《党政机关公文格式》之版记制作

本文讲述用word2013以上版本制作符合《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）要求的的版记。首先讲述《格式》对公文版记的具体要求；其次讲述用word制作公文版记的思路；最后讲述用word制作公文版记的具体要求。标准条文：版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。注意事项1.版记一定在偶数页上，因为公文是双面印刷，且版记位于公文最后一面。假设公文内容很短，即使首面可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第2面上，即便第2面版记没有内容。当然，即使最后的奇数面可以容纳版记，但是版记也应该位于最后偶数面上。 2.公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应该是4的倍数（一般是A3纸印刷，骑马装订），此时版记也一定放在最后一面上，而不管前面的空白有多少（一般不超过三面），版记页和空白页都不标页码。 3.如果附件是被转发的文件，转发文件还应该标识自己的版记。标准条文：如有抄送机关，一般用4号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。注意事项1.抄送机关应按照一定顺序排列。首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。 2.一般情况下，抄送机关之间的标点符号使用方法是：同一系统内同级机关之间内用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。标准条文印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不遍虚位（即1不编01），后加“印发“二字。 版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。注意事项翻印文件时需要给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置；翻印机关居左空一个字标注，用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加“翻印”二字。 版记中如有主送机关、抄送机关等要素，应当将其置于印发机关和印发日期之上，用一条细分隔线隔开。 1.插入“表格”来制作版记。表格设置为N（具体数值根据版记内容而定）行1列，表格宽度设置为156mm（等于版心宽度，高度无需设置，设置完表格内文字行距及表格内文字与表格的距离后表格的高度会自动适应），表格左对齐页边距、底端对齐页边距（恰好与版心下边缘重合）。 2.表格上下边框各设置1磅粗（约等于0.35毫米）、中间边框设置为0.75磅粗（约等于0.25mm）、其他边框设置为无。 3.表格文字与表格边框的距离上下左右距离均设定为0 4.表格内文字段落行距设置为固定行距28磅（四号字体14磅加上三号字体16磅的7/8倍14磅），文字的水平对齐方式为分散对齐，左右各缩进1个字符，段落的垂直对齐方向为居中（这样文字恰好在单元格正中）。 1.插入一个2行1列的表格，表格样式选择为普通表格——网格型。单元格宽度设置为156mm。 2.表格设置为与页边距左对齐、底端对齐。 3.将表格内文字与表格的左右上下边距设置为0。 4.将表格内文字的段落格式设置为：左右缩进各1各字符，行距固定值28磅，各种复选框都不选，文字水平对齐方向为两端对齐，段落垂直对齐方向为居中。 5.将表格的上下边框设置为一磅，中间横线边框设置为0.75磅，其余无边框。 6.在表格内按要求输入抄送机关和印发机关及印发日期注意：如果抄送内容两行，在第一行最后按回车键，在第二行开头按空格对齐抄送冒号后的第一个字；抄送内容超过两行以此类推。 印发日期行设置为分散对齐，印发机关和印发日期间打空格直到印发机关和印发日期恰好填满一行为止。

版记应置于公文最后一面(封四)，在偶数页面，版记的最后一个要素置于最后一行。

规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的 最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。

封四的意思是书刊最后的一页,即后封面，也就是偶数页。

扩展资料：

红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整，确定版记的位置在实际 *** 作中会遇到以下情况：

(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。

(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

参考资料来源：

百度百科-版记

百度百科-封四

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