文件管理工作流程

1.目的

为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅，并确保在质量管理体系运行的各个场合都能使用有效版本的文件。

2.适用范围

适用于本公司与质量管理体系有关文件的管理。

3.职责

3.1文件的制定、修改与废止权责:自己做,这里发不上来

3.2 外来文件：

3.2.1有关客户图纸/资料及品质要求由各部技术组/品管部负责收集,申请登录；

3.2.2与品质系统及产品有关的国际/国家/行业标准由管理者代表负责收集，申请登录。

3.3 文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。

4.定义

4.1外来文件:指客户提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。

4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指对相关工程变更所做的暂定标准。

4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清单。

5.作业内容

5.1文件编号规则

5.1.1文件编号

□□□—□ □—□ □—□ □ □

文件流水号

文件制订部门代号

各文件类别：01手册 02程序 03作业性文件 05外部文件

本工厂英文名简写：HSP

5.1.2质量记录编号

□□—□□□—□

版本（A、B……）

表单流水号(001-999)

各部门代号(参见5.4)

5.1.3 版次编号

5.1.3.1文件版次编码

□ / □

修订次数（0、1……4）

版本（A、B……）

注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。

5.1.3.2表单只有版本，修订后直接换版。

5.2 部门代码：

总 经 理:ZJ 管理代表:GD 财 务 部:CW

行 政 部:XZ 营 业 部:YY 资 材 部:ZC

电 镀 部:DD 注 塑 部:ZS 喷油丝印部:PS

品 管 部:PG

5.3文件编写的格式:

5.3.1质量手册

5.3.1.1封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。

5.3.1.2正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关的各部门权责、分章论述涉及到体系要素点的管理要求。

5.3.2程序文件

5.3.2.1 封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。

5.3.2.2正文内容包括：目的、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图。

5.3.3作业性文件

5.3.3.1文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。

5.3.3.2 作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。

5.3.4质量记录

5.3.4.1质量记录的格式由编制部门确定, 但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。

5.4文件与资料控制程序说明

5.4.1文件的编制

5.4.1.1管理者代表组织质量手册和通用程序文件的编写。

5.4.1.2各部门负责人组织本部门程序文件/作业性文件的编写。

5.4.1.3各部门负责相关技术性资料的编写。

5.4.1.4品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。

5.4.1.5文件的编号参见5.1,文件格式参见5.3。

5.4.1.6文件编制者应确保文件清晰、易懂、可 *** 作。

5.4.1.7文件中所需的质量记录/表单应随文件一起编制后提交审批。

5.4.2 文件的审批

5.4.2.1审批权限参见本文件3.1，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可 *** 作。

5.4.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。

5.4.2.3文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。

5.4.3 文件的发放/回收

5.4.3.1文件受控前由文件编制部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。

5.4.3.2文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可 *** 作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放/回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放/回收登记表》上签收确认。

5.4.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。

5.4.3.4 非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录/修订/废止/补发申请单》向文控中心申请补发。

5.4.3.5 修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放/回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。

5.4.4文件的使用管理

5.4.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。

5.4.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。

5.4.4.3作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。

5.4.5文件的评审

文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。

5.4.6 文件的修订或作废

5.4.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。

5.4.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。

5.4.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。

5.4.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。

5.4.6.5外来的国际/国家/行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。

5.4.7记录保存

有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。

6.相关文件：

《质量记录控制程序》

7.相关表单：

7.1 《文件总览表》

7.2 《文件发放/回收登记表》

7.3 《外来文件清单》

7.4 《文件登录/修订/废止/补发申请单》

8.流程图

见附件1：《文件控制流程》

1、矩形：一般用作要执行的处理（process），在程序流程图中做执行框。

2、圆角矩形或者扁圆：表示程序的开始或者结束，在程序流程图中用作为起始框或者结束框。

3、斜角矩形：斜角矩形平时几乎不使用，可以视情况自行定义。或者在其他的流程图中，有特殊含义，暂不知晓，也希望有识之士指点一二。

4、菱形：表示决策或判断（例如：If...Then...Else）,在程序流程图中，用作判别框。

5、文件：表达为一个文件，可以是生成的文件，或者是调用的文件。如何定义，需要自己根据实际情况做解释。

6、括弧：注释或者说明，也可以做条件叙述。一般流程到一个位置，做一段执行说明，或者特殊行为时，会用到它。

7、半圆形：半圆在使用中常作为流程页面跳转、流程跳转的标记。

8、三角形：控制传递，一般和线条结合使用，画数据传递。

9、梯形：一般用作手动 *** 作。

10、椭圆形或圆形：如果画小圆，一般是用来表示按顺序数据的流程。

11、六边形：表示准备之意，大多数人用作流程的起始，类似起始框。

12、平行四边形：一般表示数据，或确定的数据处理。或者表示资料输入（Input）。

13、角色：来自于usecase用例，模拟流程中执行 *** 作的角色是谁。需要注意的时，角色并非一定是人，有时候是机器自动执行，有时候也可是是模拟一个系统管理。

14、数据：就是指保存我们网站数据的数据库。

15、图片：表示一张图片，或者置入一个已经画好的图片、流程或者一个环境。

扩展资料：

在Visio中如果是画页面流程图，那么也可以用矩形指代一个页面。有时候会把页面和执行命令放在同一个流程中做说明，这个时候将两类不同的矩形做色彩区别，然后做说明就好了。

其实Visio里面由于不涉及到具体的程序流程，所以有些标准的图形并没有提供，如不规则图形、侧面双矩形等。大多数情况下，还是自己自定义一下自己的符号标准，就跟prd文档加上名词解释一样，才是解决方法。

如何做流程图

流程图在各单位应用比较广泛，但大多是手工制作或利用割字机割出字后，按草图粘贴而成，这样，势必就要求人制作。

其实，利用手中常用的电脑软件，不求任何人就可以制作并打印出精美绝伦的流程图。不信？那就跟我来做一做，看是不是很简单很美妙。

流程图的制作利用word中的[绘图]→[自选图形]→[流程图]里面的各种图形，制作起来比较容易，只是要具备一定的耐心，尤其是那种复杂而庞大的流程图。当然，它也和任何事物一样，有其规律和技巧可寻。

掌握了这些规律和技巧就可以变繁为简， *** 作起来得心应手，事半功倍。制作过程中应把握以下三大规律：1. 先难后易 流程图一般最下面的部分比较复杂，做起来困难一些，那就先从它着手，这样，整个图的框架搭起来了，剩下的就非常容易了。

2. 先框后线 先设置框型图形，待整个图的框架定位后，再进行连线，这样减少了调整的工作量。3. 先图后文 先将所有的图形及其格式设置好，定位之后再输入文字。

当然，标题最好一开始就输入，否则，留到后面是麻烦。技巧提示：掌握了上面的制作规律，还得充分利用下面的一些技巧。

1. 使用网格和标尺，便于准确快捷地定位。2. 制作图形和线条时，利用图形复制快捷键[crtl+d]进行复制，既快捷又使图形和线条大小形状一致。

3. 利用格式刷使所有图形格式保持一致。4. 调整图形和线条时，利用[ctrl+方向键]，可以精确定位。

图1 完成的流程图5. 如果同一行内方框很多，内容复杂，而且格式又相似，可以利用表格插入来完成，既方便快捷，又美观大方。图1中，最下面的一排就是插入一行表格后制成的，方框之间不相连接处用工具栏上橡皮擦去上下横线即可；文字输入时，按鼠标右键，调整文字方向为纵向。

怎么样，流程图已经制作出来了吧？是不是很简单？流程图的打印如何打印？你可能要说了，单位里只有激光或喷墨打印机，最大可打a3或a4幅面，而头儿要的是几倍于它的大型图幅，要挂上墙的。没问题，利用图像处理软件中的“海报打印”不就解决问题了？你可能会说：“是photoshop吗？那可是专业级的东东，我不会”。

是的，photoshop太专业了，复杂的 *** 作程序令人头大。其实，我们手里早就有了连菜鸟都会 *** 作，其作品也还专业的好工具，这就是全中文界面的“我形我速4”。

首先，我们需要将刚刚制作好的流程图转换成图像文件。方法一：1. 选中word中的流程图，按下[ctrl+c]键，将其复制到剪贴板，保存并关闭word文档；2. 接着再打开word空文档，单击[编辑]→[选择性粘贴]→[图片（增强型图元文件）]；3. 再次选中刚粘贴过来的图像，并按下[ctrl+c]快捷键；4. 打开“我形我速”，新建相片，设置好页面大小和页面方向（最好是横向）以及分辨率，单击菜单栏上的[编辑]→[粘贴]，流程图就乖乖地来到了“我形我速”的工作区。

5. 单击工具栏上的[编辑]→[调整]→[旋转和调整大小]，按住[shift]键，将图像调整到新建相片大小，单击鼠标右键，点击“全部合并”项，使之与新建相片合并。方法二：1. 流程图制作后，随即按下万能抓图快捷键[alt+printscreen]，将屏幕图抓取存入剪贴板，保存并关闭word文档；2. 打开“我形我速”的[文件]→[新建]→[新建相片]，调整页面大小，并设置为横向，然后按下[确定]键；3. 单击菜单栏上的[编辑]→[粘贴]，所抓图像进入工作区；4. 调整与合并， *** 作过程同方法一中的第五步；5. 单击工具栏上选定[范围]→[形状]，在左侧选项区中，选取模式下拉框中选定“创建新的选定范围”；形状下面单击矩形框（最左边）；鼠标在工作区中选取流程图，此时流程图四周被虚线包围（如图2），点击[下一步]“以当前选定范围修剪”，此时，word界面将被去掉，剩下一张纯正的流程图。

图2 裁切流程图如果用彩色打印机输出，可以通过工具栏上[编辑]→[效果进行染色处理]（如图3），还可单击工具栏上的[编辑]→[调整]，改变其焦距、照明、色彩平衡等。单击工具栏上的[打印]→[海报]命令，在界面的左侧选项区，指定要使用的打印机名称，纸张大小（应选打印机最大输出幅面），布局（横向），根据流程图实际尺寸设置百分比，从而决定图像将被打印到多少页纸张上（如图3，百分比设为350，图像被分割成16张a 4纸张）。

图3 打印设置好了，一切准备工作已经就绪，现在我们按下左下角的[打印]按钮，等着你的成果吧。如果在输出过程中发现部分图像的输出效果不理想，需要重新来过，或者有无需打印的空白页面（单色输出时），可以在工作区中不希望输出的页面上单击鼠标，所选择的区域被网格状线条覆盖而不被打印。

要重新显示图像，只需在网格上再次单击鼠标即可。打印完了吗？赶快拼接起来，你所追求的大型流程图就这样诞生了，是不是很酷？当你的头儿夸你的时候可别忘了布哼哟！。

过程流程图的步骤

分析：利用过程流程图来说明产品（服务）形成全过程，为了说明过程所有可能的波动偏差，应把所有人力资源、文件、程序方法、设备和测量仪器等都包括在过程的说明中。

过程流程图应使用标准或公认的图形符号（或语言）及结构来绘制过程流程图。常用的绘制流程图的符号如下： 椭圆符号表示终端。

它表示一个过程的开始（输入）或结束（输出），“开始”或“结束”写在符号内； 矩形符号表示活动。它表示在过程中一个单独的步序，活动的简要说明写在矩形内； 菱形符号表示判断。

它表示过程中的一项判定或一个[1] 分岔点，判定或分岔的说明写在菱形内，以问题的形式出现；对该问题的回答判定了在判定符号之外引出的路线；每条路线标上相应的回答； 流线符号表示进展。 它表示过程的流程方向（流线箭头指向）； 文件符号表示信息。

它表示过程的书面信息、文件的题目和说明写在符号内； 数据库符号也表示信息。它表示过程的电子储存信息、数据库的名称和说明写在符号内； 圆圈符号表示延续。

它表示在相互联系的流程图内，圈内使用同样的字母或数字，以表示各个过程间是如何连接的。 整车销售业务过程流程图。

步骤： 1、检查每个判定符号 这是一种检查活动吗？ 这是一种全面检查吗？还是仅检查几类故障？ 这是不是冗余的检查？ 2、调查每个循环 如果没有故障，是否需做这些活动？ 循环有多少“长” （步骤，时间损失，资源损失）？ 这个循环能防止问题发生或再发生吗？ 3、分析每项活动符号 是冗长的活动吗？ 活动的成本/效益如何？ 在该项活动中，我们如何防错？ 4、研究每个文件或数据符号 是否必要？ 如何保持其更新？ 是否只有唯一的信息来源？ 我们能够如何利用这一信息，监视并改进该过程？ 实际案例： 。

如何制做流程图

Word

在“绘图”工具栏 （工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。）上，单击“自选图形”，指向“流程图”，再单击所需的形状。

单击要绘制流程图的位置。

若要向流程图中添加额外的形状，请重复步骤 1 和步骤 2，再按所需的顺序对其进行排列。

在各形状间添加连接符。

在“绘图”工具栏上，单击“自选图形”，指向“连接符”，再单击所需的连接符线。

指向要锁定连接符的位置。

当指针滑过形状时，连接位置将显示为蓝色圆形。

单击要连接的第一个点，指向另一个形状，再单击第二个连接点。

锁定连接符将使形状保持连接，即便是在移动它们的时候。

向形状添加文字。

用鼠标右键单击形状，单击“添加文字”并开始键入。

注释 不能向线段或连接符上添加文字，使用文本框 （文本框：一种可移动、可调大小的文字或图形容器。使用文本框，可以在一页上放置数个文字块，或使文字按与文档中其他文字不同的方向排列。）可在这些绘图对象附近或上方放置文字。

为连接符更改线型或添加颜色。

选取要更改的线条或连接符。

执行下列 *** 作之一：

更改线条或连接符的颜色

在“绘图”工具栏上，单击“线条颜色” 旁的箭头。

执行下列 *** 作之一：

若要更改为默认颜色，请单击“自动”。

若要更改为其他颜色，请单击“自动”之下的一种颜色。

更改线条或连接符的线型

在“绘图”工具栏上，单击“线型”。

单击所需的线型；或者单击“其他线条”，再单击一种线型。

为形状添加颜色或填充。

流程图是？

流程图：使用图形表示算法的思路是一种极好的方法，因为千言万语不如一张图。

流程图在汇编语言和早期的BASIC语言环境中得到应用.相关的还有一种PAD图，对PASCAL或C语言都极适用。流程图是流经一个系统的信息流、观点流或部件流的图形代表。

在企业中，流程图主要用来说明某一过程。这种过程既可以是生产线上的工艺流程，也可以是完成一项任务必需的管理过程。

例如，一张流程图能够成为解释某个零件的制造工序，甚至组织决策制定程序的方式之一。这些过程的各个阶段均用图形块表示，不同图形块之间以箭头相连，代表它们在系统内的流动方向。

下一步何去何从，要取决于上一步的结果，典型做法是用“是”或“否”的逻辑分支加以判断。 流程图是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。

作为诊断工具，它能够辅助决策制定，让管理者清楚地知道，问题可能出在什么地方，从而确定出可供选择的行动方案。为便于识别，绘制流程图的习惯做法是： 一般用椭圆表示“开始”与“结束”。

行动方案普通工作环节用矩形表示 （例如输入输出） 问题判断或判定（审核/审批/评审）环节用菱形表示 箭头代表工作流方向 流程图实例图 输入输出为平行四边形打算的。

请问WORD文档中怎么做流程图,就是那种带箭头和框框的,谢谢了 -

WORD文档中做流程图，可在插入图形中选择流程图框件和箭头完成流程图的制作。

方法步骤如下：

1、打开需要 *** 作的WORD文档，在工具栏“插入”中找到并点击“形状”。

2、在d出的选项中选择流程图框图和线条进行流程图制作。

3、在框图上点击鼠标右键，选择“添加文字”可为框图添加文字。

4、返回主文档发现流程图制作完成。

WORD文档中怎么做流程图,就是那种带

第1步，打开Word文档窗口，切换到“功能区”。在“插图”分组中单击“形状”按钮，并在打开的菜单中选择“新建绘图画布”命令。 选择“新建绘图画布”命令

小提示：也可以不使用画布，而只直接在Word文档页面中直接插入形状。

第2步，选中绘图画布，在“插入”功能区的“插图”分组中单击“形状”按钮，并在“流程图”类型中选择插入合适的流程图。例如选择“流程图：过程”和“流程图：决策”，选择插入流程图形状

第3步，在Word“插入”功能区的“插图”分组中单击“形状”按钮，并在“线条”类型中选择合适的连接符，例如选择“箭头”和“肘形箭头连接符”，选择连接符

第4步，将鼠标指针指向第一个流程图图形（不必选中），则该图形四周将出现4个蓝色的连接点。鼠标指针指向其中一个连接点，然后按下鼠标左键拖动至第二个流程图图形，则第二个流程图图形也将出现蓝色的连接点。定位到其中一个连接点并释放左键，则完成两个流程图图形的连接

第5步，重复步骤3和步骤4连接其他流程图图形，成功连接的连接符两端将显示红色的圆点，

第6步，根据实际需要在流程图图形中添加文字，完成流程图的制作。

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