如何做好办公室收发文

公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理工作是办公室工作的重要内容，做好公文处理工作，既是夯实管理基础，又是规范工作流程的需要。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度和服务水平，更重要的是影响企业和领导干部的工作效率、作风。

一、收文处理程序及要求

(一)收文处理流程

签收→登记→收转→对党委及办公室的文件拟办→主管校领导批示→传阅或承办→催办、查办→收回文件或办理情况反馈→复查归档

1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

(1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。

(2)进行收文登记。

(3)按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。

(4)按领导的批示意见办理。

(5)将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

(1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。

(2)交党办主任签写办公室拟办意见。

(3)按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。

(4)检查来文的办理、落实情况。

(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

3、 校外单位来往函件的处理程序：

凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：

(1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。

(2)属于函调的，转交组织部处理。

(3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。

(4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处一般的由机要员处理。

(5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。

(二)收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉校领导的`职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

二、发文处理程序及要求

(一)发文处理流程

拟稿→核稿→会签→签发→编号→打印→校对→印制→盖章→送发→归档。

1、拟稿

(1)党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

(2)书写格式、行文规则应遵照执行上级及《河南工程学院关于公文处理的若干规定》。

2、核稿

由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。

(1)党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

(2)一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

3、签发

(1)送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

(2)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

(3)党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。

(4)以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。

4、编号

(1)以党委名义专项上报的材料编号为：同委()第 号。

(2)以党办名义专项上报的材料编号为：同委办()第 号。

5、打印

经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对

一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。

7、印制

校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章

(1)以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。

(2)以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。

9、送发

(1)一般党委文件应上报上级党委等机关下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部送本辽领导。

(2) 党办文件报校领导，发机关各部处、基层党总支、直属党支部等。

10、归档

(1)平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。

(2)按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。

(3) 按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好并编号。

(4)用计算机按照存档要求打印卷内目录。

(5)每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案室。

(二)发文工作要求：

1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。

公文处理具体 *** 作流程：

1．第一阶段：公文的收受与分流

（1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 　

（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 （或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

（1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

扩展资料

一、公文特点：

1、内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须， 符合法律和有关规章的规定，否则无效。

2、形式和格式上的规范性。

3、公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。

4、对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。

二、草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到：

1. 了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；

2. 认真阅读有关文件，明确政策界限；

3. 熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。

文件起草时，应当注意以下事项：

1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

2. 简明扼要。请示应当一文一事。

3. 谦虚谨慎，勤勉及时。

4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。

参考资料：百度百科-公文

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