公司印章管理办法:
1制定严格的用印审核流程,不得擅自盖章,不得偷盖乱盖空白文件,一经发现,严肃处理;详细记录用印人、用印文件、用印时间等,确保每一步都有记录有迹可循。
2规定印章不得随意带出,如有特殊情况应当建立好登记,审批,记录的外带制度,并安排专门的印章管理人员一同外出。
3避免一章多刻现象,防止更多人接触到印章,同时降低印章管理成本。
4建立起从印章印刻到使用到销毁的完整的印章生命线,对于新刻的印章应当做好审批保管,并且做好旧章的销毁程序,保证每一步都落实到位。
如何防止员工违规用印:
企业建立智能印章管理系统,智能印章通过物联网技术,实现了管理者和印章之间直接、即时的信息互通,管理者实时掌握用章详情,用章信息可溯源可查证,即便印章不在身边,也能让企业管理者直接掌管印章。
智能印章把拍照、通信、存储、智能锁集于一身,对印章实施“智能安全锁、用章记录存留、用章实时监测”三重智能安全保护,保障企业印章规范管理使用。
联网审批,远程 *** 控
针对外带公章存在隐患、远程用印审批效率不高的问题,智能印章也有解决方法。
智能印章采用系统联网方式,利用网络客户端与移动APP,实现联网审批,远程 *** 控。具体应用有两种模式:一是远程授权本地用印,二是远程授权远程用印。
用印申请人拍摄需盖章凭证的影像传输给用印审批,进入任务池。审批通过后,远程授权本地用印模式,由申请人本人进行用印 *** 作;而远程授权远程用印模式,则专人进行远程用印 *** 作, *** 作过程中需要提前和申请人进行沟通确认。
全程记录 有迹可查更可控
传统印章管理难以实时记录印章在领用、使用、保管等过程中的 *** 作。对于印章使用情况的监督和监管,上级只能通过现场检查、不定期抽查的方式了解,尤其对于远程的基层单位,更是无从管起;对于实际盖章文件与审批盖章及存档文件是否一致,也存在监管漏洞。
智能印章实现印章的全生命周期的管理,从印章的刻制启用、保管、使用,到印章变更、注销,每个环节都实时记录,便于存档管理及事后追溯。
智能印章还可以自动对所办理业务的影像进行 OCR 识别、版面识别、关键要素识别,判断实际盖章文件与审批授权文件的一致后才允许盖章。
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