办公室文件怎么管理?

办公室文管理方法：

1.资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文件量。

2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）

对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

3.推进无纸化

推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。

4.计算削减成果

文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。

5.会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6.废除前期业务

采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

7.使用电子白板

对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

1、首先，将要分类和管理的文件放入文件夹中，您可以创建一个新文件夹来存储它们。

2、右键单击文件夹的空白位置，并在打开的选项菜单中选择“分组依据”。

3、在打开的“分组依据”选项菜单中，根据实际需要单击相应的类别项目，例如，选择“类型”或单击“更多”自定义类别项目。

4、放置在文件夹中的所有文件可以根据不同的文件类型进行排序，每个类别的总数将显示在分类标题上。

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