数据库在地质档案管理中的应用

罗剑

（广东省地质调查院，广州510080）

摘要 本文从档案数据库的优点及其重要性、地质档案数据库的设计以及档案数据库的安全性等几个方面对其作出了论述。

关键词 数据库；地质；档案管理

数据库是长期存储在计算机内，有组织、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享［1］。档案数据库可分为全文数据库和目录数据库。全文数据库是对所搜集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理。并把档案全文信息输入数据库，通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息。目录数据库是指把案卷目录、卷内文件目录输入数据库实现案卷目录的自动化管理，以提高案卷目录管理效率、检索速度和查准率。对以上两种模式的选择，是构建档案数据库时首先要面对的问题。按照经济、实用、高效的原则，兼用以上两种模式建库较为合适。

1 档案数据库的优点及其重要性

1.1 档案保存与利用的矛盾得以缓解

档案以具体内容反映其形成的过程，具有较强的记录性。档案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，这也是档案宝贵的原因之一。档案的利用率在不断提高，档案的破损率也在加快，档案的“保存”与“利用”的矛盾一直困扰着档案界。如果把档案全文数字化，存入数据库它不仅解决了“保存”与利用的矛盾而且还大大提高了查检速度。

1.2 利于集中保存，提高工作效率

数据库技术可以使档案文件以电子文件的形式集中保存，不仅有助于实现实时掌握档案文件的情况和及时纠正错误，还有助于集成文件归档前后的管理行为以及节省归档的周期和手续，从而提高工作效率。

1.3 档案的编排管理效率、检索速度与查准率明显提高

采用数据库管理，不仅改变了传统目录单点线形的检索模式，实现同一页面的多点跳转查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率和查全率，而且目录维护也将变得十分方便。

1.4 利于实现档案的第二价值

由于档案的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性等特点，使得档案的作用是随着时间的推移而扩展，主要表现在从机关向社会扩展，档案的价值由机关作用的第一价值向社会作用的第二价值转移。这说明档案的机密性虽在递减，社会性却在递增，解密销密的档案便可以向社会开放。在网络时代，将档案数字化后可以上网，使之能够向社会提供检索信息集合，为档案的第二价值实现打下坚实的基础。

2 地质档案数据库的建立

目前，对于没有电子文档的地质档案我们一般采用扫描的办法进行存储归档，我院无电子文档的档案主要为地质原本档案及上级审批文件等，通过对所有的扫描文件编制目录索引，目录索引用数据库的方式建立，每一图像文件以其存储的地址与其在目录索引中的记录相连。利用目录索引可检出所需档案之图像文件的存放地址，通过地址借助链接显示该档案原文的图像。

地质档案数据库在设计上应结合本专业档案实体的特点，把计算机技术巧妙地运用到档案管理中来，实施最大优势的组配。例如在进行地形图数据的录入时，针对地形图分幅排序上的特点——同一测区的某种比例尺地形图，字段名中除“图名、图号”外，其余技术参数均相同，且这些图幅在地域上毗连，可用引进记录拷贝的方法来提高录入速度，减少录入错误；针对长期以来由于地形图图号设置方法的变更和手工书写不规范而造成的图号不统一的情况，在系统中设置对录入的图号进行自动规范的功能；引进地理信息系统（CIS）技术，以实现图-库间数据互访，充分利用图形这一形象直观的工具，进行快速查询检索，提高工作效率。总之，档案数据库的设计只有结合本专业特点，才能使其具有更强的生命力。

3 档案数据库的安全可靠性

档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作现代化的主要标志。它能使档案室能够更好地提高服务质量和工作效率。档案数据库的目的是方便用户扩大利用率，特别是远程利用。但档案数据库的网络化应用也为其带来了安全性问题。档案信息系统的安全涉及很多，防病毒、建立网络防火墙、数据备份以及档案人员的安全意识缺一不可，其中数据备份是重中之重。数据备份可以帮助档案数据库从灾难性事故中安全恢复、协助过滤档案数据库对外发布信息，以及便于多个相似档案数据库的快速重建。

随着计算机软、硬件技术的飞速发展，功能强大的各种应用软件使计算机如虎添翼，人们完全可以依靠计算机技术，模拟传统的立卷方式，并按照文件的各种自然联系，动态的、随机地建立文件之间的各种逻辑关系，满足查阅人员的利用需要。新世纪的档案工作，将是先进的服务手段与良好的服务效果的统一。社会越往前发展，人们对信息资源共享的要求会越强烈，对档案的利用也会越来越广泛，数据库技术的应用必将使档案发挥越来越重要的作用。

参考文献

［1］徐义全.数据库系统及其在电子档案管理中的应用.北京档案，2001（6）.

如何做好大数据时代的档案管理工作

在大数据迅速发展的背景下，档案管理对各行各业的数据提出了新的有效管理要求，各行各业的人士越来越意识到利用大数据进行有效管理的重要性。档案管理的发展是整个我国现代化建设的基础，其主要任务是保存社会档案信息，以备后期查阅和研究，主要工作是对原始的资料进行整理、归纳和保管。在大数据的时代背景下，每天都会产生大量的数据信息，给档案管理和档案工作者带来极大的挑战，因此，探讨大数据时代背景下的档案管理已成为一项刻不容缓的工作。

一、大数据时代背景下的档案管理的机遇与挑战

1、大数据给档案管理带来的机遇

提高档案管理效率，降低管理成本。大数据能够快速地处理大量的数据，在处理档案信息时具有很大的优势，不仅能提高档案处理的效率，而且能够在极短的时间内处理大量的信息，降低了整个档案管理和档案处理的成本。此外，传统的档案保存所采用的纸质材料成本较高，而大数据档案的保存方式运用的是信息数据库，从而降低了档案保存的成本材料。

提高档案数据利用率。在大数据时代，档案管理系统采用的是数据库形式，建立了海量的机构化数据，使得数据的利用效率大大超越了传统的档案管理的利用率。大数据档案系统建立以后，简单的 *** 作就可以对海量的数据进行调查分析，建立数据与数据之间的关系模式，提高整个数据的价值，将原来“死档”变为“活档”。

2、大数据给档案管理带来的挑战

隐私与安全。大数据时代背景下的档案管理的首要挑战为隐私与安全，它不仅是技术层面的问题，而且也是法律问题。大数据档案系统在方便人们获取信息的同时，因为大数据本身的特性使得档案信息有可能被人获取。从国家角度而言，一些国家机密档案的泄露，将会造成国家财产、军事、政治等各方面的安全问题。从个人角度而言，一些个人隐私的泄露，使得人与人之间缺乏应有的信息尊重，将会给失去隐私的人群带来个人与家庭的灾难性后果。

技术与人才。大数据背景下的档案系统多是采用云计算，把各种不同的工作负载聚集起来。这就要求更高层次的资源共享，必然导致系统成本增加，而且在大数据模式下系统出现故障的频率也会更加频繁。此外，人才也是大数据技术能够发挥的重要因素，大数据专业人才不仅需要专业知识的积累，同时还需要强大的综合能力，因为大数据下档案工作涉及多个学科、多个领域和多种技术，因此人才也是整个大数据时代背景下档案管理面临的一项巨大挑战。

二、大数据时代背景下档案管理的应对策略

1、 档案管理监管系统的建立与健全。因为大数据时代的档案系统面临着档案信息的安全隐患，为了保障整个档案管理和档案信息的安全，就必须建立档案管理的监管制度，实现档案信息准确、完全、合理入库，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息的泄露风险。

2、 高素质管理人才培养与管理人才的结构优化。因为大数据档案管理面临着人才挑战，因此为了实现档案的有效管理，就必须加大力度培养档案管理人才，提高整个档案管理人才的综合素质。此外，在我国的档案管理工作中，档案管理者多以中老年人为主，新鲜的血液无法及时地供给，在大数据档案管理的时代，必须对工作人员进行结构上的优化，改变现状，吸引更多的高素质年轻人参与其中。

大数据时代背景下的档案管理分析

在大数据时代的发展进程中，应该将大数据的价值积极的展现出来，所以相应的管理模式需要加以进一步的变革。应该将相应的管理模式加以进一步的转变，积极的采用大数据技术实现档案数据信息的相互关联，这样才能更好的实现档案资源的共享。相关的档案管理部门也应该做相互协调的工作，将档案数字资源中所蕴含的潜在价值充分的体现出来，这样才能实现进一步的整合。传统的档案管理部门中，供给式的模式占据重要位置，而在新时期的发展下，这一思维模式应该加以进一步的转变，从用户面临的问题入手，为人们的行为决策提供有益指导。以解决用户所面临的问题为目标整合档案数字资源，构建起以社会利用需求为导向的档案数字资源体系，不断提高档案服务与用户需求之间的匹配程度。

构建适应大数据要求的档案数字资源。以云计算为例，它适应了大数据时代分布式存储与海量数据并行处理的需要，实现了计算机资源的服务化，是大数据时代档案数字资源整合的基础平台和支撑技术。首先，各档案部门应根据国家统一规划以及自身基础设施建设与档案数据库资源匹配程度的具体情况，灵活选择适合的云部署方案。对于那些处在档案数字资源整合关键节点的部门应架设私有云，以动态申请公有云的方式弥补自身计算能力、存储空间等的不足。其次，云计算能统一各应用环境之间的业务逻辑、组织结构和表达方式等，消除信息孤岛，从而建立集成的档案数字资源管理平台，促成档案数字资源深层次整合与知识开发的实现。再次，云计算能实现对档案应用的整合，并以服?盏男问较蛴没Х⒉迹煌?时支持用户利用各种终端设备随时随地访问所需的云服务。这些都将在最大程度上发挥档案数字资源整合的优势，提高档案服务的效率和便捷性。

加强大数据时代档案数字资源整合的安全保障体系建设。首先，应建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证与访问权限控制，达到用户安全集成管理的目标，有效应对档案数字资源整合与大数据应用过程中的安全风险。其次，通过数据加密技术保护档案信息安全。通过SSL（Secure Sockets Layer，安全套接层协议层）加密，实现在数据集的节点和应用程序之间移动保护大数据。再次，综合运用大数据技术手段与安全保密制度，加强对重点领域档案数据的日常监管，有效应对档案数据聚集性与档案利用需求无序性造成的档案泄密风险。最后，实时开展档案数字资源异地异质备份工作，提高系统容灾能力。

最后，还要组建一支具有大数据素质的档案从业者队伍。大数据环境下，档案从业者应加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起业务专家的重任，成为档案数字资源的提供者、组织者和导航者。作为档案数字资源的提供者，就要求档案从业者具有过硬的档案专业知识与技能，能正确预判大数据给本单位数据处理各环节带来的风险构成，给出基于档案专业的解决方案，从而确保档案数字资源的真实、完整与安全，最大限度地满足档案数字资源整合的需要，保证档案价值的实现。

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