质量体系所要求的21种记录具体是哪些？

文件发放、回收记录

文件借阅、复制记录

部门受控文件清单

文件更改申请

文件销毁申请

质量记录清单

质量策划实施情况检查表

管理评审计划

管理评审通知单

管理评审报告

培训记录表

培训申请单

年度培训计划

生产设施配置申请单

设施验收单

设施管理卡

生产设施一览表

设施日常保养项目表

设施检修计划

设施检修单

设施报废单

领物单

产品要求评审表

定单确认表

项目建议书

设计开发任务书

设计开发方案

设计开发输入清单

设计开发信息联络单

设计开发评审报告

设计开发验证报告

设计开发输出清单

试产报告

试产总结报告

客户试用报告

新产品鉴定报告

供方评定记录表

合格供方名录

供方业绩评定表

月采购计划

临时采购要求单

采购单

月生产计划

周生产计划

生产日报表

领料单

随工单

合格证

物料标识卡

物资收发卡

顾客财产问题反馈表

测量监控设备履历表

测量监控设备一览表

计量校准计划

内校记录表

销售情况反馈表

售出成品质量报告

顾客满意程度调查表

年度内审计划

审核实施计划

内审检查表

不符合报告

内部质量管理体系审核报告

内审首（末）次会议签到表

不合格项分布表

进货验证记录

半成品检验记录

成品检验记录

紧急（例外）放行产品申请单

不合格报告

信息联络处理单

改进计划

纠正和预防措施处理单

改进、纠正和预防措施实施情况一览表

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文件控制程序 章节号 4.1

版本 1

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1 目的

对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3 职责

3.1 总经理负责批准发布质量手册。

3.2 管理者代表负责审核质量手册。

3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.4 质量部负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门资料员负责本部门与负责质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4 程序

4.1 文件分类及保管

4.1.1 质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由质管部备案保存。

4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：

a) 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报质管部备案存档；

b) 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。

4.2 文件的编号

4.2.1 质量管理体系文件的编号

a) 质量手册

公司名称代号—ZS—版次，手册中各章以章节号区分。

例如：XX—ZS—01，表示公司质量手册第1版。

b) 质量记录：主要使用部门代号—质量手册中的文件章节号—记录编号

例如：ZG—5。6—01，表示质管部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

c) 各部门其他质量文件：部门代号—文件顺序号—年号

例如：YX—05—2000，表示营销部于2000年发放的第5号文件。

d) 设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执行。

文件控制程序 章节号 4.1

版本 1

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4.7.3 文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8 外来文件的控制

4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.8.2 质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报质管部备案。

4.9 每年三月由质管部组织对现在质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

4.12 设计、工艺文件的管理应执行《设计、工艺文件管理规定》。

5 相关文件

5.1 《质量记录控制程序》。

5.2 《设计、工艺文件管理规定》。

6 质量记录

6.1 《文件发放、回收记录》。

6.2 《文件借阅、复制记录》。

6.3 《部门受控文件清单》。

6.4 《文件更改申请》。

6.5 《文件销毁申请》。

质量记录控制程序 章节号 4.2

版本 1

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1 目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2 范围

适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3 职责

3.1 质管部负责监督、管理各部门的质量记录。

3.2 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

3.3 档案室负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。

4 程序

4.1 各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。

4.2 质量记录的标识编号

质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

4.3 质量记录填写

4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划；各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.4 质量记录的保存、保护

4.4.1 各部门的资料员必须把的有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。

4.4.2 质管部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。

4.4.3 质管部每三个月要检查一次各部门质量记录的使用、管理情况

4.5 质量记录发放、借阅和复制

a) 各部门填写《文件发放、回收记录》，向质管部领用所需记录空白表；

b) 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

质量记录控制程序 章节号 4.2

版本 1

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4.6 质量记录的销毁处理

质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管填写《文件销毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.7 记录格式

4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。

4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行文件《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5 相关文件

《文件控制程序》。

6 质量记录

6.1 《质量记录清单》。

6.2 《文件发放、回收记录》。

6.3 《文件借阅、复制记录》。

6.4 《文件销毁申请》。

以下是中达咨询给大家带来的关于文件资料记录管理制度的相关内容，以供参考。

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

本制度适用于公司所有有效文件。

3.职责

3.1体系管理办公室

3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行

4．程序内容

4.1公司文件的分类

4.1.1 公司文件进行以下分类：

A层文件：手 册

B层文件：程序文件

C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、 *** 作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。

4.1.2外来文件

（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。

4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

4.3文件编制与审批

4.3.1文件格式要求

（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

（3）文件应字迹清楚，标示明确。

4.3.2文件的编制与审批

各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。

4.4文件编号

公司文件按照如下规则编号：

Q/LD-XX-XX-XX

文件顺序号，按01、02等依次编号区分。

部门汉语拼音名称缩写。

代表公司管理文件类型缩写。

代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为：

体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。

公司管理文件类型缩写：

作业指导书ZD, *** 作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。4.5文件下发与签收

4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。

4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。

4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。

4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。

4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。

4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。

4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。

4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。

4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。

4.8文件的废弃与销毁

4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。

4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。

4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。

4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。

4.9 文件的复制

任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。

5．相关记录

《文件发放回收记录》

《文件借阅、复制记录》

《文件、资料废弃记录表》

《文件更改申请单》

《文件销毁申请》

《文件有效性检查表》

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