一个完整的会议流程应包括哪些步骤

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一，会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调橡卖配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

第二，准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三，会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

第四，会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六，会议结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从几人到几万人不等，时间也是可长可短，类型也是各种各样，性质也是有所差别，但是会议工作的内容与流程却基本相似。一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：会前准备阶段，会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备：

会前准备就是对会议的事前计划，他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排，会前计划一般包括以下内容：会议策划，会议选址，制定营销方案和预算制定。

会议策划：

（1）策划委员会：策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办组织内部成员构成。

制定目标：一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。

确定人选：确定成员，内部还是外部指派。

具体运作：实地场景考察，设计评估，工作记录记录下来以备后期渗如薯参考。

（2）策划方案：会议策划的内容主要包括：

邀请谁？实际有多少人出席？

有效的会议需要充分的时间，必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。

会议的明确的目标。

会议的具体形式，包括会议的开幕式闭幕式等，具体的会议内容。

2.会议选址：

（1）会议地点类型：

酒店：一些中小型会议多选择酒店进行。

会议中心：会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不设置客房和娱乐区。

大学：大多数学校都拥有专门的学术报告厅，有些也是对社会开放的。

轮船：轮船，特别是一些游轮，也设置会议设施。

疗养院：疗养地也配备会议设施，可以疗养，也可以开会。

（2）会议的地点选择

会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1.距离和交通情况

2.举办会议的历史

3.住宿的条件

4.地点的收费状况

5.地点的安全因素

5.地点的服务设施是否全面

6.附近的景点，是否能互惠合作等。

（3）制定营销方案等

市场的宣传对于一个会议的成败至关

1.受众，希望从受众哪里得到什么；明白受众的预期。

2.宣传材料，宣传材料要什么风格。

3.邮寄，参展商需要什么材料，邮寄的成本和反馈率等。

4.广告，在那些刊物上做广告，印刷怎样的广告？

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（4）预算制定

控制会议的预算就相当于掌握了整个会议，预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类，暨固定费用和可变化费用，无论预算多么准确，都会有意料之外的状况发生，总预算应有10%的额外费用。

会议实施

实施会议方案时，其工作内容包括：参会人员的登记注册，收集相关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1. 编制会场手册。

2. 设置信息中心（提供实时服务）

3. 建立指导委员会（负责现场丛者的指导工作进行）

三、总结和评估

会议的总结与评估（会议一旦结束，应该立即对其进行评估工作），一般分为3个部分

1.从筹备到会议结束的各项工作总结

2.效益分析和核算成本

3.本项目市场调查

4.客户的互访工作（与客户回访，加深与客户之间的关系）

5.召开表彰会，感谢相关人员（做好感谢工作，致谢会议相关的工作人员以及合作单位等，并将数据提供给媒体等，扩大影响力）。

工程变更的流程如下：提出工程变更申请报告。填报变更原因、相关图纸和变辩芦更工程量和造价等。监理公司审核工程变更必要性和可行性，审核工程变更造价合理性，审核工程变更对工期的影响，并签署审核意见设计单位审核工程变更图纸审核相关图纸是否满足设计规范，是否符合原设计要求，并签署审核意见。建设单位按相关规定的审批权限罩谨进行申报或批复。建设单位项目主管按上级领导批复意见向监理公司出具工程变更审批意见，明确变更是否执行。监理公司下发工程变更通知令，在变更通知中明确变更工程项目的详细内容、变更工程量、变更项目物灶基的施工技术要求、质量标准、相关图纸，明确变更工程的预算造价和工期影响。承包商按工程变更通知令执行工程变更，如承包商对工程变更持有异义，承包商也应遵照执行，并在7天内向监理公司提交争议，协商解决。

      在管理体系中设计沟通、参与和协商控制程序 ，其目的就在于在整个体系宴拿内建立有效的信息传递方式和沟通渠道，确保管理体系运行中有关信息得到及时沟通、参与和协商与反馈。  

1、任务：

及时、准确地收集、传递反馈有关信息，做好信息交流与协商的管理，以确保质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行

 2、 适用范围：

公司内部信息的沟通处理，以及与外部相关方的信息交流。

3  职责 

3.1  办公室负责本程序的编制、修改和组织实施；负责统筹公司对内外相关信息的传递、处理；负责组织协商工作；负责顾客和相关方的来信、来访接待处理。

3.2  各部门、项目经理部负责本职能范围内信息的收集、传递、处理。

3.4  职业健康安全的员工代表，代表员工参与职业健康安全有关事务。

 4  工作程序 

4.1  协商和沟通的内容 

4.1.1  外部协商和沟通的内容包括： 

a. 向相关方宣传组织的职业健康安全方针；

b. 政策法规标准类信息，如与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和来自上级部门的信息等；

c. 有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息；

d. 接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息；

e. 其它需沟通的、与相关方有关的信息。

4.1.2  内部协商和沟通的内容包括： 

a. 质量、环境、职业健康安全适用的法律法规和其他要求的遵循情况；

b. 质量、环境、职业健康安全方针、目标、管理方案、各项政策、计划、制度的制定和实施情况；

c. 内审、外审、管理评审的结果；

d. 监测、测量的结果；

e. 组织员工参与协商的计划；

f. 事件、不符合与处理情况；

g. 应急准备与响应情况；

h. 质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况；

i. 各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息；

j. 了解谁是员工代表和员工的建议等。

 4.2  信息的收集、处理与沟通

信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.1  外部信息的收集与沟通

4.2.1.1 相关方要求提供信息时，各有关部门或单位将公司的管理方针及有关要求传递给相关方。

4.2.1.2  办公室负责收集顾客、相关方、上级或政府部门的来信、来访、来电，传递至相关部门处理。

4.2.1.3  各部门、项目经理部在收到有关政策法规标准类信息，按《法律法规和其他要求管理程序》执行。

4.2.1.4  相关方抱怨及其他信息，由各部门或项目经理部分别接收，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。

4.2.1.5 对本公司的重要环境因素有关信息是否对外交流，都要形成文件。如决定对外交流，应规定交流的方式并实施。

 4.2.2  内部信息的收集和处理 

4.2.2.1  正常信息的处理，各部门、项目经理部的信息根据相关文件的规定直接收集并传晌型递日常信息。

4.2.2.2  不合格或（潜在的）不合格信息的处理详晌谨搭见《事件调查和不符合处理程序》。

4.2.2.3  紧急状态下的信息执行《应急准备与响应控制程序》。

4.3  对体系运行中产生的信息，由产生部门及时传递到有关部门，并做好记录。 

4.4  各部门要按《文件控制程序》的要求，对接收和传递的信息建立收发文登记，予以记录。

 4.5  协商 

4.5.1 办公室是协商的主管部门，负责组织协商工作。

4.5.2 企业员工及其职业健康安全代表参与协商。各部门、项目经理部的职业健康安全代表由群众产生。职业健康安全代表由二年以上，有一定实践经验，具备职业健康安全常识，热情为职工服务的兼职人员担任。员工参与协商的内容包括：

-----适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；

-----适当参与事件调查；

-----参与职业健康安全方针和目标的制定和评价；

-----对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商；

-----对职业健康安全事务发表意见。

协商的主管部门应告知员工代表关于他们的参与安排，包括谁是他们的职业健康安全事务代表。

4.5.3职业健康安全代表负责收集本部门/单位的职业健康安全信息与各级领导协商解决职业健康安全有关事宜，随时向办公室报告。

4.5.4 协商还包括公司与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。

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