工作中应该怎么进行文件分类？

其实你的工作涉及的内容也是相当复杂的。因此我建议，文件的分类应从以下几个方面入手。

一、在头脑里把文件的出处（含文件字头和编号等）、用处、保管期限等简单过一下。然后用一小本子记下来。

二、按照文件出处分类。这样找起来也方便一些。若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中。

三、按照文件的用处分类，这种分类方法呢不太恰当，因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧，所以我建议不是特别重要的文件的话，完全不必采取这种分类方法。

四、按保管期限分类。这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法。这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面。

以上建议仅供参考。

在公文处理工作中，应综合考虑发文机关的职能权限和层级规格、机关间的隶属关系和行文方向、公文的行文目的和公文内容、文种的功能属性和适用对象等，正确适用文种。那么办公的公文种类有哪些?我们一起来看看吧!

公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决议决策事项。

(二)决定。适用于对重大事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令。适用于公布行政法规和规章，宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(九)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级机关的请示事项。

(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律法规想同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(十五)纪要。适用于记载会议情况和议定事项。

规则、规定、办法细则等用做党内法规时，为党内法规的专属名称，按照中央和市委党内法规制定的有关规定使用。无党内法规制定权限的党的机关使用规则、规定、办法细则时，为规范性文件名称，一般应以“通知”形式印发。

公文批示规范用语

一、审批公文用语的一般规则

(一)圈阅即表示同意(签发文件除外)。

(二)如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称(如：办公厅、人教司、署领导、司领导等)，审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字。

(三)批示应该注明年月日。

(四)批语对象是上级的，一般称职务是平级、下级的，一般称同志。

(五)批语对象为多人的，区别以下情况表述：

1.如果是任选的组合，应按惯例排序，可用“并”字按一定标准分类。例：按职务分类如“××、××、××副审计长并××、××、××同志(司长)”按性质分类如“××、××、××司(以上为署内单位)并××、××、××特派办(以上为派驻单位)”。

2.如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列。例：“××局长并×副审计长”“×主任并×副审计长、审计长”。

3.如果是多个对象承办事项，须明确主办人。例：“××负责(或牵头)，××、××会同(或配合)办理”。

此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具。

二、几种常见情况的批示用语

(一)领导、办公厅主任签发文件

1.直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日。(如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日。)

2.请他人审阅后再发：签发人批示“请××阅后发”，签字并注明年月日。

3.改请他人签发：在发文单“签发”栏之外批示“请××签发”。

4.请补充、修改后发：签发人批示需要补充或修改的意见后，先行签字并注明年月日。(只适用于做简单补充修改的情况。如果需要做较多重大修改，则应批示退回办文单位重办。)

(二)请领导签发文件

1.直接签发：“请××签发。”

2.请他人审阅后再报签发人签发：“请××(单位或个人)审阅并报××签发。”

3.先会签(复核)后签发：“请××(单位)会签(复核)并报××签发。”(适用于各会签单位事先已经基本协调一致的情况。)

(三)请办公厅签发文件

1.直接签发：“请办公厅签发。”(如确知主任在署内，也可直接批示“请××主任签发”、“请××同志签发”。)

2.请他人审阅后再签发：“请××(单位或个人)审阅并请办公厅签发。”

3.先会签后签发：“请××(单位)会签并请办公厅签发。” (适用于会签单位事先已经基本协调一致的情况。办公厅签发文件即已包含自己的会签职能，无须在此处另外出现“请办公厅会签”字样。)

(四)批示阅读文件

认为需要送他人阅读的文件，通常批示“请××阅”、“请××、××阅”、“请××阅研”。如必要，可以注明送阅的理由或提出自己的意见、建议、要求。(此类阅件通常不须回复意见。)

(五)批示办理文件

1.对需要由上级作出批示的办件，可批示拟办意见 “拟……，请××阅示”、“建议……，请××批示”上级批复“同意”或其他意见。

2.对一般办件，通常批示“请××阅处”、“请××办理”。

3.对需要研究的办件，通常批示“请××研办”、“请××提出意见”，也可以在批示中提出自己的意见。

4.对需要其他单位会商、会签的办件，通常批示“请商××办理”、“请××提出意见，并送××会签”、“请××办理，可先请××提出意见”。

5.对需要他人共同作出批示的办件，在自己作出批示后，可写“请××核批”。

6.对有时限要求的.办件，通常批示“请××于×年×月×日前研复”、“请××于×年×月×日前办结”。

(六)批示送审文件

1.送审征求意见的文件，对上级通常批示“请××阅示”、“请××审示”对平级或下级通常批示“请××审阅”、“请××阅改”。

2.送审内容已经基本确定的文件，对上级通常批示“请××审定”，对平级或下级通常批示“请××审核”、“请××复核”。

(七)批示会签文件

1.单方会签的，通常批示“请××会签”、“请××审签”。

2.多方会签的，一般批示“请××、××、××会签”。

(八)请示的结束语

1.请示由自己办理的事项，结束语通常为“请批复”、“请指示”、“妥否，请批示”。

2.请示需要他人办理的事项，结束语可为“以上如可行，建议批转××办理”。

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1、工业生产技术档案

工业生产技术档案主要是工业产品档案，它是在工业产品的开发、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。

内容丰富、专业繁多、形式多样，其内容在不同专业和不同类型的单位是不相同的。

特点是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。

2、农业科技档案

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。

种类繁多、综合性较强。主要有：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境和农业区划档案。

3、建设项目档案

建设项目档案，又称基本建设档案，简称基建档案，是指在建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等活动中形成的科技档案。

项目特点是按项目成套，一个建设项目的档案是具有有机联系的整体，一般包括：项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件。

4、设备档案

设备档案是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。

设备档案包括自制设备和外购设备。

设备档案的特点与产品档案特点一样，以型号成套。

不同之处是作用不同，形成过程不同。

5、自然科学研究档案

自然科学研究档案是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案，简称科研档案

一般划分基础科学研究、技术科学研究和应用科学研究三种类型。

特点是以课题或项目为单元成套，一个科技研究课题的档案材料，是有机联系的整体。

内容包括：研究准备工作文件、研究试验文件、成果和总结鉴定文件、成果奖励申报文件、成果推广应用文件和其他有关文件

6、医药卫生档案

医药卫生档案是在各种疾病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的监督、检定和生产技术活动中形成的科技档案。

主要分为：医疗技术档案、卫生防疫和卫生监督档案、妇幼卫生档案、药品和生物制品监督、检定、生产技术档案。

7、自然现象观测档案

自然现象观测档案是指在气象、天文、水文、地震等自然现象观测活动中形成的档案。

由于形成领域不同分为：

气象档案、天文档案、水文档案、地震档案

自然现象观测档案—气象档案

气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。

包括气象记录档案、气象业务技术和服务档案、气象业务技术管理档案。

气象记录档案包括 ：地面观测记录文件、高空观测记录文件、雷达观测记录文件、卫星观测记录文件、农业气象记录文件。

气象业务技术和服务档案包括 ：气象分析和预报文件、气候文件、农业气象分析、预报文件、专业气象分析、预报文件和气象服务文件。

气象业务技术管理档案包括 ：国家气象工作条例，地面、高空气象观测的规范、规定、办法、气象观测和预报电码、气象台站档案等。

8、自然现象观测档案—天文档案

天文档案是在天文测测、研究活动中形成的科技档案。

主要包括：

1.天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片；

2.根据原始记录，经过综合、分析整理各种定期报表和图件；

3.观测规范和仪器设备的常数记载文件。

9、自然现象观测档案—水文档案

水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。

主要包括：

站网规划和测站文件、水文测验文件、水情预报文件。

10、自然现象观测档案—地震档案

地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。

主要有地震监测档案和地震分析预报档案。

地震监测档案是在观测台网文件和野外流动测量文件两部分内容组成。

地震分析预报档案包括预报的原始文件，预报意见，监视记录，分析记录及地震趋势意见、简报和报告，震例档案等。

11、地质档案

地质档案是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。

主要包括：区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案。

12、测绘档案

测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。

根据性质一般分为：基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。

根据内容、精确度和比例尺不同，分为全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业性测绘档案。

13、环境保护档案

环境保护档案是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案。

环境管理档案：是在环境的规划、管理、监督、仲裁等活动中形成的环境保护档案。

环境监测档案：是在对水质、大气、土壤、生物、噪声、放射性等方面造成污染的监测以有各种污染源的调查、评价等活动中形成的环境保护档案。

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