简述电子文件归档的基本方法

1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处；

2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压腔岩缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范；

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行数闭一次备份 *** 作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用；

4、采用双套制归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长伍毕御期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。

电子文件归档案

1、归档方式：现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案部门归档保存。

2、归档时间：纸质文雀手件一般为定期批量归档。电子文件的归档时间有实时和定期归档两种。实时归档是在电子文件刚刚形成或收到之初就实行归档。定期归档是在电子文件的文书处理程序结束后才归档。实时归档一般采用联机归档方式，定期归档可以是联机或脱机归档。由于电子文件的归档实际上是复制和转储，归档后不影响部门中的使用，且有防止电子文件被损毁、丢失、篡改的作用，是一举多得好事，因此，有条件的单位应当尽量采用联机实时归档的方法。

3、归档要求： 一是必须是最终版本，且审批签署手续完备，与有关的纸质文件在内容和形式上保持一致。 二是如果是加密文件一般须在归档前解除已设置的密码；如果是压缩文件应尽可能解压；如果是采用非通用格式制作的，须转换成通用格式，如果无法转换的，应当顷郑嫌将该文件运行的专用软件一并丛毁向档案部门归档

第一章　总 则第一条　为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本伍滚市实际，制定本办法。第二条　本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。

企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条　本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条　电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条　市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章　机构与职责第六条　市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条　市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条　市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与姿拿归档的监督指导。第九条　保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条　市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。

各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条　电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章　收集与归档第十二条　电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条　电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等迹橘搭方面具有凭证价值的；

（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；

（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；

（五）其他对本机关工作具有查考价值的。

电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条　收集的电子文件类型包括：

（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；

（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；

（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；

（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；

（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；

（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；

（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条　电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条　电子文件归档应当符合以下要求：

（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；

（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；

（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；

（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；

（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；

（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。

前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。

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