公文处理方法

公文处理方法

■◆ 第一节 公文处理基本原则

公文处理基本原则是对客观规律的正确反映，是衡量公文处理活动优劣的质量标准。

公文处理基本原则是：法制、实事求是、全面质量、时效、集中统一、党政分工、简化。

■◆ 第二节 收文处理程序与方法

一、收文处理的一般过程

收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

收文处理的一般程序为：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处置办毕公文。

上述具体的工作活动，依其性质的不同可分为收文办理与收文管理两大类活动。

二、收文办理活动方法要点

（一）拟办

拟办实际上是一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可供选择的方案。

拟办的范围。

做好拟办工作应注意的事项。

（二）批办

批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动，它规定了对具体公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。

我国各级行政机关的公文批办工作实行合理分工、分层负责的制度。 批办的范围。

批办公文时应注意的事项。

（三）承办

由于公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理中的中心环节。 承办公文的方式有多种。 承办公文是公务机关各级工作人员的重要职责，承办工作的依据。

承办公文时应注意的事项。

（四）注办

注办的主要作用是备忘待查，为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。 注办由承办人随手完成。

三、收文管理活动的方法要点

（一）公文签收

签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。

（二）公文登记

公文登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

（三）启封

公文在启封时必须注意遵循特定的规则。

（四）分办

分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的决定性的工作。

分办的主要依据。

（五）公文摘编

摘编指对重要公文在投入办理之前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。摘编的目的主要在于为公文的办理提供便利，节省办理时间，使公文能更加快捷、有效地得到办理。

摘编的方法。

（六）传阅的组织

正确组织公文传阅可使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机、空费时间和精力，从而实现并放大公文的效能。

为使组织传阅的活动能取得更好的效果，应注意遵循特定规则。

（七）公文的催办

催办是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。这项活动有利于加速公文的有效运转，防止失控，有助于避免公文的积压延误，对公文效用的迅速有效地实现具有推动作用。

催办有两种形式，一种是内催办，一种是外催办。

（八）公文的查办

公文查办是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

查办工作的常用方式与催办方式基本相同，并往往结合并用几种具体方式。

■◆ 第三节 发文处理程序与方法

一、发文处理的一般过程

发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。

发文处理的一般程序为：拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

二、发文办理活动的方法要点

（一）文稿撰拟

（二）会商

会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。

会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。

（三）核稿

从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级用于审阅批改公文的时间和精力。

审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。

（四）签发

签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。

签发的种类。

（五）签署

签署是指签发公文的***亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。 签署权的归属。

三、发文管理活动的方法要点

（一）注发

注发需要根据领导意图（主要是签发意见）以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。

（二）缮印的方式与程序

缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写；印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。

（三）校对的内容与方法

校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样（反映印版全貌的纸样）或缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。

校对工作的主要内容。

校对方法：对校法、折校法、读校法。

（四）公文用印

用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。

用印时应注意遵循规定的原则。

（五）公文分装的步骤与方法

分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动，其具体步骤一般包括：清点、拣配、登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收。

（六）公文的对外发出

发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发（通信部门）的职责。

公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外，大多数情况下是通过间接传递通道转投。这些通道主要包括：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等。

■◆ 第四节 办毕公文的处置

在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文（办毕的收文，本机关对外发文的文稿和存本等）的归宿：去、留、存、亡，对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。这些处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档。

一、清退

清退的范围。

清退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。

二、销毁

销毁的范围。

销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带等）。

三、暂存

暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。

暂存文件管理的基本方法。

三、立卷归档

凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

案卷的质量要求是：遵循公文材料的形成规律和特点，保持公文之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

立卷的基本的方法就是认真把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类、组合、编目。

公文立卷归档的程序过程是：编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。

公文制发的基本程序

公文制发的基本程序：一般包括拟搞、核搞、签发、校对、登记、分发、立卷、归档等程序。下面是我整理的公文制发的基本程序 相关知识，希望对你有帮助!

1、拟稿。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。拟稿应注意以下事项：

草拟公文，须按档案管理的要求，使用统一格式的拟稿纸，并一律用钢笔或毛笔书写(不得使用红墨水)，字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿，应清稿誊正。

符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。

情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，涉及秘密事项或紧急的文件应准确标定密级或紧急程度。

人名、地名、数字、引文应准确无误。日期应写具体年月日。

除成文日期、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。

引用公文要先引标题，后引发文字号。

公文使用规范简化字，不得使用异体字、不规范简化字和已经简化了的'繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。

2、核稿。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。

3、签发。文稿送批前，涉及其它部门或地区的问题，应严格执行会签制度。会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处(室)在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定。

4、校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经过三人共同校稿，通过看稿、读稿、核稿三道程序，每个程序都应签字，落实责任，保证校对质量。经校对后的清样，交核稿人核对后，在终稿清样上签字后付樱校对符号严格按国家标准标注。

5、印刷。一般文件，应按规定时间及时印出;急件应在要求的时间内印出，不得延误。

6、文件的分发。正式文件应由专门的发文科(室)统一发送。

7、立卷、归档。公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

拓展：公文制发有关规定

一、用纸

1、国家机关公文用纸规格：16开型（260mmx184mm）。

现行国家机关公文用纸规格为：a4型（297mmx210mm）。

2、山东省规定公文用纸为：16开型（260mmx190mm），正式文件一般使用52克凸版纸。

二、公文套头制版的规定

行政机关正式文件应套红印刷，文头用字规格不超过24mmx14mm；同级办公部门的文头用字不超过22mmx12mm；天头一般为45mm，文头下沿与红线间隔30mm，正式文件的文头部分不超过公文用纸的五分之二，函件、信签套红文头部分不超过公文用纸的四分之一。

三、页边与文字区的规定

公文的正文一般用3号仿宋字体，每页19行，每行25字。

文字区为204mmx140mm。页边上、下、左、右与文字区的距离一般是：30mm、26mm、25mm、25mm。

四、印刷字体的规定

1、大标题一般使用2号宋体；（鄄城县）

2、二级标题一般使用3号黑体或宋体；（鄄城县、鄄城县）

3、正文（主体、主送单位、附件、发文时间、印发说明等）一般使用3号仿宋体，16开19行、每行25字。正式公文文区相对较小一些，字距行距较其他材料较大一些，以示庄重。（鄄城县）

4、“主题词”一般使用3号黑体（主题词），主题词内容使用3号楷体或仿宋体（文化年鉴通知、文化年鉴通知）；“抄送”、“发送”一般使用4号黑体（抄送发送），发送单位则使用4号仿宋体（县委人大）。

五、讲话材料印刷字体规定

1、大标题一般使用2号宋体；

2、副标题、讲话人职务姓名一般使用3号楷体；

3、正文印刷排版参照正式公文；

4、篇幅较长的讲话材料，16开每页可21行、27字排版；

5、印发说明、标注等一般使用黑体，如“机密”。

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制发公文是有一套比较完备的流程和严格的程序，包括拟制、办理、管理等多个环节，每一环节又可细分为若干具体单元、小步骤。总的来说，包括公文拟制、公文办理和公文管理三个程序。今天主要聊聊公文拟制程序。

根据《党政机关公文处理工作条例》第五章第十八条的规定，“公文拟制”包括公文的起草、审核、签发等程序。

一、公文起草环节要求

1、体现政策，合法合规。必须要符合党的各项路线、方针、政策，国家法律、法规，完整准确体现发文机关意图，并要与拟制的文件相吻合。

2、实际出发，实事求是。所提政策措施和办法要切实可行，具有可 *** 作性，能够执行。

3、主题突出，内容简洁。主题要鲜明，结构要严谨，表述要准确，文字要精炼。

4、文种正确，格式规范。起草前一定要选准文种，这点非常重要。选错了文种就好比入错了门，走错了路！不但会做无效劳动，影响效率，更主要可能会产生误导，使决策、指示、意见等没法贯彻落实。

5、深人调研，充分论证。同时要广泛听取意见，不能闭门造车，想当然。

6、沟通协调，部门配合。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

7、领导主持，文秘负责。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。授意或向起草文秘人员讲清观点和思路，文秘人员应该完整准确的领会领导的意图。一些重要的文稿，领导还必须要亲自起草。

二、公文审核环节的要求

在审核阶段，根据规定、公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅(室) 进行审核。审核的重点是：

1 、行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

3、涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4、文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。还有排版、版式是否符合要求一并作检查。

5、其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室) 进行初核 ，经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的；由起草单位修改后重新报送。

三、公文签发环节的要求

签发是文件定稿的最后一个关键环节。文件经过法定领导签发即成定稿，产生效力。

在签发阶段，根据规定公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。

党委、政府的办公厅(室) 根据党委、政府授权制发的公文有授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。

签发人签发公文应当签署意见、姓名和完整日期，圈阅或者签名的，视为同意。这是习惯和行规。但从严格意义上说，应当加署意见。如签“同意”等词，这点功夫还是不要省为好。并要写上全名、时间等，便于查考。

有些时候，主要领导不在家，被主要领导授权代行签发的文件，应在签发人姓名右侧注明“代”字。

如属于联合发文的，由所在联署机关的负责人会签。会签后要及时转回主办单位或部门，及时办理发出。以免耽误。

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