怎么建立Excel数据库

数据库是Excel的三大功能(表格、图表、数据库)之一，使用这一功能必须建立“数据清单”。1数据清单数据清单是一种特定格式的Excel工作表。它将工作表首行的单元格作为列标记(相当于数据库字段)，然后在列标记下面的单元格输入数据(相当于字段中的数据)。提示：一个完整的数据库，需要包括行列项。2建立数据清单的注意事项数据清单是Excel数据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先，每个数据清单应当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为Excel的某些数据库管理功能(如筛选)，只能对一个数据清单生效。其次，不要在数据清单中放置空白行或列，这会妨碍Excel对数据库的检测和 *** 作。最后，数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能导致Excel *** 作数据时出错。

筛选数据、排列数据和分类数据。根据查询道客巴巴显示Excel的数据库管理功能，是指对具有数据表形式的二维表格，提供排序、筛选、分类汇总等功能。数据库管理系统是用于建立、使用和维护数据库的软件系统。它对数据库进行统一的管理和控制，以保证数据库的安全性和完整性，用户通过DBMS访问数据库中的数据，数据库管理员也通过DBMS进行数据库的维护。

Excel数据库创建方法 

1、首先新建一个Excel表格

2、在新建 Microsoft Excel 工作表中输入要编辑的内容。如图：

3、选中所编辑的内容，在名称框中输入数据库的名称并按回车键。（注：在此把新建的数据库命名为“普实软件”）

4、保存新建的 Microsoft Excel 工作表，数据库创建完成。

该模板可以在任何月份或部门显示相同的报表。他从一个可以显示任何月份信息的Excel仪表板报告开始。

这是许多公司的典型要求。假设“月”是第一个设置，则第二个设置可以是“部门”，“部门”，“产品”，“地区”，“项目”等等。

为了展示如何设置第二个设置，我将描述两个简单的报告。示例1说明了我在电子书“使用Excel进行仪表板报告”中描述的一种设置方法，并在IncSight仪表板模板中使用了该方法。示例2显示了具有两个设置的增强版本。

让我们从一个简短报告的简单示例开始。

示例1：**区域标记此非常简短的报告的打印区域。但是，与大多数Excel报告不同，它是动态的。即，当您更改日期设置时，它会自动更新。

D10单元格中的日期设置使用Excel的数据验证列表功能，可以轻松选择正确的报告日期。

尽管不是绝对必要的，但我分配了以下范围名称，以使查看公式的工作变得更加容易：

代码：= Sheet1！$ C $ 3：$ C $ 7

描述：= Sheet1！$ D $ 3：$ D $ 7

日期：= Sheet1！$ E $ 2：$ K $ 2

数据：= Sheet1！$ E $ 3：$ K $ 7

数据验证设置 中显示的单元格的公式为：

D10：=日期

单元格I9中的公式返回日期范围内指定日期的列索引号：

I9：= MATCH（$ D $ 10，Dates，0）

这些单元格返回在其左侧输入的帐号的行索引号：

G11：= MATCH（$ F11，Code，0）

G12：= MATCH（$ F12，Code，0）

这些单元格返回帐号的标题：

H11：= INDEX（Desc，$ G11）

H12：= INDEX（Desc，$ G12）

最后，对于此示例，这些公式将返回指定日期和帐户的值：

I11：= INDEX（数据，$ G11，I $ 9）

I12：= INDEX（数据，$ G12，I $ 9）

实际的动态报告的这一简单框架应该使查看动态报告链接到Excel数据库时的工作方式变得容易。当您在上方的单元格D10中选择新日期时，单元格I9中的MATCH公式将返回该日期的新列索引号。然后，单元格I11和I12中的INDEX公式从数据库中返回新选择日期的值。

现在，假设上一个示例中的公司成立了第二个部门。假设一个部门位于俄勒冈州的科瓦利斯，并使用代码CVD；另一个在华盛顿州的史蒂文斯湖，代码为LSD。这是这两个部门的数据：

图二

示例2：同样，**区域标记了报表的打印区域。但是与第一个示例不同，该示例同时允许日期和分区设置。

该图说明了允许用户指定第二种设置以从Excel数据库中获取数据的几种最简单的方法。在这里，“代码”列使用公式；数据库中的所有其他列均包含值。

“代码”列是数据库中的“帮助列”。Helper列使用公式返回其他列或报表所需的值。在此，该列返回的代码结合了部门代码和总帐科目代码。

这是显示的单元格的公式：

C4：= $ E4＆”-”＆$ D4

（如果无法从该字体中清除该字符，则“＆”字符为“＆”号，该字符位于标准键盘的“ 7”键上。）

根据需要将此公式向下复制到列中。

单元格D13和D14使用Excel的数据验证功能返回显示的值。Div值来自F列的Divs验证列表。

就像帮助程序列一样，报告区域的第一列中的公式结合了部门和客户设置：

I14：= $ D $ 13＆”-“＆$ H14

I15：= $ D $ 13＆”-“＆$ H15

其余公式与第一个示例非常相似。这是列索引的公式：

L12：= MATCH（$ D $ 14，Dates，0）

这是行索引的公式：

J14：= MATCH（$ I14，Code，0）

J15：= MATCH（$ I15，Code，0）

以下是描述的公式：

K14：= INDEX（Desc，$ J14）

K15：= INDEX（Desc，$ J15）

最后，这是值的公式：

L14：= INDEX（数据，$ J14，L $ 12）

L15：= INDEX（数据，$ J15，L $ 12）

当您在示例2的单元格D13中将Div设置更改为“ LSD”时，列I中的报表代码公式将显示该新信息。这将导致重新计算K列中的行公式，这将导致重新计算**报表中的Desc和value公式。与以前一样，当您在单元格D15中选择其他日期时，报告也会更新。

温馨提示：

要运行此报告的季度，只需输入季度日期。

要汇总该季度的数据，您有几种选择：

1您可以使用边计算来返回当前和前两个月的数据，然后对其求和。

2可以使用宽度值为3的OFFSET函数将参考返回至三个月的数据，然后对参考求和。

3您可以使用INDEX（）：INDEX（）为四分之一中的第一个到最后一个单元格指定引用，然后对引用进行求和。

方法2和方法3最强大。但是，如果您以前从未使用过它们，则可能很难理解。我将在以后的文章中详细介绍这些方法。

正如我所说，这是非常简短的报告。但是有了框架的指导，您应该可以设置自己的动态Excel报表。

Excel数据库是您的报表和分析可以轻松使用的简单列表或数据表。本简介将帮助您入门。

Microsoft Excel MVP，2005-2014，电子表格仪表板报表之父

如果将数据保存在Excel数据库中，则可以显着改善Excel报告和分析。

Microsoft，Oracle，IBM和其他公司出售REAL数据库产品。那么，该组中的Excel数据库适合哪里？

大型卡车vs两座吉普车

如果所有其他数据库产品都是各种容量的大型柴油卡车，则Excel的数据库将是两座陆军吉普车。

大型数据库可以在信息高速公路上运送大量数据，而这是Excel无法做到的。但是Excel可以在几乎任何地方快速，廉价地提供相对较小的有效负载。这是那些大型数据库无法做到的。

Excel数据库只是具有行和列数据的电子表格，其组织和格式设置使电子表格公式可以轻松使用数据。

Excel数据库可以有两个方向。

水平Excel数据库

水平数据库在电子表格的一行中具有定期日期，如下所示。这些时间段通常是几个月，但也可以是您想要的任何时间段。

这种类型的数据库通常在列中具有单个键字段，该字段可以包含GL代码，员工编号，产品代码，SKU，股票行情代码，国家/地区代码等。相邻的列可能包含描述和其他有用的信息。

水平数据库中的每个工作表在关键字段中包含一个用于任何特定日期和代码的数字。因此，您可能有一个文件按产品代码分类为“实际销售业绩”，另一个文件按GL代码分类为“目标财务业绩”，另一个文件按URL显示每周唯一身份访问者，依此类推。

这种结构很像OLAP数据库，但是它只有两个维度，而不是几十个维度。如果您使用我的任何仪表板产品，您都会认识到这种数据库设计。

通常，您将使用 INDEX - MATCH 公式从水平数据库返回数据，但是，如果需要在几种类型的代码中进行选择（例如总帐科目以及部门 和地区），则可能需要使用 SUMIFS 。

垂直Excel数据库

垂直数据库类似于关系文件。它们在电子表格的一列中有日期，并且日期不必是定期的。数据库中的其他列可以包含描述，代码，值等。

我通常使用两种类型的垂直数据库。该图显示了一种类型，即简单（或“灰色单元”）数据库。另一种类型是Excel Table，这是Excel 2007中引入的一项技术。

垂直数据库在早期的Excel版本中并不实用，因为Excel在电子表格中只有很少的行可以使用。但是由于New Excel可以包含超过一百万行的数据，因此垂直数据库现在很实用。

要从垂直数据库检索数据，通常将使用 SUMIFS函数 或 SUMPRODUCT函数。SUMPRODUCT比SUMIFS更强大，但SUMIFS的计算速度更快。

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