低值耗材二级库如何进行管理？

低值耗材二级库管理办法
第一章 总则
第一条 为了提高企业资产管理水平，推进企业的资产管理规范化、制度化建设，不断挖掘资产管理的潜力，发挥资产的最大使用效益，根据会计准则等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本低值易耗品管理规定。
第二章 低值易耗品的概念、特点及分类
第二条 低值易耗品是指劳动资料中单位价值在500元以下或使用年限比较短（一般在一年以内）的物品，不足为固定资产的，重复使用且保持原实物形态的能独立发挥作用的物品。
第三条 纳入低值易耗品管理的标准：
1、按照定义划分，即价值和年限标准；
2、符合在生产过程所起的作用跟固定资产相似，可以多次参加周转且保留原实物形态，在使用过程中需要进行维护、修理、报废时也有一定的残值。
3、价值低、品种多、数量大、易损耗，购置报废比较频繁，流动性强、风险性大，管理难度大，易产生管理漏洞等。
4、归入存货类进行实物管理，按照材料领用，使用和报废按固定资产核算。
第四条 低值易耗品与固定资产和其他存货的区别：
1、与固定资产的不同点：使用期限短，价值低，财务核算方法相对简化。
2、与其他存货的区别：与产品生产间接相关，独立保留实物形态。
第五条 低值易耗品按用途分类：
（一）、办公用具类：指各种办公家具用具，如保险柜、沙发、办公桌、办公椅、档案柜、工作台等。
（二）、电器用品类：指各种不足以固定资产进行核算的电器用品，如验钞机、电暖器、风扇、饮水机、音响设备、电话机、移动硬盘等。
（三）、专用工具类：指电脑维修人员、电工、机械维修等特殊工种所使用的专用工具用具。如万用表、手电钻、剥线钳、电流电压测量专用表等。
（四）衡器量器类：指价值低于500元以下的磅称、电子称类衡器以及测量用的千分尺等。
（五）、化验仪器类：指质检、实验室为做试验、检验所使用的化验仪器。
（六）、包装容器类：指企业在生产经营过程中可以重复使用的周转箱等。
（七）、餐厨具类：宾馆客房使用的配套用品以及餐厅配套厨具、餐具等。
（八）、劳动保护用品类：指因工作岗位需要而配备的工作服、手套、围裙、帽子、胶鞋等。
（九）、其他类：指除以上类别以外的属于低值易耗品的其他用具如清洁器械、消防器械，季节性使用的工用具等。
第六条 低值易耗品的核算根据消耗情况、使用期限、领用价值、数量及便于管理等因素。采用分类适用的方法，选择一次性摊销法、五五摊销法、分期摊销法、净值摊销法。
第七条 在实际管理中，对未划入低值易耗品目录的新入库存货，由仓库保管员或核算员及时上报财务部、生产设备部，并结合使用单位或部门，三方共同依据物资的价值、性能和是否可重复使用等标准进行确认。
第八条 财务部不按低值易耗品核算的，但从其特性、使用频率等管理所需应按低值易耗品的管理控制方法进行管理的物资，其管理方法另行规定。
第三章 低值易耗品的管理原则
第九条 低值易耗品的账务核算管理原则：
账账、账卡、账实三相符，做到日清、月结和一季度一盘存。
（一）、财务部的“在库低值易耗品”账必须与仓库保管员的账相符。
（二）、财务部的“在用低值易耗品”账必须与核算员账、仓库保管员备查簿登记的领用数量保持一致。
（三）、仓库保管员的账、卡、物必须三相符，并做到日清月结。
（四）、核算员台账（登记备查簿）上数量必须与所负责的部门或车间在用的低值易耗品实物相同。
第九条 低值易耗品的管理原则：
采用计划与核算、控制与监督和主管与分管的管理原则，多方共同参与，相互配合、相互支持和相互控制与监督，各司其职、分工合作。
第四章 低值易耗品相关管理部门的职责划分
第十条 各相关管理部门的具体职责划分：
（一）、 生产设备部负责低值易耗品的计划管理、过程控制以及相关的物资管理制度的修正、完善与拟订。
（二）、仓库保管员负责对低值易耗品的验收、保管与发放。
（三）、核算员负责对在用低值易耗品的台账登记、核算管理与控制。
（四）、使用部门负责本部门低值易耗品使用过程的具体管理。
（五）、 财务部门负责低值易耗品的数量进行核算、控制与监督，以及相关的财务制度的修正、完善与拟订。
（六）、采购部门负责按计划对低值易耗品进行采购、按规定办理入库手续，并结合生产厂家或供应商提供低值易耗品的保修期限、预计使用期限等性能指标。
（七）、监察部负责对低值易耗品的管理、过程控制以及执行情况等方面进行监督、检查。
（八）、审计部门负责对低值易耗品的使用情况和管理过程进行审计与监督。
第五章 低值易耗品的计划管理办法
第十一条 集团所有低值易耗品的计划管理职责，必须遵循“事前预测、事中控制和事后检查”的基本原则，由生产设备部负责统筹实施。
第十二条 生产设备部根据集团各部门各车间的各岗位性质、工作需要等方面，结合实际拟订低值易耗品配备种类、配备数量和配备计划，以及结合供应部、车间分品种、分工种拟订使用期限标准。仓库保管员、核算员根据计划进行出库、领用审核和过程控制，不得出现多发、提前领用的现象。
第十三条 生产设备部对低值易耗品实施计划管理的流程：
（一）、在本制度下发以前的低值易耗品计划管理实施流程：
1、调查核实：深入基层，结合各部门、各车间各工种各岗位的工作性质、要求、配备目的以及配备低值易耗品的用途等进行实地调查核实，形成文字依据写明配备理由并经车间负责人签字核实，作为实施计划管理的重要依据。
2、分析总结：由生产设备部根据调查核实的依据进行认真分析、总结、统计和汇总，在不违背公司相关文件规定的基础上，分部门或车间、分岗位、分工种、分季节等固定低值易耗品配备计划。
3、拟订落实：拟订配备计划表形成二级制度报分管副总签字后，交总经理办审批下发。
4、执行与控制：各部门、各车间必须严格按照配备计划领用低值易耗品；
仓库保管员必须严格按照配备计划进行领用审核，对符合条件或到期限的方可出库并建立备查簿；
各核算员必须严格按照配备计划和标准开具低值易耗品领用单，并建立台账进行明细管理。
（二）、新增岗位配备低值易耗品的计划管理实施流程：
1、由于新增工种或岗位需要配备以前没有使用过的低值易耗品的计划管理实施流程：
由所在部门或车间填制“低值易耗品使用计划申请审批表”，按表中规定的流程经审批后，交生产设备部备案，增加配备计划。
2、在原有工作岗位上新增人员时的计划管理实施流程：
由各部门各单位核算员在填制“低值易耗品领用单”时，标注 “新员工首次领用”的字样进行说明。
(三)、非在编正式人员若因特殊情况需领用低值易耗品的，应由所负责部门或车间另行申请，经分管副总签字，物资管理调查核实以及其分管副总并签字后，报总经理特殊审批，并附于“领用单”后，作为领用依据。否则，任何人不得领用。
第十四条 生产设备部、仓库保管员和核算员必须按照配备计划对低值易耗品的领用和使用过程进行严格的管理和控制。
第十五条 生产设备部对低值易耗品应定期不定期的对核算员、仓库保管员的账物进行盘存，按照规定程序审核低值易耗品的增加、减少或报废手续，并将盘存和审核情况上报分管副总，发现问题，及时处理、及时汇报和及时调整。
第十六条 供应部门根据生产设备部的采购计划进行低值易耗品采购。
第六章 低值易耗品的仓储管理办法
第十七条 低值易耗品的入库流程：
（一）、低值易耗品购置的审核控制：
使用部门报批的新增购置计划，生产设备部依据配备标准、计划，首先结合整个公司低值易耗品的使用状态，看是否可从其他部门或车间闲置中的低值易耗品进行调配，或有无现成的替代品等，经调查落实后，方可确定是否购置。
（二）、仓库保管员对低值易耗品严格执行验收入库制度，首先审查是否属于计划购置范围内的物品，不属于范围内的应附有“低值易耗品使用计划申请审批表”；对凭感观不能检验的物品需由专业人员或使用部门检验验收签字确认后，准予办理入库；保管员以及验收检验人员对入库后的低值易耗品的质量负责。
（三）、符合要求的低值易耗品，保管员要及时办理验收入库手续，并根据要求填写“低值易耗品新增验收单”一式二联，一联自存，据此登记在库低值易耗品明细账，一联由业务员随发票到财务报账。验收时可以由保管员，或者使用人及专业人员共同验收。
第十八条 低值易耗品的出库流程：
（一）、低值易耗品的出库，领用低值易耗品必须遵循集团公司制定的配备标准以及使用期限标准等，并且执行以旧换新制度（除服装等特殊物品外）；对有专门指定人员管理的低值易耗品，由指定人员按本规定办理出入库手续，并负责低值易耗品的记账、废品回收管理、报废等相关工作。
（二）、由使用单位核算员填写“低值易耗品领用单”一式四联，经相关领导签字批准后，使用单位自存一份，生产设备部签字后，生产设备部留存一份，转仓库两份领用低值易耗品，保管员留存一份，根据“领用单”按物资的类别品名登记减少“在库低值易耗品台账”，月底转财务一份。各使用单位、部门核算员根据领用人或领用单位登记“在用低值易耗品”台账，以备检查。
（三）、各使用单位或部门核算员负责在用低值易耗品台账的建立，其台账要按照领用单位、部门或按专用工具的使用人进行登记管理，低值易耗品的台账要写明低值易耗品的类别、品名、生产商或销售商、存放地点以及现状等。生产设备部、核算员要经常深入生产一线，盘点实物，凡是发现账账或账实不符的情况，要及时查找原因，及时进行帐务调整。
（四）、低值易耗品的领用分为两种情况进行处理，一种为新增领用，第二种为“以旧换新”领用。由生产设备部根据配备标准，使用年限标准等规定，来判断和确认各单位新增低值易耗品的情况。属于新增的，只须持“低值易耗品领用单”经相关领导签字批准后直接到仓库领取；属于“以旧换新”领取低值易耗品的，既要持新低值易耗品的领用单，也要持旧低值易耗品以及旧低值易耗品的报废单，同时到仓库办理领取低值易耗品的手续。
（5）、仓库保管员根据“以旧换新”制度收回的废旧低值易耗品，仓库保管员要建立辅助账登记管理，如果本企业其它地方可以再次利用的，不用再办理入库或领用的正式手续，但必须在保管处填写普通领用单，并由保管员建立备查簿。对确实没有使用价值或继续放置的必要，由仓库保管员或指定管理人员提出申请，经生产设备部、财务部共同确认后，可以按废旧物资销售或报废处理。
第七章 低值易耗品的使用过程管理办法
第十九条 使用部门对“在用低值易耗品”的使用过程管理职责：
（一）、按照低值易耗品管理办法对在用低值易耗品实施管理，使用部门发生变动，报废等情况，要及时办理相关手续，确保资产单位与生产设备部与财务部账账相符，账实相符。
（二）、各单位或部门核算员建立“在用低值易耗品”管理台账，并将责任落实到具体的使用人，不定期限的进行盘点与抽查，实时监控，做到账实相符。
（三）、“在用低值易耗品”管理责任人为使用部门的第一负责人：对部门的低值易耗品的购置计划的真实性负责；对部门“在用低值易耗品”的安全性、完整性负责。如在任期内发现低值易耗品的短缺、流失，除集团公司通报批评外，另按公司购进价值的100%进行赔偿，单位或部门第一负责人应负主要责任，其赔偿额由管理团队按公司财产损失赔偿的相关文件规定分解落实。
（四）、在各车间或部门的第一负责人及核算员调岗或离任的时候，坚决且必须执行离任离职审计制度，由生产设备部、财务部、生产单位相关人员参加共同对低值易耗品进行盘点，确认没有问题后给予办理调岗或离职手续，否则，财务不予结算工资。
（五）、对集团公司各车间或部门配备的低值易耗品，无论是公用或是个人使用中，都要爱护使用，认真管理，延长使用寿命，发挥资产的最大使用效益。
第八章 低值易耗品的财务核算与控制管理办法
第二十条 财务根据发票及低值易耗品新增验收单登记“在库低值易耗品”明细账。根据低值易耗品领用单登记增加“在用低值易耗品”明细帐，根据“低值易耗品报废单”登记低值易耗品的减少。
第二十一条 财务对低值易耗品的管理实施控制和监督职能，负责并牵头组织相关部门进行一年一次的年终盘存。协助并配合物资管理等相关部门，做好对各车间或部门的低值易耗品使用情况过程管理的定期不定期的盘点、审计等工作，发现管理上的问题，及时查找原因，修正制度，调整管理措施和方案，根据管理办法，出具处理意见，上报集团公司领导。
第九章 低值易耗品的调拨、报废等管理办法
第二十二条 低值易耗品的调拨办理流程：
（一）、各车间或部门的在用低值易耗品建账盘点及新增必须由各车间、部门负责人及核算员的签字认可，各单位负责人及核算员对低值易耗品的安全完整性负责，在用低值易耗品的使用单位或部门发生变动时，必须办理正式的调拨手续，首先由调出资产部门填写低值易耗品的基本情况，由调入资产单位核算员找相关领导签字批准后，准予办理内部调拨手续。
（二）、“低值易耗品调拨单”一式四份，调出单位留存一份，核算员据此登记本单位“在用低值易耗品台账”的减少；调入单位一份，核算员据此登记本单位“在用低值易耗品台账”的增加，转生产设备部一份，据此登记相应单位的增加或减少。转财务一份，财务人员根据情况作出处理。
（三）、如果是一个法人核算单位之间的调拨财务部不需作账务处理，由核算员或核算员之间进行内部调拨或登记台账；如果不是同一个法人核算单位之间的调拨财务部需要进行账务调整。
第二十三条 低值易耗品的结账与报账：
（一）、仓库保管员每月28号之前向财务和生产设备部报送低值易耗品出入情况汇总表。
（二）、各单位核算员应在每月28号之前向财务和生产设备部报送低值易耗品的增加、减少及在用变动分析表。
（三）、保管员、核算员必须贯彻执行管理规定，对不坚持原则，工作马虎给企业造成损失的，不但按其原值赔偿，严重的调离岗位。
第二十四条 低值易耗品报废环节：
对在用低值易耗品发生报废或者不能继续使用的，各单位或部门使用人或责任人应主动提出报废申请，经生产设备、审计等部门确认予以报废的，由各车间或核算员填制“低值易耗品报废单”一式四份，经相关领导签字批准后，各单位核算员自存一份，作为减少本单位“在用低值易耗品台账”的依据，转生产设备部及财务各一份，生产设备部及财务部据此作低值易耗品报废的账务处理，减少相应单位的“在用低值易耗品台账”。 转仓库保管员一份备查作为领用新的低值易耗品的依据。
第十章 审计与监督
第二十五条 审计部门对低值易耗品管理实施监督职能：监督检查生产设备部制定的各单位各岗位低值易耗品的配置标准、使用年限标准，对购置审批计划，实际使用管理、控制情况进行监督检查，对不按规定执行的依据处罚条款出据处罚意见，上报集团公司批准处理。
第十一章 罚则
第二十六条 各相关部门必须严格按照本规定执行，对未履行管理、控制和监督职责，造成的低值易耗品账账不符，账实不符，给予相关责任人、本部门主管及以上人员分别处以当月工资“1%～3%/违反项”的罚款；造成损失的，除按以上规定进行处罚以外，按公司相关规定承担损失。
第二十七条 对于由于爱护低值易耗品的超过使用年限的仍继续使用且不影响工作的，时间达3个月以上的，经物资管理、高精办等相关部门共同落实确认并认可后，按所使用的“低值易耗品原价的50%/12”所得的金额每月给予奖励，直到更换新的低值易耗品为止。以激励员工爱护资产，形成良好的风气。

随着互联网时代的快速发展,发票形式也有了较大改变,“互联网+”式的电子发票符合时代潮流,更像是一个商业活动中的收付款凭证,在医院实际的经营管理中,由于其经济业务类型较多,运用电子发票不但能拓展多个活动领域,还能方便病人,改善服务质量,因而当前其广泛应用在医院活动中。
一、电子发票对医院财务工作的影响
电子发票在使用期间给医院财务工作带来诸多积极影响,首先,电子发票在应用的过程中借助网络技术,从开具到传输都极为方便,由于其内部的多项信息可储存在网络系统中,因而还带有便携性特征,在使用电子发票后,我国每年大约可节约2000亿张纸张,重量约1150万吨,不但保护了环境,也节约了多类资源。具体来说,运用电子发票可有效改善医院财务工作的效率。基于当前多数医院的信息化水平较高,采用电子发票后,其内部信息会自动储存在网络系统中,可根据需要进行分析、整合与汇总,避免了财务人员的二次参与,降低因人为要素而产生的误差,有效改善工作效率。其次,电子发票的使用还能优化交易程序。当发生商业交易后,电子发票可立即达成,借助短信、微信或邮箱购买方可迅速查看,防止遗失等不良现象的出现。比如,当病人在挂号区或交款处完成交款后,运用电子发票可使该程序更为优化,保障交付款或财务工作的流程。最后,若采用纸质发票,当购买方出现遗失后会浪费更多的时间寻找,也给生活带来诸多不便;而医院内部的财务工作也会因核算不明而影响其工作状态与效果,电子发票则可有效规避该问题,管理人员只需定期检查网络系统,并保证其正常运转,则电子发票中的各项数据都不会遗失,财务核算工作也会更加有序。
　二、采用电子发票给医院财务核算工作带来的问题
由于医院的经营活动较多,采用电子发票可极大方便相关工作,但在应用过程中也会带来些许问题,对医院财务工作可能产生不利影响。
其一,当前电子发票的普及率仍然不高。虽然医院的活动业务较多,但部分供应商,如技术服务、试剂耗材或设备等方面在其各自的领域有着对应资质,当其采用招标采购入围后,具有开设电子发票的相关权限,但部分企业只拥有纸质发票的权限。多数传统类型的财务报销其审核方式仍为纸质票据,此类票据即使转化为电子发票,还需在其打印后实行人工审核,进而完成结算报销工作,因此,相关部门应增加电子发票的普及率,要增加设备供应商拿到开具电子发票资质的数量,使此类形式应用地更为广泛。
其二,部分电子发票还会发生重复报销的情况。相较于纸质发票,电子发票的获取较为简单,即下载与打印,在传统模式中财务人员审核票据较清晰,但当前电子发票存有重复性,则财务人员难以仔细甄别,且会耗费大量的时间与精力,也加大了票据重复的概率,由于电子发票带有重复打印特征,可能会产生恶意报销现象,也严重影响了医院财务工作的正常进展。
其三,电子发票还存有安全问题。若购票人从正规渠道取得,该电子发票则为真实票据,原因在于其已由税务机关完成核验,但相较于纸质发票,电子发票中的数据信息更易篡改,在进行篡改后即使查验该发票其结果也无济于事,因而较难把控电子发票的安全性。此外,电子发票中的数据信息全都储存在网络系统中,医院虽能利用多种信息技术手段提升内部系统安全,但若发生意外状况或系统出现崩溃都可能出现信息遗失,给电子发票信息带来些许安全隐患。
三、医院财务精细化核算中采用电子发票的实际应用
(一)财务管理系统
1合理设立医院财务管理流程
医院财务传统报账流程为当发生经济业务时,报账人会立即整理发票并粘贴,待传递到负责人手中后其负责审批签章,待完成此项工作后报账人会将其传递到财务部门继而开展审核工作,并绘制记账凭证,从而实行报账资金支付。基于当前传递发票的形式为手工,报账人会因为某一、两项的报销内容不符合规定或手续不全而进行多次传递,该方式不但额外占用了财务人员的时间,还极大损耗传递人员的精力,无谓地消耗人力资源,且严重减低财务部门的结算效率,阻碍医院财务核算工作的正常进行,因此,引入电子发票成为当前医院财务管理工作的必然选择。通过对电子发票的使用可有效改进传统报账流程,管理人员可将电子发票与财务管理体系有效连接,在电子发票中财务人员可直接看到其内部信息,如发票付款、金额与品名等,并自行组成记账凭证,不仅极大缩减了工作流程,还使该项财务工作变得更为有序、简洁[1]。
　2电子发票的实际运用方式
医院财务管理体系中运用电子发票,其实际使用方式可分为三种,第一,电子发票可连接税务系统,借助OCR识别技术能准确获取发票号码与发票代码,由国家税务总局的管理系统开展验证工作,其能生出正确的发票信息,财务人员可对两张发票进行详细比对,进而确认发票信息的真伪。第二,医院内部管理人员还能建立电子发票系统数据库,其内部包含着完整的发票信息,在进行票据报销时可开展票单的自检比对,从发票代码到发票号码,避免出现想避税而引发的恶意退票行为,在完成数据对比后重复报销问题也可有效消除。第三,医院内部还需设置网络结算报销体系,工作人员应借助二维码技术,将物联网内部的药品试剂耗材或设备设定相应数据信息,依照UDI识别技术财务人员可精准识别其设备对应的信息,在开展报销活动时从发票内部提取其全部资料,如设备名称、付款信息等,并产生记账凭证。采用电子发票能有效改进财务核算的各项工序,使该工作更为精细化,管理人员应借用多种信息技术,有效降低电子票据可能出现的问题。
　(二)电子档案
1电子发票的使用形式
电子发票也能运用到医院的电子档案中,医院内部含有档案信息系统,在进行信息审核的过程中,电子发票将与入账凭证、报销凭证共同转化为信息资料并录入到信息管理体系内。医院在接收发票时,当前只有部分大型供应商具有电子发票的开具资质,小型业务企业大多以纸质发票居多,由于医院含有较多经营活动,电子发票与纸质发票的数量都较多,财务核算与管理人员应采用科学方法来提升电子发票的应用效率。
一方面,在整合电子发票的过程中财务人员要精准读取其内部的关键信息,并将其转变成报销单据的信息,进一步简化报销填单流程,既增强了报销填单的准确性,又节省了员工时间,改善其工作效率。另一方面,在处理传统纸质发票时,工作人员可借助虚拟打印技术将纸质文件改变成影像,在进行提单审核时可直接运用影像形式,以信息存储的方式将其带入网络系统内,这样不仅可以增强电子档案的保存效率,也能有效改善纸质发票的保存效果。
　2电子发票的运用范围
由于电子档案系统带有开放权限,针对报销部门,为避免重复报销现象的出现,财务管理人员应及时看到报销状态的变化,因而要利用查验系统对电子发票的内部信息进行锁定与归集,只有掌握了报销动态后,才能有效遏制多种不良现象,电子发票的使用范围才会更加广泛。而对于供应商来说,借用电子档案系统中的数据信息能及时看到药品承兑进度与设备分期支付的实际状况,电子发票的运用效果可更加显着。在医院管理部门来看,基于电子档案内部的信息管理系统较为专业,数据信息则是有效提取后进行的汇总分类,电子发票中的各项数据指标更为清晰,既能提升财务核算效率,还能为此后的各项经济决策提供数据支撑,强化了电子发票的适用范围[2]。
　(三)大数据分析
当前医院的财务管理工作正朝着精细化方向发展,并依照不同业务类型提取对应性数据,从而为医院管理人员提供更加合理、科学的决策。
首先,随着大数据技术的广泛运用,财务人员需将该技术与电子发票巧妙结合,并用其开展财务分析、指标考核或数据信息的分类统计等,由于电子发票的运用背后隐藏着大数据,不但能展示出大数据的事实性,还能够精准地预测未来经济的发展方向与业务发展趋势。其次,基于医院较多的经营活动,其可采用物联网技术,电子发票还能与物联网技术结合,使管理人员科学掌控各类经营活动的具体流程,在管理此类发票的过程中看到所有的医疗物资产品的实际业务流程,如订单、发货、开票、应用与结算等,通过多环节管控,促进了财务核算的管理水平。最后,在提供优质的医疗服务方面,医院管理人员也可有效结合大数据技术与电子发票,当病患者入院或出院时,采用该项技术能让患病家属及时掌握患者的身体状态,了解当前治疗效果,同时,医护人员借助大数据内的信息也能得到最新情况,进而提供更加针对性的服务,进一步提升医院竞争力,促进其经济效益。
结语
综上所述,随着科学技术的快速发展,医院财务核算工作也更为精细,在应用电子发票的过程中出现些许问题,财务核算人员应不断优化内部管理系统,改善电子发票的运用方式,运用更为科学的方法让其与财务核算相结合,从而逐步完善医院财务工作,不断提升其服务质量与管理水平。

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