求办公室管理办法

为了加强办公场所的管理，营造文明和谐、优美舒适、整洁卫生的办公秩序和环境，根据公司相关制度的要求，特制定《公司办公场所管理办法》。

一、办公管理

1、公司员工要自觉遵守办公秩序，应衣着整洁、举止端庄、精神饱满、态度热情、文明礼貌，言谈举止要符合企业员工行为规范。

2、自觉维护公共秩序，遵守社会公德，爱护公物，维护环境清洁；保持办公场所的安静，不得大声喧哗、唱歌，不得串岗闲聊。

3、下班时要整理好台面文件及物品，办公桌上保持清洁，将座椅摆放整齐，抽屉和资料柜须锁好，关闭一切电器，人走时关窗锁门。

4、卫生间水龙头及电灯要随用随关，厉行节约，杜绝浪费。

5、严禁在办公场所内做其它与工作无关的一切活动：

（1）严禁在上班时间上网聊天、打牌、玩游戏、浏览跟工作无关的网页； （2）严禁使用办公电话闲谈，严格执行公司电话管理规定； （3）严禁在办公场所内进行赌博活动； （4）严禁使用非正常配置的高功率电器； （5）严禁私拉乱接电线； （6）严禁在办公室烹煮或用餐； （7）公共场所严禁吸烟。

6、办公场所维护要求：

（1）爱护公共财产，禁止在办公家具、办公设备、墙面上乱写乱画或钉钉子； （2）保持洗手盆台面清洁，严禁在卫生间洗手盆中清洗拖把、倾倒茶叶及其它易造成下水道堵塞的废物残渣； （3）参加会议结束后，应自觉清理好面前的杂物，座椅归位并摆放整齐； （4）自觉爱护公司会议室、楼梯、洗手间、各办公室门窗、窗帘、灯具、墙壁开关等公共设施；

6、夏季空调温度设置应不低于26℃，下班离开时要及时关闭空调、饮水机、个人电脑等电器，杜绝用电浪费。

7、外来人员进入办公场所，需通知办公室。

8、劳动纪律遵照《员工手册》。

二、卫生管理

1、搞好个人办公区域的卫生，做到物品摆放井然有序，保持个人使用的办公设备整洁、干净、卫生。

2、办公场所、办公室和洗手间必须保持整洁、卫生，大楼内卫生标准是：

（1）门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘； （2）地面保持本色，无废弃物、污水、污迹、浮土现象； （3）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘； （4）照明灯、电风扇、空调上无浮尘； （5）书橱、镜子上无浮尘、污垢，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象； （6）桌椅摆放端正，办公桌上无浮尘，物品摆放整齐； （7）电脑、打印机等设备保养良好，外观整洁、无灰尘； （8）严禁从办公室窗口往外乱倒污水、茶叶水，乱扔烟头、废纸及杂物；

3、办公桌面各种书籍、资料、文件、文具等均应放置整齐美观，无乱堆乱放物品现象，室内无卫生死角。

三、消防管理

1、各部门负责人为防火安全负责人，其主要职责是：落实执行有关消防安全的规章制度；检查本办公室的消防安全情况；纠正违章行为，及时发现消除消防安全隐患。

2、办公室内不得存放易燃易爆危险物品，包括废弃的易燃物品。

3、办公场所施工要经公司领导批准，做好安全可靠的防护措施，办公室内严禁明火作业。

4、办公室内的各用电设备要正确使用，电源插头应使用合格产品，不得乱拉临时电线；严禁将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接。

5、办公室的出入口及消防通道应保持畅通，不得堵塞。

6、各部门工作人员应熟悉各自办公室周围的疏散通道情况并保证其畅通。

7、各部门工作人员应熟悉本办公室附近所配置的消防器材和使用。

质量体系程序文件内容:

质量手册

程序文件

作业书

产品质量标准

检测技术规范与标准方法

质量计划

质量记录

检测报告

质量体系文件一般划分为三个或四个层次，实验室可根据自身的监测工作需要和习惯加以规定。

质量体系文件介绍：

是描述质量体系的一整套文件，是一个企业ISO9000贯标，建立并保持企业开展质量管理和质量保证的重要基础，是质量体系审核和质量体系认证的主要依据。建立并完善质量体系文件是为了进一步理顺关系，明确职责与权限，协调各部门之间的关系，使各项质量活动能够顺利、有效地实施，使质量体系实现经济、高效地运行，以满足顾客和消费者的需要，并使企业取得明显的效益。

一个企业的质量管理就是通过对企业内各种过程进行管理来实现的，因而就需要明确对过程管理的要求、管理的人员、管理人员的职责、实施管理的方法以及实施管理所需要的资源，把这些用文件形式表述出来，就形成了该企业的质量体系文件。

在实施ISO 9000的质量管理中，质量体系文件是对质量体系的开发和设计的体现，它是企业质量活动的法规，是各级管理人员和全体员工都应遵守的工作规范。ISO 9000-1中阐述文件的作用时，着重指出“编写和使用文件是具有动态的高增值的活动”。为了实现高增值的目标，需要开发和创造性劳动，需要在文件的编制时遵从一些重要的原理和原则。

文秘工作流程：

一、任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料

工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿

1、第一个步骤：上报材料

（1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；

（2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。

存在问题及处理建议：

（1）个别部门不能按时上报

产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差

解决方法1: 电话催促 （可控）

解决方法2：行政手段加大考核力度

（2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够

产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。

解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、做好下一步工作计划。

（3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。

产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；

解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。

2、第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料）

根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。

3、第三个步骤：初稿审核及修改

（1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；

（2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见

（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改

4、第四个布骤：定稿并上交

（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；

（2）定稿根据要求，发集团相关部门

二、任务2：文件管理

工作流程：接受文件……登记签批……执行落实……整理归档

1、第一个步骤：接受文件

办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件

2、第二个步骤：登记签批

（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内容等）：

（2）文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见；

（3）根据处理意见交主管领导批示；

（4）根据领导批示印发相关部门执行。

3、第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。

三、任务3：制度建设

工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行

1、第一个步骤：制订计划：

（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：

2、第二个步骤：制定完善制度

（1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；

（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各项管理制度。

存在问题：上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。

产生的原因：个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。

解决办法：一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可 *** 作性，便于制度的贯彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。

3、第三个步骤：审阅修改

（1） 各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。

（2） 各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。

存在问题：个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文件长久搁置，无法执行。

解决办法：各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。

4、第四个步骤：批准执行

（1）各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室，统一管理归档。

（2）办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见，属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制度的，由各部门根据主管领导意见执行。

四、任务4：督查落实

工作流程：

（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；

（2）每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；

（3）每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标，实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。

五、任务5：其他阶段性活动材料的准备

工作流程：根据公司安排，按要求及时完成。

办公室管理制度

一、办公室管理条例

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第二条 服务规范：

1仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；

2微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；

5电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条 办公秩序

1工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

第三章 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

二、办公室物资管理条例

第一章 总则

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

第二章 物资分类

1公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

5实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。

第三章 办公用品物资采购

1公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。

2物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1)定点：公司定大型超市进行物品采购。

2)定时：每月月初进行物品采购。

3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

第四章 物资领用管理

1公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

2低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用

3管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用

4贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用

5实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

第五章 公司物资借用

1凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可

2借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

3借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

第六章 附则

1新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

2办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

三、传真使用管理办法

(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

(二)、使用范围

1本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

2使用范围包括本地、国内、国际传真。

(三)、传真的接收管理

1传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

3公司传真机应随时处地开机接由状态。

(四)、传真的发送管理

1各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

2传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3传真原件留存行政部。

(五)、附则

传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

四、公司值班管理条例

一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。

二、管理体制

1员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；

2部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。

三、管理要点和内容

(一)员工值日。

1目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；

2一般以工作时间为责任时间；

3值班要点：

1)巡察办公场所保洁情况；

2)电话记录、处理、转送；

3)领导交办任务。

(二)部门主管值班

1目的：以公司业务工作为主；

2一般以下班时间或节假日为值班时间；

3值班要点：

1)接待下班后来客；

2)处理未完成工作；

3)处置下班后的突发、紧急事件；

4)值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；

5)值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

6)值班人员要按规定准确填写值班日志。

四值班规定

1遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

2值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；

3在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；

4接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；

5值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；

6 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

五接听值班电话应注意：

1礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

2使用语言文明，切忌粗声粗气；

3对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；

4对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；

5 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

6 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

7加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；

8根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。

概述

三星 SmarThruTM Office 是一个适用于办公室用户的功能强大的文档管理应用程序。它可以创建、存储和编辑扫描的图像，并将其传送到用户 PC 上的应用程序或文件夹中。它提供一系列文档管理和编辑功能，可以轻松方便地与三星各种多功能设备搭配使用。用户可以使用 SmarThru 客户端软件将文档直接扫描到 PC 上，十分方便，深受客户青睐。

解决方案中还集成了网络扫描功能，用户无需额外安装软件即可使用扫描功能。三星 SmarThru™ Office 支持的产品包括三星 MultiXpress 6122FN/6322DN 和 MultiXpress 6345N 多功能设备。

特性和优势

SmarThruTM Office 建立了极其简便流畅的文档管理流程，可以在文档的生命周期内对其进行便捷的管理。可以简单快捷地将纸质文档转换为数字资产，以便存储到用户的 PC 或网络文件服务器上。

拖放功能带来 *** 作上的便捷，纸质文档可通过三星设备进行扫描，然后转换为多种格式（如 TIFF、JPEG 或 PDF），进而获取最大的文档灵活性和便利性。

可以对扫描的文档编制索引并进行装订，以便存储和搜索。

可以调整扫描文档的大小，实现简单的管理和存储。

扫描的文档可传送到传真机、打印机、电子邮件、办公应用程序或者光学字符识别软件，进而转换为数字资产。

第一章　总则第一条　为深入推进依法行政，维护法制统一，加强行政规范性文件管理，根据国家有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。第二条　本办法所称行政规范性文件（以下简称规范性文件），是指除政府规章以外，由本省各级人民政府，县级以上人民政府工作部门、法律法规授权实施公共管理的组织（以下简称部门），依照法定权限和程序制定的，涉及公民、法人和其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。第三条　本省范围内规范性文件的起草、审查、公布、备案、评估、清理、监督等工作，适用本办法。

行政机关内部工作制度、人事任免决定、对具体事项作出的行政处理决定以及向上级机关的请示、报告等文件不适用本办法。第四条　规范性文件管理，应当遵循法制统一、政令畅通，科学民主、公平公正，规范管理、精简高效，权责一致、有错必纠的原则。第五条　规范性文件，不得违反上级行政机关的命令、决定，不得超越本行政机关的职权范围；不得创设行政许可、行政处罚、行政强制、行政收费等应当由法律、法规、规章规定的内容；不得违法增加公民、法人和其他组织的义务，不得违法限制公民、法人和其他组织的合法权利。第六条　县级以上人民政府领导本行政区域内的规范性文件管理工作。各部门负责本部门的规范性文件管理工作。实行省垂直管理的部门，负责所辖系统的规范性文件管理工作。

县级以上人民政府办公厅（室）负责本级人民政府规范性文件的组织起草工作，负责各部门报请人民政府制定的规范性文件的受理、审核修改、协调工作。各部门办公室负责本部门规范性文件起草的组织协调工作。

县级以上人民政府法制部门、各部门法制机构（以下简称法制机构）分别负责本级人民政府和本部门规范性文件的合法性审查、制度廉洁性评估、清理、备案审查、报送备案工作。

乡镇人民政府应当选配或者聘用具有法律专业素质的人员，专门负责规范性文件的合法性审查、制度廉洁性评估、清理和报送备案工作。第二章　制定与公布第七条　各级人民政府、各部门依照法定职权可以制定用于管理本地区、本系统、本领域公共事务的规范性文件。

议事协调机构、部门派出机构、临时机构、部门内设机构，不得制定规范性文件。

部门拟对涉及公民、法人或者其他组织切身利益的事项，或者涉外、涉港澳台的事项制定规范性文件时，应当事先请示本级人民政府同意。

涉及两个以上部门职权的事项，需要制定规范性文件的，应当由本级人民政府制定规范性文件，也可以经本级人民政府同意，由有关部门联合制定规范性文件。第八条　政府规范性文件由本级人民政府办公厅（室）组织起草，或者由政府指定一个部门起草或者几个部门联合起草。联合起草的，应当明确一个部门主办，其他部门协办。

部门规范性文件由其有关内设机构或者下属机构起草。

专业性强、社会关注度高的规范性文件，可以委托大专院校、科研机构或者其他社会组织起草。第九条　制定规范性文件应当遵守下列程序：

（一）调研起草；

（二）公开征求意见；

（三）组织论证；

（四）合法性审查、风险及制度廉洁性评估；

（五）集体讨论决定；

（六）公布；

（七）备案。

规范性文件未经公开征求意见、合法性审查、集体讨论决定的，不得公布施行。

未向社会公布的规范性文件，不得作为实施行政管理的依据。第十条　起草规范性文件应当符合下列规定：

（一）符合宪法、法律、法规、规章，并同现行有效的规范性文件相衔接；

（二）坚持从实际出发，具有必要性、针对性和可行性；

（三）法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容，原则上不重复规定；

（四）用语准确规范，条文简明清晰；

（五）文种使用正确，符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》。第十一条　规范性文件起草部门应当采取召开座谈会、听证会、论证会以及公开征求意见等方式，广泛听取各方面意见和建议。

规范性文件起草过程中，相关方面意见不一致的，起草部门应当进行充分协商沟通。未协商一致的事项，原则上不在规范性文件中规定，确需规定的，起草部门应当在起草说明中说明各方意见及理由。

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