公司的会议频繁、内容冗长、重点不突出、流于形式，怎样进行会议制度改革

一套完整的会议流程需要依托会前、会中、会后这三部分进行有规划的展开，并在最短的时间内达到会议目的，这样才算是一个高效成功的会议。反之如果是一套冗长低效的会议则不仅会浪费大家很多时间，还会耗费会议组织者的大量精力，以下五个步骤可以作为一套高效的会议流程的参考：

会前确认会议目的

有时候会议是由我们自己组织发起的，有时候是由领导交办的。无论哪种情况，在我们组织的会议之前，需要问一个问题：为什么需要开会？也就是在组织会议前明确会议的目标：需达到什么效果，解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向，从而让会议变成没有主题的无效沟通。

会前做好会议筹备

会议开始之前可能只是一个人的投入，会议一旦开始就会是一群人参与其中，因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下：

1 明确会议主题

2 会议实现的目标或产生的结果

3 参会者都有谁

4 会议日期、时间、地点

5 会议将持续多长时间

6 会议控制人员：支持人、决策者、记录员

7 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务

8 会议所要讨论的每个议题

9 筹备阶段所需的材料

10 确认会议需要的场所和工具满足会议要求

会前明确会议通知

接下来，我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容：

1 会议主题

2 会议实现的目标或产生的结果

3 参会者都有谁

4 会议日期、时间、地点

5 会议将持续多长时间

6 与会者在这个会议中分别承担什么任务

发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱，或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员，可以在会议通知发送之后，再通过电话进行会议送到确认。

会中做好主持和控制

会议开始之后，会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议：

1 宣布会议的主题和目的

2 根据会议议程提出议题，然后征求与会者的意见

3 给予每个人阐述观点的机会

4 针对争论的问题展开全面的讨论，以便把会议引向深入

5 针对不同见解加以概况澄清，分析造成分歧的因素，以便达成共识或做出决策

6 偏离议题或纠缠于不必要细节时，及时引导回会议主题

7 遵守预定时间，不要拖延

8 会议结束时，对已取得结果进行概况

9 将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议，确定下次会议议题和时间。

以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。

在会议过程中，会议主持人人需要控制好会议节奏，会议决策者需要及时对争论问题给出结论。同时为了让会议变得更有效率，我们需要提醒与会人员发言尽量精简，必要的时候可以放一个闹钟来辅助控制会议节奏和发言时间。

会后做好记录和跟踪

会议结束之后并不就代表着会议工作的结束，反而是会议进入到更重要的阶段：会议精神落实和执行阶段。具体工作如下：

1 整理会议纪要

会议结束之后，最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录，而是要明确会议成果及后续安排。

一般公司的会议纪要都由记录员来编写，不过我个人建议由会议的组织者来编写，会议组织者更加理解会议目的，也需要对会议结果负责。

2 发布会议纪要

会议纪要完成之后需要将会议纪要发送给相关人员，发送会议可以通过公司的办公系统或者公司邮箱发送。与发送会议通知一样，需要相关人员确认收到会议纪要。

散发会议纪要的重点是让相关人员确认会议成果和后续安排，因此在发布会议纪要时需要告知相关人员，对会议纪要有异议，需要在约定时间内提出，否则视为其对会议纪要内容默认。

3 监督会后执行

会议纪要确认会议成果和安排之后，会议组织者就需要跟踪会议成果的落实情况。如果会议成果是制定了规章制度和工作方法，那么可以安排时间检查落实情况即可。如果类似项目工作安排会议，会议成果是制定了项目工作安排，那么就需要在会议结束之后制定工作计划并跟踪计划完成情况。

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