成为项目成功利器“管理+IT”的时代已经来临

项目管理工作中遇到棘手问题？个人职业发展遭遇瓶颈？也许你需要一个导师为你答疑解惑。

老邱百问板块就是为此而设，主要关注项目管理和职业发展领域，给大家一个提问的平台，并有机会得到老邱的亲自解答，同时将问答分享，以供大家交流借鉴。

老邱百问，答你所问

question

提问者：卓君

提问：互联网偏技术的职位，做的较多的是公司内部的需求或项目，学了pmp后如何转到真正的项目经理

老邱解答

如果你已经是PMP，那么你一定对PMBOK的过程有所了解，很想把PMBOK所学到的知识运用与日常工作和日常项目中。项目管理人都是有项目管理思维的，比方项目立项管理、项目规划管理、项目执行管理、项目收尾管理，其实在我们日常工作中，还有很多PMBOK中都会提到非常实用的三大工具，今天我在这一篇文章里就给大家介绍项目经理的三大神器！我们也运用场景给大家介绍这三大神器的使用方法。

神器一、mindmanager

项目立项了，我们的章程已经发布，所有人都知道你已经被任命为项目经理了，当你摸不清头脑应该如何往下做的时候，PMBOK被打开了。原来，制定项目章程之后，你必须要完成项目管理计划了，但是该计划中这么多子计划让你无从下手。。。

不急，听我慢慢道来！

项目是由一个商业机会触发，而这些商业机会早已写在商业论证中，也在立项之前明确，在你的项目章程中也应该有高层级的目标和范围。作为项目经理的你，应该继续触发需求管理，项目管理的交付五花八门，有的是实现一个新产品，有的是为客户部署一个产品功能，有的是做企业内部交付，有的甚至只是单单一个流程优化。此时的你，大可不必惊慌，因为我们项目管理的方法是一样的，我们收集需求的工具和方法其实大多相同。

1、产品类项目。

这类项目的项目经理需要有敏锐的用户视角，你很清楚，你的产品设计的好坏会直接影响到用户的购买。所以，获得需求的样本量越大，对你的产品设计和研发越是有帮助。而这时的你要知道，产品设计数据是王道，所以需要大量问卷调查进行统计分析，跟团队进行头脑风暴，抽取样本开焦点小组及引导式研讨会等，甚至还需要考虑到发起人可能会有私人想法，然后对其运用访谈技术。

2、部署类产品。

部署类产品相对来说比较成熟，客户和用户的定位比较明确，他们的购买或者使用思路比较清晰，如上线一个ERP，又如部署一个基站做5G的升级。那么作为部署类项目的项目经理来说，建议使用的一些需求工具如：跟客户一起头脑风暴，开焦点小组会议，或者是引导式研讨会，然后对一些部门主管进行访谈等。

3、内部交付类、流程优化类项目。

你的用户群可能就是公司的某一些业务部门，需求样本量相对较少，你也不一定需要类似问卷这种大样本工具，我们建议使用：头脑风暴、焦点小组、引导式研讨会等，去触发用户对于需求的表明。

无论在哪种模式下，这时候的项目经理一个开始头大了，需求越来越多，也越来越搞，早知道不跟这些用户开会了，他们又不懂，个个考虑自己的私利以自己为中心，而不是项目产品为中心了。PMBOK 又教我们我们可以用亲和图、名义小组、引导等方式给需求进行排序和分类，这样不至于使用户们提出的各种需求都纳入到我的项目范围。项目资金是有限的，项目经理不可能在有限的资源做出无限的功能。

这种类型的需求工作会议，开多了就样样蔓延，开少了呢又怕遗漏需求。这时候，你完全可以使用这个神器，mindmanager。它集成了头脑风暴、亲和图、名义小组等各个工具的优势，当大家在谈每一个需求的时候，如果你用白板写出来还是不够装逼，此时的你可以用一台投影仪，连接着你的电脑，把大家谈到的各个散乱需求写在软件中，这个其实是头脑风暴的功能，边开会边合并需求，这其实是亲和图的功能，最后把各种类型的需求合并到一个总的脑图，这才是真正的需求树。这时候，我们该用名义小组或引导技术了，这么多需求画在一个图上的，也让用户们感到压力，因为他们自己一看这么复杂也打了不少退堂鼓。

原来项目将来做出来是这么复杂的鸭，引导他们，还有走名义小组路线啊，不是不让大家畅所欲言，让他们先刷一遍存在感，让他们畅所欲言谈需求好了，当他们自己眼中看到是这么复杂的时候，就不太再会蔓延了。不蔓延了之后，我们就开始砍需求，让大家用名义小组投票每一个需求的重要程度，甚至我们可以用决策的投票技术让大家砍掉不需要的需求。这样的你，既跟用户们互动比较好，也体现了项目管理精神，需求让他们谈，需求也让他们自己去砍，砍完的就是你想要的东西了。

这个需求会议建议从原先的头脑风暴汇总到思维导图，到现在的大家最终定下要做和不要做的需求，两个小时已经过去了。

现在社会，头脑风暴软件已经非常普及，你的装逼程度也就一般，所以应该考虑我们的神器二。

神器二、axure

你让这么多用户参与需求会议，也通过访谈了解了老板们的私密信息，这时候你需要提升的是大家心中你的专业度了，把他们的需求迅速用原型法画出来。如果刚才在需求会议的2小时我们定下需求后，你趁热打铁马上能够画出原型，这会让无数人仰视你，他们心中无数个666。这个软件使用起来并不难，难的是你是否真的有艺术灵感和审美，你并不用把项目交付物全部画出，你只要能够画出基本框架就好。因为这时候的用户，虽然谈了需求，但其实他们脑子里空空无物。只有当你拿出一个雏形出来的时候，他们才会真的联想到是否那就是他们想要的，甚至会触发新的需求。

在需求会的10分钟休息后，你马上画出了他们想要东西的草图，这个图不需要非常逼真，只要有功能和框架即可。之后我们的探讨才真正高效，而你的专业也将赢得用户的信任。你相信么，从这里开始，在他们心中，你已经是一个非常专业和优秀的项目经理了。

此时的项目经理也心累，想想以前做了这么多年技术现在开始要能够画原型图，没办法，因为你越来越贴近用户，没有一技防身咋办呢？

接下来就要搞定团队的人了，我们建议使用神器三。

神器三、wbs chart pro

这款软件我曾经用过，但是貌似近几年在国内并无销售，所以大家可能要花点心思才能找到。对外通过思维导图、exure可以搞定，但是对内就要考虑如何做出这些产品和功能，而我们众所周知项目经理的分工作包的工具叫做WBS，如果你再像以前一样靠手绘或者用PPT绘制，已经不再装逼。另外，我们在能够自伤而下分解到工作包的同时，我们也可以考虑如何把进度自上而下的粗略分解，把成本也自上而下的粗略分解了。

对于一些小型项目来说，是否要画出甘特图其实并不是那么重要，可以用这样子的分解，也可以对每个工作包进行自上而下的估算，其实我们已经可以开工和准备做了。如果大家问我，让项目能够快速的运作起来，还缺少什么，其实就少了任务分配这个维度。

因为wbs chart pro把任务也分解到了工作包，每个工作包也有它自己的开始时间和结束时间，我们接下来可以用EXCEL作一个RACI模型把分工这个功能给加上去，这样，整个项目的前期规划已经是非常完美了。我们已经有了工作包，每个工作包的开始和结束时间，再做一个表，注明谁负责完成这些工作包即可。

本期呢，我没写那么多的心理治愈类的话，也没写项目经理职业观点，我实在一些，教大家项目管理里非常有用的三大神器，不知道你们用过哪一个呢？

欢迎回复和点评，也欢迎大家的指正。

我们下一期见哦~~

如何提问

老邱百问，答你所问。

项目管理是管理学的一个分支学科，对项目管理的定义是：指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动（譬如任务）的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。

“项目是在限定的资源及限定的时间内需完成的一次性任务。具体可以是一项工程、服务、研究课题及活动等。”

“项目管理是运用管理的知识、工具、技术于项目活动上，来达成解决项目的问题或达成项目的需求。所谓管理包含领导（leading）、组织（organizing）、用人（staffing）、计划（planning）、控制（controlling）等五项主要工作。”

扩展资料：

项目管理工程包括：开发管理（DM）、项目管理（PM）、设施管理（FM）以及建筑信息模型（BIM）。

而项目管理则又分为三大类：信息项目管理、工程项目管理、投资项目管理。

1信息项目管理

是指在IT行业的项目管理。

2工程项目管理

主要是指项目管理在工程类项目中的应用，投资项目以及施工项目管理。其中，施工版块主要是做到成本和进度的把控。这一板块主要使用工程项目管理软件来把控。

3投资项目管理

主要是用于金融投资版块的把控，偏向于风险把控。

管理+IT的时代已经来临，面对企业信息化之路的重重困难，AMT认为企业信息化建设的一般过程包括：IT规划、IT选型及IT项目的评估与持续改进。

信息化应用，已成为企业运作效率提升和规模化拓展的必由之路。如何搭建支撑企业战略的信息化应用战略？如何在制定切实可 *** 作的IT建设计划，为今后几年的信息化工作提供指导意见？如何选择合作伙伴实现IT建设项目的双赢？如何建立高效的信息化组织与流程体系以有利于规划的建设和运营维护？信息化规划与实施，帮助企业引领方向、凝结共识、规避风险。

对于普遍关注的战略执行、流程管理等问题，重点在于如何将之进行很好的规划及应用，以及避免和解决在整个信息化过程当中的问题，来推进信息化建设的过程。本文重点介绍三个内容：第一，在现在新的竞争环境下，管理与IT的时代已经来临，我们必须要用信息化、借助信息化的工具去驱动业务；第二，现在很多企业都在做信息化，但是信息化是否能够达到企业当初所设定的目标？有过实践经验的人都知道，这需要克服很多的困难；第三，介绍一下信息化建设的一般过程，怎样从一个正确的角度去推进信息化建设的过程，而不是盲目地为了上系统而上系统。

管理+IT的时代已经来临

如今的竞争环境与20年前相比，发生了天翻地覆的变化。早期的企业都是一种科层制，是专业化分工非常明细的一种责任架构。在这种架构下，企业的目标基本上是扩展企业的规模，越大就越好。随着新的竞争环境的变化，企业会发现，客户越来越挑剔，对企业、产品、服务等等的要求也是越来越高。企业如何在这种快速变化的环境下，去满足客户不断变化的、挑剔的需求？从管理上去分析，哪些客户的要求是要满足的，哪些是不需要去满足的。从企业整体上分析，快速响应、总成本最低、差异化就成了企业在新的竞争环境下的关键词。

有很多做得好的企业，如沃尔玛，它在全球的成功很大一部分要依赖于它的信息化支撑。信息化帮助它实现了快速响应、快速配货、全球物流体系等，使其总成本在一定程度上达到最低，否则它是无法运转的。可见，在这样的竞争压力之下，企业需要走向管理创新结合信息化、开拓新业务的模式。比如携程网，它把传统的订机票、订宾馆的业务完全电子化，利用信息系统来推动，可以说它已经完全开拓了一片新的领域。再如戴尔的差异性竞争策略，在PC机生产制造商行业来说，传统模式就是先生产，再销售。

而戴尔依靠它强大的供应链管理、强大的信息系统实现了客户在前端可订制的生产销售模式。与之相近的索尼，虽然不是定制的，但是它发展了VIP的会员制，在网上成功开辟了BtoC的模式。这些成功的例子都可以说明，企业想要获取更多的竞争优势的话，管理+IT是一个非常重要的途径。

需要进一步要强调的是，通过研究发现，信息化的收益大小来自于企业管理创新、管理变革的深度。如果信息化知识只是用来简单模拟手工 *** 作的话，那么可能获取的收益是非常有限的，虽然可能会给基层 *** 作层面上带来一些效率，但是对企业整个业务的影响有多少，这是个很大的问号。比如一个大的集团企业，在全国拥有10个工厂，几十个配送基地，它的供应链重整设计就非常重要。要分析集团在什么地方生产、在什么地方配货，这是非常复杂的事情。也许该集团在很多年以前就有供应链的理念在支撑，但是要做优化、高级排程的计算，可以肯定地说，没有信息化系统是绝对做不出来的。

信息化之路困难重重

当今时代，管理创新加IT支撑是企业获取核心竞争优势的重要保障。如果企业只是实现一些基本的信息化，在10年前可能会有优势，但现在只能说有了一个基本的起步点，不代表可以获取更多的竞争优势。

企业面临的困难

虽然管理加信息化是获取竞争优势的途径，但其中有很多的困难，如IT黑洞就是其中之一。很多企业在IT上花了很多钱，但是没有取得当初的预期效果。有家很大的房地产公司，购买了SAP的HR系统，从理论上讲这个系统的功能是无可挑剔的，但是企业自身没有想清楚怎么去用，企业人力资源管理的水平也不高，最后只用到了人力信息的基本管理，如果只是这样一种需求的话，会有更经济的途径去获得。

企业业务变革的阻力。当年BtoC是一种全新的业务，要适应它，就要做大的业务战略调整。有些企业在管理创新上做了很大的努力，或者是业务模式的调整。一个快消品企业，它只是通过经销商铺货的模式转成做直营店，这也是很大的变革，所带来的反d是非常厉害的，阻力很大。要解决这个问题还是要靠管理+IT的清晰明确的思路，借助这两者相结合的提升来达到企业优益运营的目的。

企业规模的扩大。中国近十年来，经济发展非常迅速，在这个过程中很多小企业成长得非常快。在企业规模迅速扩张的过程中，相应的问题就会出现，原来只有几亿销售额、几百个员工的企业，老板能掌握每个事情。随着企业规模不断扩大，老板一个人是力不从心的，不知道企业每天发生了些什么事情。如何在信息化的支撑之下帮助企业管理者获取不同信息是非常关键的。

另外在企业大规模扩展时期，如果没有可积累的稳定的系统支撑，企业可积累、可复制的知识、经验就只能停留在理论层面。一线业务的协同开展也需要信息化的支撑，小到企业内部供应链整合、企业内部产供销的平衡，大到全国各地的工厂、销售机构的产销系统等等，都要要考虑全国的生产布局、产能协调。这都是规模变大之后所带来的一系列的影响。

项目难成功的原因

管理+IT的时代已经到来，但是很多企业还在门口踌躇不前的原因是对信息化项目结果比较失望。国外的一个的信息化研究机构StandishGroup对IT类项目的实施结果做过一个统计，他们将项目结果分成三类，认为项目按时按照项目预算内满足最初的设定目标，即便当初设定的目标很低，但只要达到了这个目标，那么项目就是成功的，然而达到这个按标准的只有162%；第二类是超了预算、超了时间，但是满足了相当一部分目标而不是完全满足项目的要求，叫做需要补救的项目，占527%；还有一类项目就是做到一定阶段发现项目的方向彻底不对，这个项目是失败的，这类项目占311%。即便把第二类也算上，成功的项目还是不到70%。到底存在什么问题，导致项目难以成功？

管理+IT定目标难。目标是什么？在做某个系统之前，企业必须要清楚为什么要做这个系统，它能解决什么问题、支撑什么业务。这个目标不光要制定出来，还要在企业内部达成一致。因为做一个系统，企业内部不同层级对目标的需求是不一样的，正是由于不同层级的需求差异，它们定的目标也不一样，导致系统交付后的心理落差。

企业决策层的目标不是做运营、事务上的事情，是要从中获取大量的数据来作为企业决策的支持。中层管理者可能需要做一些控制、判断决策的目标；基层则希望把原先繁重的手工劳动简化。如果企业目标不明确，没有达成一致，那最后的结果可能是其中某一个 *** 作系统可能解决一线从繁重的手工劳动中解脱，但是高层可能觉得什么也没有得到。

另外业务模式不同也会导致系统应用有非常大的区别。同样是快消品企业，乳业公司基本上是传统的快消品模式，通过经销商铺货来获取利润。但也有特殊的如光明乳业，它有相当大的一块业务使用的模式是鲜奶直送，它的业务系统的支撑就和传统模式有很大的区别。还有企业的发展阶段不同、规模不同时，系统实现的目标也是不尽相同的。

在做每一个信息化项目之前需要企业把目标达成一致，需要系统支撑什么业务、解决什么问题。目标定得准，成功率才会高。否则可能你觉得成功，但是企业里很多人不会认为是成功的。

统一规范难。一个企业规模扩大之后，在不同的地方会设有分支机构，每个分支机构对一些业务的理解都不一样。比如很多房地产公司讲的户型、结构、面积等，名词是一样的，但是定义是完全不一样的。不同分支机构数据规范的不统一，无法形成报表，造成企业领导层在查看公司报表时出现判断错误，使得系统无法使用，最终回归大量的手工编制。

很多分支公司还会强调自己业务的特殊性，而忽略了业务的协同效应及信息化的本质需求。而这个特殊性是否真的特殊？这个特殊性是否已经影响到信息系统的本质？这个特殊性是否是合理的？统一规范是很难的事情，但是如果不能统一规范，那么信息系统可能就看似失败。

管理+IT三字经的组合难。十年来，各种各样的系统的三字经符号特别多。ERP、CRM、SCM这些名词代表什么，从理论上解释不清楚。真正去做的时候，如何去组合它们并不重要，应该要抓到业务的本质，才是系统真正的需求。另外选产品、选择实施商、项目管理都存在很多难题。要选什么样的产品，大型的、中型的、小型的？选择什么样的实施商能够很好地与企业合作把系统做好？项目管理也有很多的问题，项目组的成员安排、数据准备的程度等等。企业需求不清晰、未做好计划和预测、技术问题、计划的方法有问题、不会作计划都有可能导致项目最终的失败。如果在事前有一个清晰的规划的话，这些问题至少能在一定程度上得以避免。

信息化建设的一般过程

企业在做信息化项目之前，要了解信息化各个系统是用来解决什么问题的，企业存在什么样的问题能与之匹配，它可以支撑企业什么样的业务等。明确这些问题之后，要做一个整体的规划，这个规划与管理变革、管理提升是相结合的。规划完成之后才是做大型系统的选型，去选择一个合适企业的系统。项目完成之后，还要进行持续改进，不断地反思当时设定的目标是否在系统建设过程得以实现，如果没有实现，原因是什么。

信息化项目存在很多的风险，通过IT规划、通过过程控制可以规避很多风险。IT规划是企业战略的一部分，也是企业核心业务本质的映射、信息化应用方面的映射。一般是对未来三到五年的信息化应用做一个整体全盘考虑，而不是按照部门的角度去看待的。它通过在项目中不断地沟通，起到对未来信息化工作达成一致的作用。

AMT咨询IT规划方法论的核心是通过映射业务，分析IT蓝图，最终拆解出详细的建设路径。IT规划价值实现的两大关键点是：一是如何体现企业战略、业务和管理对IT的要求；二是如何定义项目、制定实施计划，体现IT价值。

实施要有明确的实施路径，这个路径不是简单的建设信息化。实际上是通过对企业核心或本质业务模式的理解。实施计划不能是今年做ERP明年做CRM这种计划，这种计划是没有意义的。因为在整个过程中，根据企业的实际情况，分析、了解企业需要做的一些系统，包括要实现的目的一定要与管理相配套，IT规划要详细分析与系统相配套的管理的提升。AMT咨询IT规划方法论重点是从战略的要求、管理的要求、业务的要求、变革推动的策略四个方面进行分析，而不单纯从信息系统的角度分析，体现在项目上不仅包括IT项目，还包括配套的管理及业务项目/举措。

IT规划之后要做的是选型，中立的第三方可能帮助企业选择合适的系统和实施商，并能够促进企业与供应商内外对项目目标、范围和预期结果达成共识，降低企业在盲目选择供应商中的风险；中立的第三方可以帮助消除甲乙双方的认知差异，避免双方信息不对称造成的风险；中立的第三方可以根据经验、通过评标委员会做出合适的选择。

最后要做好对项目的评估和持续改进工作。信息化实施是由日常的应用管理和项目建设交替循环进行的，如果将一个实施周期分为项目准备、项目实施、项目验收、应用提升四个阶段，由于每个阶段的工作重心不同，对评估也有不同的要求。对项目准备要进行清晰的业务问题定义、IT资源与管理现状评估、定性与定量相结合的风险的结构化分析与防范。

对项目实施过程的评估是要对项目的阶段成果、管理过程进行科学的评估，规范项目管理制度，保证项目向正确的方向迈进。项目验收评估则要制订验收标准，详细考察项目成果，出具客观公正的验收报告。应用提升的评估要对应用现状进行认真考查评估、出具切实可行的改进建议、建立持续改进机制，形成良性循环，持续改进是应用提升阶段的必然选择。

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