外包客户服务有哪些商业风险？

研究表明，企业外包客户服务还是会面临着不少严峻风险。一直以来，企业都将外包非核心商业流程到人力成本更低的地域，或规模较大、具备经济效应的第三方作为“节流”的主要方式。然而，他们却往往缺乏足够的信息来进行有效的成本与回报分析，并过于侧重不当或难以测量的服务等级和成本度量。根据Gartner的分析，外包成功可使企业获取25%-30%的成本节省。但尽管如此，外包提供商不当的管理模式反而会造成客户体验质量的骤降，影响公司的品牌价值，最终使所节省的成本化为乌有。大部分公司在外包时都忽略了有效管理客服体验的重要性，也经常会被“长期”的外包合约束缚住手脚，没有事先进行“试点”运营。此外，相比企业自营呼叫中心19%-25%的人员流动率，外包提供商的人员流动率往往都高达70%-80%，这在知识管理与保持上也滋生了相当的风险。虽然外包非核心流程可以获取一定的回报，但这些回报并非一朝一夕就能显现，企业应采取分段递进式的方式来加强控制。对于那些初次接触商业流程外包的企业，建议他们应从本地外包(而非离岸外包)入手，逐步加以熟悉。切忌被一时被离岸外包低廉的成本所迷惑，而和盘交出整个从终端到终端的客户服务流程。在考虑离岸外包前，必须对外包提供商进行全面彻底的评估，也应对自己处理离岸关系的能力做一个客观的衡量。近年来国际上做服务外包最好的当属印度啦，但是据可靠消息表明，近年来印度的客服外包也出现啦一些不可避免的问题，以下是中国驻印度大使馆的文章： 几天前，家住伦敦的内德先生的xyk丢了，他立即给客服中心打去电话挂失，但每次听到的都是带有浓重印度口音的英语，让他很费解。原来，为了节约人员成本，银行已经把受理查询、挂失业务的服务中心搬到了印度，聘请了印度的客服人员。这就是所谓的服务外包。过去5年，印度的外包产业发展迅猛，受到不少外资企业的追捧。但近来，却有一些企业开始萌生退意。英国第二大能源公司Powergen日前就宣布，将关闭设在印度的客服中心，将其全部转移回英国。理由是自从他们把客服中心转移到印度后，接到的客户投诉电话明显增多，严重拖累了“英国服务”的质量。 不为低成本牺牲服务质量 Powergen公司的运营总监霍乐表示，“海外外包客户服务是一种短视的行为，它并不像看上去那么有成本效益，反而使我们失去了原本的专业素质。虽然海外外包的价格低廉，但是我们不会再为了节约成本而牺牲客户的满意程度。”霍乐说，在英国的客服人员将把工作重点放在如何完整地为客户解决一个问题，而不是像在印度那样，计算每天可以接听多少客户的电话。 英国金融业工会秘书长弗莱明对此发表评论说：“我们非常希望Powergen的这项决定能有助提升英国客服业名声，同时希望其他企业能权衡外包对服务与品牌造成的影响，减少这种趋势。”他认为，这对那些计划把服务外包到印度的企业无疑会起到一些警示作用。 服务外包问题不少 英国的一个消费者机构在一份调查中发现，对海外客服中心表示不满意的人数是对本土的3倍。调查中说，印度人讲英语都带有浓重的口音，一些词汇的使用也与英国不同，一旦谈到稍微专业的问题，就会出现沟通障碍。另外，对于没有英国实际生活经验以及不同文化背景的海外客服人员来说，有些问题他们根本无法给出解决方案。曾有英国媒体报道，英国一家保险公司的客户在自己的汽车被撞后，致电位于印度的客服中心要求理赔。但服务人员却因印度没有这种车型，而无法对赔偿金额做出评估。对于每年共拨打100亿次各类客户服务电话的英国民众来说，这种情况几乎天天发生。 除了语言、文化障碍外，以记者在印度的感受来看，印度最擅长的服务业其实还有很多需要改进之处，比如服务意识。在印度很多服务行业，当有客户进行咨询或者投诉时，服务人员的态度非常好，但出现的问题却总是很难及时真正地落实解决。许多生活在当地的外国人在闲聊时都会将印度服务业归结为一句话“态度很好，解决不了”。 随着外包业务的急剧膨胀，目前印度部分客服中心也开始出现人才短缺的局面，一些英语及专业技能尚不过关的人员不得不经过快速培训上岗，良莠不齐的外包员工队伍也给印度服务业的名声带了许多负面影响。据英国BBC电视台去年报道，印度一家名为姆菲西斯的客服中心即被卷入涉嫌盗窃商业机密的丑闻当中。该公司一名离职员工利用其掌握的商业客户信息从银行了高达35万美元的巨款。英国《太阳报》也曾表示，它的记者向新德里的一位计算机专家支付了5000美元，就获得了1000名英国银行客户的账号、yhk细节、密码和其他个人详细资料。 外包是趋势，企业不会因噎废食 面对客户日益增多的投诉和企业声誉的下降，欧美企业纷纷撤销在印的服务中心。英国的一家大型银行Abbey去年刚刚关闭了其位于印度班加罗尔的服务中心，戴尔公司也不断因服务质量问题受到顾客投诉，而被迫关闭了在印度的呼叫服务中心。 对于有西方公司将外包业收回国内的举措，印度经济增长学院的古普塔教授在接受本报记者采访时认为，这可能只是个别现象，对于整个全球市场而言，面向印度的外包业规模仍然在持续增加。根据麦肯锡的一个报告，印度外包业务的总值达220亿美元，雇佣人数达230万人，占印度GDP的7％，出口增长的44％。服务外包已经成为不可抵挡的趋势，跨国公司不会因为局部的问题就因噎废食。不论出现什么样的问题，中国的客服外包的发展都需要更好的在别人的经验教训的基础上进行改良或者改进，只有不断更新，与时俱进才能开创更广阔的天地。参考资料来源： >

最重要的是，外包协议一定要明确包含，整个合作是做哪些事，多少交易金额。

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业务外包流程主要包括：制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。如下图所示。该图列示的业务外包流程适用于各类企业的一般业务外包，具有通用性。企业在实际开展业务外包时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。
二、各环节的主要风险点及管控措施
（一）制定业务外包实施方案制定业务外包实施方案，是指企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。该环节的风险主要是：企业缺乏业务外包管理制度，导致制定实施方案时无据可依；业务外包管理制度未明确业务外包范围，可能导致有关部门在制定实施方案时，将不宜外包的核心业务进行外包；实施方案不合理、不符合企业生产经营特点或内容不完整，可能导致业务外包失败。
主要管控措施：第一，建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。第二，严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。第三，根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。第四，认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。
（二）审核批准审核批准，是指企业应当按照规定的权限和程序审核批准业务外包实施方案。该环节的主要风险是：审批制度不健全，导致对业务外包的审批不规范；审批不严格或者越权审批，导致业务外包决策出现重大疏漏，可能引发严重后果；未能对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行合理审核以及做出恰当判断，导致业务外包不经济。
主要管控措施：第一，建立和完善业务外包的审核批准制度。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。同时加大对分公司重大业务外包的管控力度，避免因分公司越权进行业务外包给企业带来不利后果。第二，在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。第三，总会计师或企业分管会计工作的负责人应当参与重大业务外包的决策，对业务外包的经济效益做出合理评价。第四，对于重大业务外包方案，应当提交董事会或类似权力机构审批。
（三）选择承包方选择承包方，是指企业应当按照批准的业务外包实施方案选择承包方。该环节的主要风险是：承包方不是合法设立的法人主体，缺乏应有的专业资质，从业人员也不具备应有的专业技术资格，缺乏从事相关项目的经验，导致企业遭受损失甚至陷入法律纠纷；外包价格不合理，业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势；存在商业贿赂等舞弊行为，导致相关人员涉案。
主要管控措施：第一，充分调查候选承包方的合法性，即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。第二，调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的职业履历和专业技能。第三，考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。
第四，综合考虑企业内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。第五，引入竞争机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用公开招标等适当方式，择优选择承包方。第六，按照规定的程序和权限从候选承包方中择优做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。
（四）签订业务外包合同确定承包方后，企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。该环节的主要风险是：合同条款未能针对业务外包风险做出明确的约定，对承包方的违约责任界定不够清晰，导致企业陷入合同纠纷和诉讼；合同约定的业务外包价格不合理或成本费用过高，导致企业遭受损失。
主要管控措施：第一，在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。第二，在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。
第三，在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。第四，在合同的服务和质量标准方面，应当规定承包方最低的服务水平要求以及如果未能满足标准应实施的补救措施。第五，在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。第六，在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。第七，在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。
（五）组织实施业务外包组织实施业务外包，是指企业严格按照业务外包管理制度、工作流程和相关要求，组织业务外包过程中人、财、物等方面的资源分配，建立与承包方的合作机制，为下一环节的业务外包过程管理做好准备，确保承包方严格履行业务外包合同。企业在组织开展业务外包时，应当根据业务外包合同条款，落实双方应投入的人力资源、资金、硬件及专有资产等，明确承包方提供服务或产品的工作流程、模式、职能架构、项目实施计划等内容。该环节的主要风险是：组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位，影响下一环节业务外包过程管理的有效实施，导致难以实现业务外包的目标。
主要管控措施：第一，按照业务外包制度、工作流程和相关要求，制定业务外包实施的管控措施，包括落实与承包方之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全保密管理等机制，确保承包方在履行外包业务合同时有章可循。第二，做好与承包方的对接工作，通过培训等方式确保承包方充分了解企业的工作流程和质量要求，从价值链的起点开始控制业务质量。第三，与承包方建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解决业务外包过程存在的问题。第四，梳理有关工作流程，明确每个环节上的岗位职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的要求。
（六）业务外包过程管理根据业务外包合同的约定，承包方会采取在特定时点向企业一次性交付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外包成果。
由于承包方交付成果的方式不同，业务外包过程也有所不同，前者的业务外包过程是指承包方对产品的设计制造过程，后者的业务外包过程是指承包方持续提供服务的整个过程。该环节的主要风险是：承包方在合同期内因市场变化等原因不能保持履约能力，无法继续按照合同约定履行义务，导致业务外包失败和本企业生产经营活动中断；承包方出现未按照业务外包合同约定的质量要求持续提供合格的产品或服务等违约行为，导致企业难以发挥业务外包优势，甚至遭受重大损失；管控不力，导致商业秘密泄露。
主要管控措施：第一，在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。第二，对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。
第三，建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。第四，对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急处理机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第五，有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。第六，切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。
（七）验收在业务外包合同执行完成后需要验收的，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收。该环节的主要风险是：验收方式与业务外包成果交付方式不匹配，验收标准不明确，验收程序不规范，使得验收工作流于形式，不能及时发现业务外包质量低劣等情况，可能导致企业遭受损失。
主要管控措施：第一，根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。一般而言，可以对最终产品或服务进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收。第二，根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。第三，组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。
第四，对在验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。第五，根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。
（八）会计控制会计控制是指企业应当根据国家统一的会计准则制度，加强对外包业务的核算与监督，并做好外包费用结算等工作。该环节的主要风险是：缺乏有效的业务外包会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业业务外包各环节的资金流和实物流情况，可能导致企业资产流失或贬损；业务外包相关会计处理不当，可能导致财务报告信息失真；结算审核不严格、支付方式不恰当、金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。
主要管控措施：第一，企业财会部门应当根据国家统一的会计准则制度，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼潜在影响等加强核算与监督。第二，根据企业会计准则制度的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立完善外包成本的会计核算方法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。第三，在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。

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