项目文档管理

会博通综合文档管理系统

工程项目文档管理分类：

一、监理文件材料：

1、监理规划

2、监理月报中的有关质量问题

3、监理会议纪要中的有关质量问题

4、进度控制

5、质量控制

6、造价控制

7、分包资质

8、监理通知

9、合同与其他事项管理

10、监理工作总结

二、施工文件材料：

土木工程

1、土木工程

①施工技术准备文件

②施工现场准备

③地基处理记录

④工程图纸变更记录

⑤施工材料质量证明及复试试验报告

⑥施工试验记录

⑦隐蔽工程检查记录

⑧施工记录

2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

①一般施工记录

②图纸变更记录

③设备、产品质量检查、安装记录

④预检记录

⑤隐蔽工程检查记录

⑥施工试验记录

⑦质量事故处理记录

⑧工程质量检验记录

三、竣工验收文件材料：

1、工程竣工总结

①工程概况表

②工程竣工总结

2、竣工验收记录

（1）建筑安装工程

①单位（子单位）工程质量验收记录

②竣工验收证明书

③竣工验收报告

④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

⑤工程质量保修书

（2）市政基础设施工程

①单位工程质量评定表及报验单

②竣工验收证明书

③竣工验收报告

④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

⑤工程质量保修书

四、竣工图：

1、综合竣工图

①综合图

②室外专业图

2、专业竣工图

①建筑竣工图

②结构竣工图

③装修（装饰）工程竣工图

④电气工程（智能化工程）竣工图

⑤给排水工程（消防工程）竣工图

⑥采暖通风空调工程竣工图

⑦燃气工程竣工图

五、工程竣工结算文件材料：

施工单位决算书、监理单位初审书、跟踪审计初审书、审计部门审定书以及工程竣工结算的全部资料。

六、甲供材文件材料：

甲供材招标、议标、投标文件、合同文件、招标评标记录文件。

七、在建工程月报表统计文件材料

在建工程月报表统计工作由项目负责人在每月28日之前将各工程月报表报至档案员，报表内容包括工程形象进度、当月完成产值，并附工作量计算书。

八、在工程建设中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的文件材料（电子文件）。

一些项目文档管理的规定：

(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。

(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。

作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要，其作用有以下6个方面。

其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。第四，项目文档是系统管理员、 *** 作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五，项目文档将为系统维护人员提供维护支持；第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

现在大多数金融、通信企业为了更好的服务客户、准确掌握自身数据，都在不遗余力地建立数据仓库系统。企业数据仓库(EDW)从筹建项目组到软件开发建设再到系统上线维护，基本涉及了软件项目建设的所有环节，对文档管理提出了比较全面的要求。以下就EDW建设为例做作进一步探讨。

首先要借助VSS软件建立项目文档管理服务器以保存所有的项目文档。其次，项目保存的文档要涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。然而从项目管理者的亲身体会来讲，这些文档的保存往往是混乱无序，无法快捷地获得所需信息。究其原因，项目组在系统开发过程中虽然重视了文档的保存，但却忽视了文档的管理。文档归档没有正式的管理要求，缺少文档提交的依据和规则。最后是建立文档管理规定。

以EDW项目为例，未建立文档管理的情况如图1所示。由于没有统一的文档管理规定，项目小组只对自己负责的项目文档熟悉。此外，无论是项目小组成员还是项目经理都对自己需要的其他文档的保存地点、文档名称等信息缺乏了解，无法及时获取重要文档。因此，项目经理根本无法从项目文档把握项目进展情况。

制定了文档管理规定后的情况如图2所示。由于项目文档管理员按照规定对文档进行管理，因此项目经理及小组成员都能快速得到自己所需的各类文档。同时，项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。

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