推进的第二天提交给外贸部副总备案留存。

2、有关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求等知识各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作详细讲解。不清楚的可以上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中专门讲解。

办公室接待方案及流程2

办公室接待工作程序

一、目的

为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定：

二、流程

1)任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、 时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2)方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院 领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需 要做部分预案以备用。

3)提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工 作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场 安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。

4)接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应 及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、 亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5) 小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不 足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。

三、质量控制

领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控， 及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。

四、其它

所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作， 包括车辆保修养、 原有安排等等， 未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备

一、接机

1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间; 2、对陌生来宾制作接机、接站牌; 3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机; 4、提前 10-20 分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆

1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。原则上副厅 级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间; 2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜 花; 3、每天早餐安排院领导陪同; 4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。

三、就餐

1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预订餐厅包厢; 2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导和工作人员; 3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持 节约原则。内地来宾不上海鲜，安排地产鱼。 4、就餐前半个小时，烟、酒水到位。 5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位(重要就餐安排照 相人员) ; 6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐，并通知司机送客; 7、办公室负责接待人员打包。

四、旅游

1、提前两天制定方案，报领导审核批准;并送来宾、陪同领导，发接 待工作人员和司机; 2、长途旅游，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、水果、 雨伞、相机等; 3、提前 2-4 个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店。

五、送机，送站

1、离阿一天前为来宾购买好机票，并交来宾审验; 2、提前两个小时购买好礼品; 3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站领导和工作人员、司机; 4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站; 5、工作人员办理相关打包、托运手续，并收回来宾电子客票(若机票由学 院承担) 。

六、收尾工作

1、及时核报差旅费; 2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统一保管; 3、完成来宾临行前交办的其它事宜。

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一“爱达”模式

根据消费心理学的研究，客户购买的心理过程可以分为四个阶段，即注意(Attention)，兴趣(Interest)、欲望(Desire)、行动(Action)。其英文缩写为AIDA，音译为爱达。国外心理学家和推销专家根据上述四个阶段的特点和他们的实践经验，研究出一套应对客户的办法程序，这就是推销中的“爱达”模式。其内容可以表述为：一个成功的推销人员必须把客户的注意力吸引到或者转移到其产品上，使客户对其推销的产品产生兴趣，这样客户的购买欲望也就随之而产生，而后促使客户作出购买行动。该模式分为以下四个步骤：

（1）唤起注意

唤起注意就是要使客户的注意力从自我或他人转向推销方面。为了吸引客户的注意力，以下几点至关重要：

说好第一句话。为了防止客户走神或者考虑其他问题，开头几句话必须生动有力，不能拖泥带水，支支吾吾，力求避免使用毫无意义的问句。例如，一位钢铁产品推销人员对客户说：“我们新近生产出一种新产品，这种产品可以降低你们的生产费用。现在我能问你几个问题吗”哪一个生产厂商对能够减少生产费用的建议不感兴趣呢

要设身处地地为消费者着想，尽量运用一些能使客户感兴趣的话题开始推销谈话。

（2）诱导兴趣

诱导客户购买兴趣的关键是要让客户清楚地意识到接受推销品之后会得到利益或好处，推销人员要利用各种方法向客户证实推销品的优越性，以此引导他们的购买兴趣。通常，诱导客户兴趣的最基本的方法是示范。

在推销中常用的示范方法有对比、体验、表演、写画等。为了增强示范的效果，示范要有计划进行，同时要给人以新颖感。

（3）激发欲望

如果推销人员的示范令人信服，但客户还未采取购买行动，其原因之一就是购买欲望尚未被激起。因此，在这一阶段，推销人员应当尽量刺激客户的购买欲望，通过向客户介绍情况，提出一些颇有吸引力的建议。一般来说，客户对推销品发生兴趣后就会权衡买与不买的利益得失。对是否购买处于犹豫之中，这时推销人员若能巧妙地向客户说明购买了本产品后将会感到称心如意，并从中得到实惠，就会大大增添商品吸引人的魅力，加强客户的购买欲望。

（4）促成交易

所谓促成交易就是指推销人员运用一定的成交技巧来敦促客户采取购买行动。通常的情况下，尽管客户对推销品发生了兴趣并有意购买，也会处于犹豫的状态。这时，推销人员就应注意成交的信号，掌握有利时机，运用一定的成交技巧来施加影响，以促成客户尽快做出购买决策。

“爱达”模式是一种传统的推销手法。 “爱达”模式的四个发展阶段的完成时间是不固定的，可长可短；四个阶段的先后次序，也不是一成不变的。这一推销过程可能需要几个月的时间才能完成，也可能只需几分钟就能完成，有时也可以省掉其中的一两个阶段，但促成交易是其终极目标。

二“迪伯达”模式

“迪伯达”(DIPPDA)模式是国际推销权威戈德曼从推销实践中总结出来的一种行之有效的推销模式。其基本思路是：找出客户需求，促使客户想到需求，推销人员说明自己的产品可以满足其需求，并由此而促使客户购买。与传统的“爱达”模式相比，“迪伯达”模式的特点是紧紧抓住了客户需要这个关键，使推销工作更能有的放矢，因而更具有较强的针对性。

“迪伯达”模式把推销全过程概括为六个阶段：①准确地发现客户有哪些需要和愿望；②把推销的商品和客户的需要、客户的愿望结合起来；③证实推销的商品符合客户的需要和愿望，正是他所需要的；④促使客户接受所推销的商品；⑤刺激客户购买欲望；⑥促使客户采取购买行动。“迪伯达”模式是一种较灵活、更高级的推销方式，按照这种方式进行业务洽谈看起来比较复杂、层次多，但效果却比较理想，受到推销界的重视。

图2-4 “迪伯达”模式

三“埃德帕”模式

“埃德帕”模式将推销全过程分为五个阶段，即：

图2-5 “埃德帕”模式

该模式的英文缩写形式IDEPA由上述五个阶段的英文首位字母组成。

“埃德帕”模式是“迪伯达”模式的简化形式，它适用于有着明确的购买愿望和购买目标的客户，是零售推销较适用的模式。当客户主动来到零售商店，提出他要购买某些产品，或者手里拿着购货单，此时应使用“埃德帕”模式。总之，无论是哪种类型的购买，只要是客户主动与推销人员接洽，哪怕是通过电话询问某一产品的情况，“埃德帕”模式都是一种较为适合的推销模式。

四“费比”模式

费比模式是由中国台湾地区中兴大学商学院院长郭昆漠总结出来的推销模式。费比模式的四个步骤是：

图2-6 “费比”模式

费比（FABE）则是上述四个步骤英文单词的首位字母。

（1）详细介绍产品。该模式要求推销人员要以准确的语言向客户介绍产品的特征。介绍的内容包括：产品的性能、构造、作用、使用的简易性及方便程度、耐久性、经济性、外观优点及价格等，如果是新产品则应更详细地介绍。如果产品在用料和加工工艺方面有所改进的话，也应介绍清楚。如果上述内容多而难记，推销人员应事先打印成广告式的宣传材料与卡片，以便在向客户介绍时将材料和卡片交给客户。因此，如何制作好广告材料和卡片成为费比模式的主要特色。

（2）充分分析产品优点。推销人员应针对在第一步中介绍的特征，寻找出其特殊的作用，或者是某项特征在该产品中扮演的特殊角色、具有的特殊功能等。如果是新产品，则务必说明该产品的开发背景、目的、设计时的主导思想、开发的必要性以及相对于老产品的差别优势等。当面对的是具有较高专业知识的客户时，则应以专业术语进行介绍，并力求用词准确，言简意赅。

（3）明确产品给客户带来的利益。这是费比模式中最重要的一个步骤。推销人员应在了解客户需求的基础上，把产品能给客户带来的利益，尽量多地列举给客户。不仅要讲产品外表的、实质上的利益，更要讲产品给客户带来的内在的、附加的利益。从经济利益、社会利益到工作利益以至社交利益，都应一一列举出来。在对客户需求了解不多的情况下，应边讲解边观察客户的专注程度和表情变化，在客户表现出关注的主要需求方面要特别注意多讲解多举例。

（4）以“证据”说服客户。推销人员在推销中要避免用“最便宜”、“最合算”、“最耐用”等字眼，因为这些话已经令客户反感而没有说服力了。因此，推销人员应用真实的数据、案例、实物等证据解决客户的各种疑虑，促使客户购买。

五“吉姆”模式

“吉姆”模式(GEM)是一种对培养推销人员的自信心，提高其说服力极有帮助的模式。其关键是“相信”，即推销人员一定要相信自己所推销的产品(Goods)，相信自己所代表的公司(Enterprise)，相信自己 (Man/Mysely)。推销业务的“成交”是产品、公司和推销人员三要素综合作用的结果(如图2-7)

推销这种职业要求推销人员首先说服自己，然后再说服别人。在所拜访的客户中，有4／5的人会对所推销的产品不感兴趣。为此，推销人员必须完全相信他所从事的推销工作是大有作为的。只有相信自己的产品和公司才能充满信心，只有具备自信才会产生积极性，而积极性又可以使推销洽淡获得成功。

图2-7 “吉姆”模式

（1）相信自己所推销的产品

公司及其各职能部门要向推销人员介绍有关产品的各类资料，使推销人员对本企业产品有全面、深刻的了解。同时，还要把所推销的产品同竞争产品相比较，看到自己产品的长处，更加相信自己的产品。

（2）要相信自己所代表的企业

要使推销人员相信自己的企业及其产品，公司和产品的信誉是基础，推销人员和企业的全体职工要共同创造企业的商业特征，树立企业的形象；创造企业的个性，确立企业的声誉；创造企业的成功，激发客户的购买动机。

（3）推销人员要相信自己

推销人员首先要相信自己是一个合格的推销人员，对每次产品的推销都要有必胜的信心；要相信自己的辛勤劳动会有成果；相信自己的工作在发展经济中的重要作用。

以上介绍了三四种推销模式。这些都是推销人员总结出的程序化的标准公式。然而在推销实践中，推销环境是复杂多变的，因此，推销人员不必也不能推销模式的束缚，在掌握推销活动规律性的前提下，灵活运用推销模式，提高推销绩效。

顾客小程序买的衣服在群里介绍方法为：

1、将商店的位置和店的招牌截图下来发在群里。

2、将店里面的商品和商品的价格表也截图下来发到群里。

3、点击小程序右上角省略号。

4、点击分享，分享到需要分享的群里。

以上就是关于办公室接待方案及流程全部的内容，包括:办公室接待方案及流程、找客户软件大家现在都用什么的、2.4. 推销模式等相关内容解答，如果想了解更多相关内容，可以关注我们，你们的支持是我们更新的动力！