以下什么属于基础档案设置的内容

一般包括产品档案设置、客户档案设置、供应商档案设置、仓库档案设置、账户档案设置、部门档案设置、职员档案设置等。

这些内容都是必不可少的，因为在使用ERP系统之前，需要先录入这些档案资料，这是ERP系统运行的基础。例如，产品档案设置需要录入产品的基本信息，比如产品名称、编号、产地、规格型号等；客户档案设置需要录入客户的基本信息，比如客户名称、联系方式、客户地址等。

同时，基础档案设置也涉及到ERP系统的权限管理，例如，职员档案设置需要录入职员的基本信息，比如职员姓名、职位、职务等，还需要配置职员的权限，确保ERP系统的正常运行与安全性。

在开始日常业务之前，必须设置所用到的所有基础数据。按照下列顺序设置财务产品需要的基础数据：部门；职员；地区分类、客户分类、供应商分类；付款条件；自定义项设置；自定义项档案；客户、供应商；存货分类；存货；币种；汇率；科目；结算方式、凭证类别、开户银行、费用项目、编码档案、集团企业目录、常用摘要、项目（没有顺序）；确定工资类别、工资核算币种、个人所得税扣税处理、是否核算计件工资、定义工资项目；是否计提折旧、折旧方法、折旧分配周期、资产编码方式、资产使用状况、资产增减方式、固定资产卡片项目、固定资产卡片样式；应收应付管理系统中的基本科目设置；进行单据设置，包括单据格式、单据编号设置等等。

以上基础档案设置不一一说明，具体 *** 作方法可以参照购买软件所附的说明手册。在此只对与国土资源地质调查项目经费核算有关的基础档案设置加以详细说明，涉及的基础档案设置项有设置会计科目、期初余额、凭证类别、辅助核算编码档案等项。

基础档案设置是在建立新账套后，退出系统管理，以账套主管的身份登录总账模块，进行相关的基础档案设置，总账模块在企业门户中的财务会计产品中，如图3-4-1所示，或者从计算机的桌面的快捷方式直接双击进入，如图3-4-2所示。

图3-4-1

图3-4-2

一、设置会计科目

会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。

每个会计科目核算的经济内容是不同的，据此会计科目可以分为5类：

行政事业类分为：资产、负债、净资产、收入、支出。

进入总账模块后，即可以对基础档案进行设置了，如图3-4-3 所示，要设置会计科目，用鼠标单击屏幕窗口左半部的【系统菜单】下的【设置】下的【会计科目】，则进入会计科目设置窗口，如图3-4-4所示。会计科目设置的主要目的是将在建立新账套或建立下年度账时预设的会计科目进行重新设置，使会计科目符合本单位执行的相应会计制度、有关财经法规规定、本单位内部核算管理需要的要求，对预设的会计科目进行增加、修改、删除等 *** 作。由于地质调查项目经费核算主要是对支出类科目进行具体要求，故在此只对支出类会计科目进行讲解，其他类会计科目方法相同。

图3-4-3

图3-4-4

（一）增加会计科目

在图3-4-4中，单击〖增加〗按钮，进入会计科目页编辑界面，如图3-4-5所示，根据栏目说明输入科目信息，〖确定〗后保存。

图3-4-5

【栏目说明】

科目编码：科目编码必须惟一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字（0-9）、英文字母（A-Z及a-z）及减号（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如&″ˊ；空格等）禁止使用。

科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。

科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。

助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用拼音为 guan li fei yong，则管理费用的助记码可写为 glfy，这样在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码 glfy 而不用录汉字管理费用，这样可加快录入速度，也可减少汉字录入的量。在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。

账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式4种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。

辅助核算设置说明：

一个科目可同时设置3种专项核算。

辅助核算属性可以组合设置，例如可以进行部门+客户+项目、部门+供应商+项目的组合设置，但部门和个人不能组合设置，客户与供应商核算不能一同设置。

在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果科目已有数据，又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。

【例】

如果一个单位想对基本支出、人员费进行分部门核算，同时又想考核一些专项的人员费支出情况，那么执行事业单位会计制度的单位可以进行如下设置：

地质调查项目经费核算实务

执行地勘单位会计制度的单位可以进行如下设置：

地质调查项目经费核算实务

其他核算用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

科目性质（余额方向）：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。

外币核算：用于设定该科目核算是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币名，如果此科目核算的外币币种还没有定义，可以用鼠标点取〖参照〗按钮，进入【外币设置】中进行定义。

数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：千克、件、吨等。

封存：被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。

受控系统：为了加强各系统间的相互联系与控制，在定义会计科目时引入受控系统概念。即设置某科目为受控科目，受控于某一系统，则该受控系统只能使用受控科目制单。例如，“应收账款”是应收系统的受控科目，则应收系统只能使用应收账款科目制单。

汇总打印：在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果您希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置汇总打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。

提示：只有会计科目修改状态才能设置汇总打印和封存。只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目的上级科目。当您将该科目设成汇总打印时，系统登记明细账仍按明细登记，而不是按汇总数登记，此设置仅供凭证打印输出。

注意：只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质；如果应收、应付系统是简单核算，则不要求凭证中的科目为受控科目。

（二）修改会计科目

在图3-4-4中，选择要修改的科目，单击〖修改〗按钮或双击该科目，即可进入会计科目修改界面，如图3-4-6所示，用户可以在此对需要修改的会计科目进行调整。

注意：没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性

（三）删除会计科目

在图3-4-4中，删除选中的科目，〖删除〗按钮：删除会计科目但已使用的科目不能删除。

对会计科目设置的其他 *** 作，在此不再详述，请参照购买会计电算化软件时随附的使用说明。

图3-4-6

事业单位支出类会计科目设置，根据《中国地质调查局国土资源地质调查项目经费核算暂行规定》的要求，一级科目为“事业支出”，在“事业支出”科目下设置“基本支出”和“项目支出”二级科目，在“项目支出”科目下设置“人员费”、“专用仪器设备费”、“能源材料费”、“外协费”、“用地补偿费”、“差旅费”、“会议费”、“管理费”、“其他相关费用”等9大类，在9大类科目下按照支出的经济性质、具体用途以及实际费用的发生情况，根据“支出经济分类”设置款级科目，具体科目设置对应关系见附表一；对甲类地质调查项目的地形测绘、地质测量、物探、化探、遥感、槽探、浅井、坑探、钻探、岩矿测试、其他地质工作、工地建筑等20项工作手段和乙类地质调查项目的地质调查综合与科学研究共13个工作进行辅助核算（利用部门核算，具体见部门档案设置），同时对各支出类会计科目进行项目核算。

地勘单位支出类的会计科目设置，根据《地质勘查单位会计制度》的要求并参照《中国地质调查局国土资源地质调查项目经费核算暂行规定》，一级科目为“地勘生产”、“间接费用”“辅助生产”“管理费用”，在“地勘生产”科目下设置明细科目的设置，同事业单位“项目支出”科目下设置的明细科目，辅助核算设置同事业单位。

二、设置凭证类别

用户可根据本单位的需要对凭证进行分类设置。在图3-4-3中，鼠标单击屏幕窗口左半部的【系统菜单】下的【设置】下的【凭证类别】，d出界面如图3-4-7。有几种凭证分类方式供大家参考：第一种：记账凭证；第二种：收款、付款、转账凭证；第三种：现金、银行、转账凭证；第四种：现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；第五种：自定义凭证类别。用户可以根据本单位的需要进行凭证分类定义。

【栏目说明】

在图3-4-7中，点击【增加】按钮，在表格中新增空白行，在“类别字”、“类别名称”中分别填写相关内容即可。删除时，用鼠标单击要删除的凭证类别，再点【删除】按钮即可。修改时，直接在表格上修改即可，增加或修改完成后，单击【退出】完成凭证类别的设置。建议只设置记账凭证。

三、设置辅助核算档案

（一）部门档案

在对支出类会计科目进行甲类项目“12 项工作手段”和乙类项目“地质调查综合与科学研究”辅助核算时，由于会计电算化软件没有单独为地质调查类项目的工作手段设置辅助核算，故工作手段的辅助核算内容借用了部门核算，在设置单位部门时，增加了属于对地质调查项目进行工作手段辅助核算的工作手段内容，在此加以说明。

图3-4-7

鼠标单击屏幕窗口左半部的【系统菜单】下的【设置】下的【编码档案】下的【部门档案】，d出界面如图3-4-8。

点击［增加］按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注、信用额度、信用等级、信用天数等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必须输入。部门编码必须符合部门编码级次原则。在输入地质调查项目的工作手段时，可先在一级设置“工作手段”项，在“工作手段”项下再设置13个明细工作手段，如图3-4-8所示。

（二）项目目录

单位在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如地质项目、在建工程、对外投资等。用户可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护，项目档案 *** 作界面如图3-4-9。

图3-4-8

图3-4-9

1.新增项目大类

点击图3-4-8的【增加】按钮，显示如图3-4-10。根据新增向导新增一个项目大类，选择大类的属性：普通项目、使用存货目录定义项目、成本对象、现金流量项目、项目成本核算大类。在“新项目大类名称”中输入要新增项目大类的名称，如地质项目。点击“下一步”，进入定义项目级次界面，如图3-4-11。项目分类可分为八级，用户可以在每级中手工输入该级中编码的长度（或通过按钮 向上 向下调整长度数字），每一级长度不能超过9位长度，总长度不能超过22位。项目分类定义中设置项目分类时，根据这里定义的编码原则和级次定义项目分类。

图3-4-10

图3-4-11

如定义项目分为二级，一级编码长度1位，二级编码长度2位，则项目分类定义中可以定义二级项目分类，编码规则为“*-**”。单击“下一步”定义项目栏目，如图3-4-12。一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。

点击“完成”按钮，则完成新增项目大类。

2.建立项目档案

新增项目大类以后，就可以开始设置项目档案了。

第一步：设置核算科目。核算和管理项目的第一步就是设置项目大类的核算科目。这些核算科目将作为该项目大类在以后的数据输入、计算汇总中的依据，如图3-4-13。使用前提是，只有在会计科目设置中设置项目辅助核算属性的科目才能作为项目大类核算科目。例如事业单位对项目支出及其下级会计科目、地勘单位对地勘生产及其下级会计科目设置项目辅助核算。

【 *** 作方法】

图3-4-12

图3-4-13

（1）选择核算项目：从“项目大类”下拉框中选择要设置核算科目的项目大类名称；

（2）点击“核算科目”标签，从“待选科目”中选择该项目大类需要的核算科目到“已选科目”；

（3）点击“确定”按钮保存设置。

第二步：项目分类定义。

点击“项目分类定义”标签，显示如图3-4-14，根据项目级次和编码规则可以输入分类编码和分类名称。

图3-4-14

对项目分类可以进行增加、修改、删除 *** 作。已使用的项目分类不能被删除和修改。

图3-4-15

第三步：项目目录维护。

点击“项目目录”标签，显示如图3-4-15，点击“维护”按钮，进入维护界面，可查看、增加、删除或修改项目目录，平时项目目录有变动就及时在本功能中进行调整，在每年年初应将已结算或不用的项目删除。

辅助核算编码档案中的职员档案、客户档案、供应商档案在此不一一详述，有关 *** 作方法请参照购买会计电算化软件时所附的使用说明。

四、期初余额

如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在“系统管理”中使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。在图3-4-3中，要录入期初余额，用鼠标单击屏幕窗口左半部的【系统菜单】下的【设置】下的【期初余额】，显示如图3-4-16。

图3-4-16

（一）新用户 *** 作方法

如果用户是年中建账，比如是在9月开始使用账务系统，建账月份为9月，可以录入9月初的期初余额以及1～8月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若用户是年初建账，可以直接录入年初余额。

（二）老用户 *** 作方法

（1）将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。

（2）如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。

（3）录完所有余额后，用鼠标点击“试算”按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。

（三）期初余额对账

由于初次使用，对系统不太熟悉的，用户在进行期初设置时的一些不经意的修改，可能会导致总账与辅助账、总账与明细账核对有误，系统提供对期初余额进行对账的功能，可以及时做到账账核对，并可尽快修正错误的账务数据。单击图3-4-16的“对账”菜单，d出界面如图3-4-17，按“开始”按钮可对当前期初余额进行对账。如果对账后发现有错误，可按“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。

图3-4-17

（四）录入辅助核算科目期初余额

辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应录入期初未达项，用鼠标双击辅助核算科目的期初余额（年中启用）或年初余额（年初启用），屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。如图3-4-18。

图3-4-18

用鼠标单击图3-4-18的“增加”按钮，屏幕增加一条新的期初余额明细，用户可顺序输入各项内容。如果输入过程中发现某项输入错误，可按［ESC］键取消当前项的输入，将光标移到需要修改的编辑项上，直接输入正确的数据即可。如果想放弃整行增加数据，在取消当前输入后，再按［ESC］键即可。如果需要修改某个数据，将光标移到要进行修改的数据上，直接输入正确的数据即可。

基础档案设置完成后，即可进行日常的业务处理了。

---