秘书收文处理程序：文件的登记

收文经过签收、拆封之后，需要进行逐件登记。对收文进行登记，一是便于管理和保护文件，防止丢失和积压；二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况；三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作；四是可以作为核对与交接文件的凭据。

通常收文登记应包括以下几项主要内容：

*收文日期

*收文编号

*来文企业

*文件密级、缓急程度

*文件标题或内容摘要

*份数、附件

*处理情况

特别提醒：

*收文登记的应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。

*同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用。

1）登记方式

*簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。

*按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。

收文登记簿式样：

日期：空格 编号：空格

来文企业：

缓急：空格 份数：空格

处理情况：

备注：

*卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，方便使用，事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。来源于考试大

卡片式登记式样：

来文企业：

缓急：空格 份数：空格

文件名称：

处理情况：

备注：

*联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。考\试大\登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。

联单式登记式样：

来文部门：空格 收文编号：空格

文件标题：

分送情况：空格 负责人：空格

处理情况：空格 备注： 空格

特别提醒：**对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便，易于查找和利于统计文件等要求。

2)登记工作注意事项

*登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。

*登记项目要逐格填写，不随意取舍。

*登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。

*对于专门性质或文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。

*登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注（包括收文人、收文编号和收文日期等），防止丢失。

公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，十五天内难以办结的，应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。（2）登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

公文签收登记是公文管理中的一项责任制度，用以保证公文安全送达中明确经手人，保证公文不会丢失，或丢失后的追究责任。

公文分为机密、保密等密级文件，如果将公文丢失可能会造成公文泄密，会受处分的。

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