单击“在设计视图中创建查询”后，屏幕上出现“查询”窗口，它的上面还有一个“显示表”对话框。在上一课“建立表之间的关系”中曾经提到过“显示表”对话框。单击“显示表”对话框上的“两者都有”选项，在列表框中选择需要的表或查询。“表”选项卡中只列出了所有的表，“查询”选项卡中只列出了所有的查询，而选择“两者都有”就可以把数据库中所有“表”和“查询”对象都显示出来，这样有助于我们从选择的表或查询中选取新建查询的字段。
单击所需要的表或查询，然后单击对话框上的“添加”按钮，这个表的字段列表就会出现在查询窗口中。将“客户订单数据库”中的“订单信息表”和“产品信息表”都添加到查询窗口中。添加完提供原始数据的表后，就可以把“显示表”窗口关闭，回到“查询窗口”中准备建立“查询”了。 “表/查询显示窗口”显示查询所用到的数据来源，包括表、查询。窗口中的每个表或查询都列出了它们的所有字段，这样一目了然，方便了我们选择查询字段 示例查询窗口则是用来显示查询中所用到的查询字段和查询准则
3.为查询添加和删除目标字段
现在我们就要往查询设计表格中添加字段了。所添加的字段叫做“目标字段”，向查询表格中添加目标字段有两种方法：
第一种方法可以在表格中选择一个空白的列，单击第一行对应的一格，格子的右边出现一个带下箭头的按钮，单击这个按钮出现下拉框，在下拉框中就可以选择相应的目标字段了，选中表“订单信息表”中的“订单号”字段
如果在几个表中都有同样的字段，要怎么区分呢？当我们在查询表格的第一格的下拉框中寻找对应目标字段时，在字段前面都有字段所在的表格/查询名，像“订单信息表.产品名称”字段就表示它是“订单信息表”中的“产品名称”字段。而不是别的表或查询中的“产品名称”字段。这样就不会混淆了
第二种方法更简单，如果要添加“订单信息表”中的“订货单位”字段，就先选中“订单信息表”这个表，然后在它的列表框中找到需要的字段“订货单位”，将鼠标移动到列表框中标有这个字段的选项上，按住鼠标左键，这时鼠标光标变成一个长方块，拖动鼠标将长方块拖到下方查询表格中的一个空白列，放开鼠标左键，这样就完成了将“订单信息表”中的“订货单位”字段添加到查询表格中了
在“表/查询”窗口中如果有很多对象时，这种方法就比第一种方法显得方便多了
如果要删除一个目标字段，将鼠标移动到要删除的目标字段所在列的选择条上，光标会变成一个向下的箭头，单击鼠标左键将这一列都选中，敲击键盘上的“DELETE”键，选中的目标字段就被删除了
4.查询的数据表视图
将表切换到数据表视图，就可以看到“查询”结果了
在Access中，在几个视图之间切换是非常简单的。只要将鼠标移动到工具栏左上角的第一个工具按钮处，就会d出一个“视图”提示标签，单击它就可以从查询设计视图切换到数据表视图
查询的数据表视图看起来很像表，但它们之间还是有很多差别的
在查询的数据表中虽然不能插入列，但是可以移动列，而且在查询的数据表中也可以改变列宽和行高，还可以隐藏和冻结列
在查询数据表中无法加入或删除列，而且不能修改查询字段的字段名。这是因为由查询所生成的数据值并不是真正存在的值，而是动态地从表对象中调来的，是表中数据的一个镜像
查询只是告诉Access需要什么样的数据，而Access就会从表中查出这些数据的值，并将它们反映到查询数据表中来罢了，也就是说这些值只是查询的结果
我们刚才选择目标字段就是告诉Access需要哪些表、哪些字段，而Access会把字段中的数据列成一个表反馈给我们
在查询中还可以运用各种表达式来对表中的数据进行运算生成新的查询字段
5.汇总数据
现在的数据表还没算出每份订单所涉及的“销售总金额”，我们可以在查询中使用表达式来计算。先在查询的设计窗口中添加一个目标字段，就是查询数据表中最后的“销售总金额”字段，因为这个字段不在任何一个表中，所以必须手动将它输入到查询表格的一个空列中
在列的字段行首先输入“销售金额”，然后输入“:”（注意必须输入英文模式下的“:”），接着输入“[产品信息表]![产品单价]*[订单信息表]![订货数量]”，现在再切换到查询的数据表视图看看结果，查询新增了“销售总金额”列，并且自动算出了每份订单中涉及的金额
写计算表达式的时候必须注意它的格式，首先是字段名称，接着是“:”然后是表达式的右边部分，在用到本查询中的目标字段时，必须将字段名用方括号括起来，在字段名前面加上“[所用表的表名]!”符号来表示它是哪个表中的字段
刚才说的都是一些简单的计算，如果要对数据进行一些复杂的计算，要计算十几个值，都这么写会很麻烦，而且如果要取某个值开方后的值，就写不出了
为了完成更多更复杂的计算，Access提供了一个专用的“表达式生成器”，它的具体使用方法将在下一课里讲
6.保存新建的查询
该做的差不多都做完了，我们把新建的查询保存起来吧
在主菜单上单击“文件”菜单中的“保存”命令，如果是第一次存储这个查询，在屏幕上就会d出一个对话框，询问如何命名这个查询：7.利用简单表查询向导建立查询
首先用鼠标单击数据库窗口的新建按钮，屏幕上d出“新建查询”窗口，在列表框中选择“简单查询向导”，然后单击“确定”按钮。在出现的简单查询向导窗口上，选择新建查询中需要用到的字段名称。由于这些字段可能在不同的表或查询中，先要在表/查询下拉框的下拉菜单中选择需要的表或查询，这时在可用字段列表框中的字段就是所选择的表或查询中的全部可用字段了。用鼠标单击选中需要的“字段”，再单击“向左移”或“向右移”按钮就可以将这个选项作为新建查询中的一个选定的字段了。将所有需要的字段都选定以后，单击窗口上的下一步按钮，在下一个窗口中为新建的查询取名，并单击“完成”按钮，就可以创建一个新的查询了
8.利用交叉表查询向导建立查询
ACCESS支持一种特殊类型的总计查询，叫做交叉表查询，利用该查询，你可以在类似电子表格式中查看计算值，要创建一个交叉表查询，首先在数据库窗口中单击新建按钮，并在d出的窗口中单击选中“交叉表查询向导”，然后单击确定按钮，在出现的交叉表查询向导窗口中第一步要求选择含有交叉表的表或查询的名称，第二步要选择在交叉表中哪些字段的值用来做行标题，最多只能选择三个字段，第三步要选择在交叉表中那些字段的值用来做列标题，第四步要选择在表中的交叉点计算出什么数值。第五步中需要为新建的查询取名，并单击完成按钮，这样一个交叉表查询就完成了。
由于这个查询比较特殊，而且对于初学者来说经常看不懂，我特把罗斯文数据库中的相关例子单独提出来以供参考。交叉表查询.rar (83.03 KB) 9.使用查找重复项查询向导建立查询
在Access中，可能需要对数据表中某些具有相同的值的记录进行检索、分类。利用系统提供的“查找重复查询向导”可以快速地完成一个“查找重复项”查询。首先在数据库窗口中单击“查询”选项卡，然后单击“新建”按钮，在“新建查询”对话框中，单击“查找重复查询向导”，单击“确定”按钮。“查找重复项查询向导”的第一步与前面的两种查询向导一样，根据需要选取查询的对象，第二步选取设为重复值的字段，系统会按照选取的字段自动对数据表中的记录进行检索，按照设定的字段分类检索。第三步选择另外查询的字段。其实，在此处选择的查询内容是用户想了解的信息，即有哪些记录具有相同的内容。在最后一个向导对话框中输入新建查询的标题，或者接受系统提供的默认值，并且选择生成查询之后的 *** 作，即可以选择在“数据表”视图中打开查询查看信息或在“设计”视图中修改查询设计。单击“完成”按钮结束查询的建立 。
Microsoft Office Access是微软把数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个数据库管理系统。MS ACCESS以它自己的格式将数据存储在基于Access Jet的数据库引擎里。它还可以直接导入或者链接数据(这些数据存储在其他应用程序和数据库)。其作用如下：
1、用来进行数据分析： access有强大的数据处理、统计分析能力，利用access的查询功能，可以方便地进行各类汇总、平均等统计。并可灵活设置统计的条件。
2、用来开发软件： access用来开发软件，比如生产管理、销售管理、库存管理等各类企业管理软件，其最大的优点是：易学！非计算机专业的人员，也能学会。
扩展资料：
Microsoft Office Access的缺点：
1、数据库过大时，一般ACCESS数据库达到100M左右的时候性能就会开始下降！（例如：访问人数过多时容易造成IIS假死，过多消耗服务器资源等等）
2、容易出现各种因数据库刷写频率过快而引起的数据库问题。
3、ACCESS数据库安全性比不上其他类型的数据库。
4、ACCESS论坛大了以后就很容易出现数据库方面的问题，当论坛数据库在50M以上，帖子5万左右，在线也在100人左右的时候，你的论坛基本上都在处理数据库上花时间，这个时候很可能就会出现数据库慢的情况。
参考资料来源：百度百科-Microsoft Office Access
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