如何进行劳动争议处理案卷的归档工作

劳动争议处理案卷是劳动争议处理的重要书面记载,它反映了劳动争议处理的全过程。(1)劳动争议处理案卷归档的具体方法在每个劳动争议案件处理终结后,书记员应该按照一定的顺序将案件中形成的档案材料装订成册。在归档之前,应将所有案卷进行分类,首先分为正卷与副卷。正卷材料。正卷是指劳动争议处理机关按照一定的顺序将案件中的主要材料整理装订而成的案卷。一般分为以下三类:①具有法律效力的文书,包括调解书、裁决书、裁定书、判决书;②具有诉讼意义的文书,包括申诉书、起诉书、上诉书、应诉书、答辩书、回避申请书、受理案件通知书、法定代表人证明书、委托代理书等;③笔录文件,包括调查笔录、调查证明、鉴定结论、勘验笔录、庭审笔录。副卷材料。副卷是指劳动争议处理机关按照时间顺序将进行案件审理工作中形成的有关材料整理、装订而成的案卷。一般按下列内容排列:①立案审批书、阅卷笔录、调查提纲、庭审提纲、请示报告等;②上级批示、调查委托书、函调通知书、仲裁庭评议笔录、仲裁委员会讨论笔录;③各类底稿、结案审批表。(2)劳动争议处理案卷归档的意义实践证明,建立健全劳动争议处理案卷的归档管理制度,有利于劳动争议处理工作的法律化和制度化。①保证劳动争议案件的依法处理。劳动争议处理案卷既针对程序问题,又针对实体问题;既有诉讼意义,又有法律效力。因而在劳动争议处理的不同阶段,通过案卷的归档管理制度,监督办案人员正确地使用文书,促进依法办案,并便于案后的审查工作。②有利于劳动争议处理工作的法律化制度化。劳动争议处理是一项法律程序,法律要求其遵循严格的程序,依法处理劳动争议案件。劳动争议处理案卷是对工作中适用法律、遵守程序的书面监督。③有利于完善劳动争议处理制度。每一个案件的全部卷宗,都是一个详实具体的案例;加强其归档工作,有利于总结办案经验,促进劳动立法,完善劳动争议处理制度。

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：

（一）档案馆对接收与征集档案的整理

1、系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整

对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理

档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。[二]

档案整理工作的重要意义：

它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。[三]

档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。[四]

档案整理的方法有两种：

一是以“案卷”为单位整理。

按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：

（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；

（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；

（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；

（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；

（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；

（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；

（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；

（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

（1）对归档文件逐件装订固定；

（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；

（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；

一、公文立卷归档的步骤

公文立卷归档的步骤分准备、立卷、归档三个阶段。

(1)准备。

首先，要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确，不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。

其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平时对文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时向立卷部门集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地向档案部门移交。

第三，鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。

（2）立卷。

首先，检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整；是否符合归档范围的要求；是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特征是否准确；卷内文件的保存价值是否一致；卷内文件数量是否过多或过少。

其次，排列卷内文件顺序。卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷，不能混排。

第三，编排页码。排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。

第四，填写卷内文件目录及备考表。每个案卷都应填写卷内文件目录，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。

第五，拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。

第六，填写案卷封皮并进行装订。案卷的封皮是案卷的外表，填写好案卷封皮，可使立成的案卷美观整齐，便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括；机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护，要对案卷进行装订或装盒，在对卷内文件进行检查后，用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。

第七，编制案卷目录。把本年度的案卷经过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。

（3）案卷的归档。

案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷的原则进行立卷；文件和电报是否保持内容联系，合并整理，统一立卷；绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章；保管期限是否准确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外，对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案

二,文档的归位步骤

（一）区分归档与不归档的档案盒（案卷）

按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。

（二）编制移交目录

编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。

在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。

（三）查验收归档档案盒（案卷）

移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。检查包括两主面的内容：

1、检查档案盒（案卷）质量。

即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒（卷）内文件的特征，盒（卷）内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。

2、检查档案盒（案卷）内文件的数量。

即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符；盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。

为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒（案卷）内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）办理移交手续

归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。对于文件数量少的机关团体，可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部门开据移交凭据，各部门可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关团体，在文件处理与档案工作之间没有中间环节，归档工作在平时都已完成，因此也就没有必要办理归档手续。但在文书（档案）人员发生变动时，必须依上述程序办理移交手续。

民商事案件卷宗装订顺序：

一、正卷

1、卷宗目录

2、审判流程信息表（属于哪个审判环节填写的，必须认真填写齐全）

3、立案登记表

4、起诉书及相关证据材料（包括法人身份z明书、授权委托书、营业执照等）

5、受理案件通知书

6、诉讼费减、缓、免申请及审批手续

7、诉讼费收费票据

8、送达回证

9、立案庭案件移交单

10、审限监督卡

11、应诉通知书、答辩状及相关证据

12、被告法人身份z明书、授权委托书、营业执照等

13、送达回证

14、开庭公告、传票、出庭通知书

15、庭审前的各类裁定文书

16、司法鉴定书

17、法院依职权调取的证据

18、司法鉴定书

19、原、被告的举证材料

20、调查笔录

21、法庭审理笔录（调解笔录）

22、原、被告代理人代理词

23、撤诉申请书

24、判决书、调解书、裁定书副本

25、宣判笔录

26、送达回证

27、上诉状副本、上诉案件移送函

28、二审法院退卷函

29、二审法院判决书、调解书、裁定书副本

30、生效法律文书移送书

31、备考表（须空白纸）

32、证物袋

二、副卷

1、卷宗目录

2、阅卷笔录

3、合议庭评议笔录

4、审理报告

5、审委会笔录

6、裁判文书原件及正本

7、备考表

法律依据

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第八条 诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是，按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。

第十四条 第九条至第十三条的规定中没有列举的诉讼文书材料，各级人民法院可以根据实际情况，按形成的顺序排列。经济合同纠纷案件、申诉案件、复核案件和加减刑案件的文书材料，可参照上述排列顺序整理。

第十五条 集团性重大刑事案件和涉及面广、具有群众性的重大民事案件，其中有共同性的问题，也有只属于个人责任的问题，案件形成的材料较多，其组卷办法，在反映全案基本面貌的基础上，属于共同性的问题立成综合卷，属于个人责任问题的分别单独建立分卷。其诉讼文书材料的排列参照一审案件的排列顺序处理。

第十六条 一个案件的诉讼文书材料是否分立成正卷、副卷，各高级人民法院可以根据本省、市、自治区法院系统实际工作的需要，自行决定。

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