一、办公室员工岗位工作职责
第一条办公室主任职责:
1.全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作;
2.召集公司办公室每周例会,制订每周工作计划;
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;
4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;
5.负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作;
6.负责公司员工的住宿管理;
7.负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;
8.负责总经理办公室人员编制管理;
9.负责对外工作计划的制订与实施。
第二条行政主管职责:
1.按合同实施物资采购和小型用品采购;
2.安排员工的午餐事项;
3.缴纳电话费;
4.环境卫生的管理;
5.外来宾客的住宿安排;
6.车辆年检、年审、保险、维修等事项的具体办理;
7.办理公司员工的暂住证;
8.其他工作配合。
第三条前台文员职责:
1.交换机电话接转;
2.传真收发与登记;
3.前台接待、登记;
4.来宾引见、招待、接送;
5.打卡监督与考勤汇总;
6.请假及加班申报单的保管、汇总、制表;
7.电梯管理、检查灯光、门窗;
8.报刊、函件的收发及报纸的整理和保管。
第四条办公室副主任职责:
1.全公司各部门每周工作计划的监督与上报;
2.谈心制度的落实;
3•员工思想动态的反映和激励机制的研究、报批与实施;
4.内部会议资料的安排与布置:
5.员工生日及公司集会的组织与安排;
6.公司发文管理及报批:
7.全公司各部门资料整理协助;
8.档案管理:
9.文件、记录及内刊的审查和编辑配合。
第五条文员岗位职责:
1.文件、资料打印、登记、发放、复印、装订;
2.饮水机管理:
3_公司办公用品与器材保管、登记和按规定发放;
4_办公用品计划申报主任审批
5.总经理室客人接待与通报。
第六条司机职责:
1.及时出行与安全驾驶;
2.公司领导上下班用车及来宾接送用车;
3.车辆的安全保管及日常清洗、维护、保养;
4.其他工作。
二、员工守则
第一条遵纪守法。学习并模范遵守国家的法律法规。
第二条热爱集体。和公司荣辱与共,关心公司的经营效益,树立“团队、竞争、
协作、责任”的企业精神。
第三条听指挥。服从领导听指挥,全面优质完成本职工作和领导交办的一切
事务。努力帮助领导开展工作。
第四条严守纪律。不迟到,不早退。工作时间不串岗,不在禁烟区吸烟,不私
取或损坏公物,不私设灶具自制饮食,不做有损团结的事。
第五条注重仪表。保持衣冠、头发整洁。男职工不留长发、蓄胡须;女职工要
淡妆上岗,打扮适度。
第六条讲礼貌。使用“您好”、“欢迎您”、“谢谢”等礼貌用语,不以肤色、种族、
信仰、服饰取人。与客人相遇,要主动相让;与客人同行时,应礼让客人先行;同乘电
群时,让客人先上、先下。
第七条讲究卫生。经常剪指甲,注意卫生,体无汗味、异味。工作前不得饮酒,
黼异味食品,保持口腔卫生。
第八条讲究站姿:
1.挺胸、收腹、沉肩;
2.双脚略分开约15公分;
3.双臂自然下垂在身体两侧或背后,放背后时,左手放在右手手背上;
4.头部端正,目视前方,面部表情自然,略带微笑。不得前仰后合或倚靠他物,
不得插兜、叉腰、抱肩,不得前后叉腿或单腿打点,不得东张西望,摇头晃脑,不得站立聊天。
第九条尊敬客户:
1.接待客人时要面带微笑,与宾客谈话时应端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话
插话、争辩,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗。听到意见、批评时不
辩解,冷静对待,及时上报;
2.遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明
白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客;
3.尊重客人的风俗习惯,不议论、不讥笑生理有缺陷的客人,不嬉戏客人的小
孩,不收受礼品。电话铃响立即接转,铃响不得超过3声;
4.接转电话时,要先说“您好!×××部门”,然后细心聆听,声调要温和,勿忘
使用本岗位礼貌用语;
5.会见客人时,不主动握手。必须握手时,应面带笑容,姿势端正,用力适度,不
能用左手。握手时,左手不得插兜;
6.在客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、打响指、哼,小
调。
第十条严守机密。不向客户或外部人员谈论本公司的事务。不议论客户短
长。一切内部文件、资料、报表、总结等,都应做到先收藏锁好再离人,保证桌上无资
料泄密。
第十一条注重廉洁。馈赠物品要如数交公不得私留。不贪污不受贿,不挪用公
款,不以权谋私。要勇于揭发问题,敢于同不良的现象作斗争,要打击歪风,树立正气
第十二条讲节约。克服“浪费难免论”,消灭长明灯、长流水。节约使用文具
器材,爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭兴业的好传统,为公司的增收支做贡献。
三、行政办公规范管理制度
第一条为提高公司的办公管理及文化建设水平,特制定如下规定。
第二条办公仪表规范:
1.每周周一至周四:男士必须穿西装、打领带;
2.每周周一至周四:女士须穿深色套裙、马甲、衬衣、皮鞋;
3.周五:随意,休闲上装、长裤,女士可着裙装(有外事活动除外);
4.头发梳理整齐,服饰熨烫挺括,领带正挺,皮鞋干净明亮。
第三条卡座区规范:
1.办公桌:桌面除电脑,口杯,电话,文具外,不允许放其他物品;
2.辅桌:文件盒、少量工具书;
3.座椅:靠背、座椅一律不准放任何物品,人离开时椅子要调正;
4.电脑:电脑应放写字台左前角;
5.卡座屏风:内外侧不允许有任何张贴;
6.垃圾篓:罩塑料袋,放置在写字台下右前角。
第四条办公室规范:
1.办公桌:桌面除公司购置的案头用品及电脑外无它物品;
2.辅桌:桌面置文件盒、笔筒、书籍外,不准放其他物品;
3.电脑:桌面呈45。角贴墙放置,横式主机置显示器下,竖式主机置桌面下;
4.拖柜:置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅;
5.垃圾篓:辅桌后侧;
6.饮水机:指定地点,不得随意移动;
7.报刊:必须放在报架上;
8.外衣手袋:挂于衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌椅或地柜上。
第五条语言规范:
1.交往语言:您好,早晨好,早,晚,再见,请问,劳驾您,关照,谢谢,周末愉快,拜拜;
2.电话语言:您好,请问,谢谢,再见;
3.接待语言:您好,请稍候,我去通报一下,请坐,对不起,请登记,我即去联系,打扰您一下,好的,行,(切勿说“不”)。
第六条行为规范:
1.坚守工作岗位,不要串岗;
2.上班时间不看报纸、玩游戏或做其他与工作无关的事情。
3.办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静;
4.上班时间,不准在办公室化妆;
5.接待来访和业务洽谈的客人请在接待室或会议室进行;
6.使用接待室和会议室要事先到办公室登记,一般内部事务不得随意使用接待
室;
7.不要因私事打公司长途电话,凡因私事打电话,发现将被罚款;
8.不要在公司电脑上收发私人邮件或上网聊天,发现将被罚款;
9.不得随意使用其他部门的电脑;私客未经总经理批准,不准使用公司电脑;
10.所有电子邮件的发送,须经部门经理批准,以公司名义发出的邮件须经总经
理批准;
11.未经总经理批准和部门经理授意,不要索取、打印、复印其他部门的资料;
第八条讲究站姿:
1.挺胸、收腹、沉肩;
2.双脚略分开约15公分;
3.双臂自然下垂在身体两侧或背后,放背后时,左手放在右手手背上;
4.头部端正,目视前方,面部表情自然,略带微笑。不得前仰后合或倚靠他物,
不得插兜、叉腰、抱肩,不得前后叉腿或单腿打点,不得东张西望,摇头晃脑,不得站立聊天。
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