办公室文件打印有哪些技巧 办公室文件打印技巧介绍【图文】

办公文件打印的三个实用技巧

1.印刷文件的直接装订&mdash&mdash反向印刷

相信用过Word打印长文档的朋友一定知道，打印后装订总是一件麻烦事，因为一份文档用打印机打出来，第一页肯定会在最下面，装订前要费时费力地把纸张整理好。其实Word已经替我们考虑到这个问题了。

1.在Word中调出要打印的长文档，然后单击。工具。菜单&rarr选项命令，d出选项对话框

2.单击打印标签，检查以上。反向页面顺序打印复选框，然后确认。如图1所示。

3.此时，当我们再次点击打印按钮时，打印机将从后向前打印文档，这样生成的文档可以直接用于装订。

【提示】反转打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览仍会以正常页面顺序显示。请注意这一点。

二。我先知道文档的内容&mdash&mdash打开预览

大量的文件通常储存在办公室的电脑里。当我们想调用其中一个文档的时候，就要一个一个的打开才能知道内容，效率很低。实际上，我们也可以使用Word的打开预览函数来快速学习文件的内容。

1.单击在Word中。文件菜单&rarr打开命令

2.在d出的如图2打开在对话框中单击。查看菜单&rarr预览命令

3.此时，窗口右侧会出现一个预览区域，当我们点击一个文件时，其内容会自动显示在预览区域。如图3所示

3.预览效果省墨&mdash&mdash草稿输出

当我们处理一些重要的文档时，有时需要实际打印出来进行排版校准，但如果使用喷墨打印机，每个月都会花费大量的墨水来打印样本。实际上，Word为我们提供了一个输出草稿函数来帮助我们解决这个问题。

1.单击在Word中。文件菜单&rarr打印命令，在d出的打印在对话框中再次单击。选项纽扣。如图4所示。

　　2.勾选上其中的;草稿打印;复选框后确定，再点击;打印;按钮即可打印出一份没有图片的草稿，但是草稿的格式以及图片的留空大小都与正常打印稿相符，这样，我们不仅能够像以前一样校对版面了，而且也大大降低了打印样稿时墨水的消耗。如图5所示为效果对比图(注意:草稿中图片所占的区域大小和原文档一致，只不过不再打印了)。