红头文件格式标准样板是怎样的

1 客户询盘:一般在客户下purchase Order 之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。\x0d\2 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包\x0d\装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价。\x0d\3 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。\x0d\4 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。\x0d\5 业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填\x0d\写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审\x0d\核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预\x0d\付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成销售订单,交给部门进程\x0d\员跟进。\x0d\6 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时\x0d\生产:\x0d\61:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务\x0d\员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问\x0d\题应立即请客人改证。\x0d\62:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。\x0d\63:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。\x0d\7 验货:\x0d\71:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。\x0d\72:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日\x0d\期告知计划部。\x0d\73:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联\x0d\系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。\x0d\8 制备基本文件 ,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应\x0d\由业务跟单员制作,交给单证员)。\x0d\9 商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发\x0d\票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一\x0d\周之前拿到商检换证凭单/条。\x0d\10 租船订仓:\x0d\101如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。\x0d\应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货\x0d\能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前\x0d\向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。\x0d\102如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比\x0d\较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要\x0d\另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。\x0d\103如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解\x0d\截关时间,入仓报关要求,等内容。\x0d\104向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,\x0d\以避免差错。\x0d\11 安排拖柜:\x0d\111货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可\x0d\,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定\x0d\仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,\x0d\及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,\x0d\列明柜号、车牌号、司机及联系电话等\x0d\112传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机\x0d\联系电话。\x0d\113要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实\x0d\际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封\x0d\条。\x0d\12委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换\x0d\单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所\x0d\装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系\x0d\人和电话等。\x0d\13 获得运输文件:\x0d\131 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找\x0d\L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提\x0d\单出的船证明等。\x0d\132 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提\x0d\单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。\x0d\133 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。\x0d\14 准备其他文件\x0d\141商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证\x0d\日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无\x0d\误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要\x0d\提前20天办理。\x0d\142FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是\x0d\运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理\x0d\后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国\x0d\商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。\x0d\143一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不\x0d\太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。\x0d\144装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开\x0d\船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送\x0d\证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。\x0d\145装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,\x0d\外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便\x0d\于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。\x0d\15 交单:\x0d\151采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才\x0d\交银行议付。\x0d\152采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正\x0d\本及其他文件寄给客人。\x0d\153如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即\x0d\寄正本提单给客人。\x0d\16业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查\x0d\询,统计等。\x0d\17文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。\x0d\18单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助

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