如何应用EXCEL建立电子文件目录？

管理电子文件的目的是利用，为了从海量电子文件中查找到利用者所需要的文件，必须借助文件的特征信息，又称著录信息。著录是电子文件管理的重要基础工作，它是对文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,而编目工作就是以目录的形式将著录信息记录下来。电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多，除了传统的著录项目以外，一般还需要包括：（1）“制作环境”，即电子文件制作、修改、运行所使用的软、硬件，包括软件的类型、版本等；（2）“文件类型”，即第一讲中介绍的字处理、图像、图形、影像、声音、数据库、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名称，包括文件名和扩展名；（4）“载体类型”，即光盘、磁带等；（5）“存储地址”，即存储的物理地址，包括终端号、驱动器号、路径名或统一资源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件等。电子文件的编目在没有专用的管理软件可供使用时，可采用EXCEL表格进行编目。以下是该目录的页面。值得说明的是，该目录是电子文件和纸质文件一体化管理，即“双轨制”管理的目录，它将著录项一分为二，反映了文件的三种状态：如只标纸质文件登记日期，则表示该文件为纸质文件；如只标电子文件登记日期，则表示该文件为电子文件；如同时标纸质和电子文件登记日期，则表示该文件为电子和纸质载体双套保存。这种方法简单易行，一方面可以避免电子和纸质文件分别登记的繁琐，同时又可以确保电子文件和纸质文件的互联。

电子文件是信息时代政府管理、经济运行、社会运转和历史传承的重要工具和载体，是国家的核心战略资源。随着国家信息化战略的深入推进，电子文件管理成为国家治理和公共服务的重要手段，电子文件管理重要性日益凸显。

为此，中办国办发布《电子文件管理暂行办法》〔 2009〕 39 号文件，规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展。

《电子文件管理暂行办法》坚持下列基本原则：

⊙统一管理

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

⊙全程管理

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

⊙规范标准

制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。

⊙便于利用

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

⊙安全保密

按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

IFC电子文件利用系统遵循以上原则

在电子文件管理和利用领域，英富森研发推出电子文件利用系统（EDU）。英富森遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，结合以上原则，帮助用户实现电子文件利用价值最大化。

1.统一管理

办公文档统一管理，实现共享，提高工作协同度。

2.全程管理

用户访问日志记录与审计，访问痕迹全程可追索。

3.便于利用

· 电子文件目录支持5级分类，可以对文件实现分层次、分类别管理。

· 支持办公主流格式文档的全文搜索。

· 灵活组织专题根据设置的专题规则，系统自动汇聚相关文件。

· 基于文件内容的关联推荐，提供延续阅读。基于语义关联与用户行为分析，个性化、有针对性地推送跟用户相关的文件。

4.安全保密

用户身份认证与访问授权，受控共享。基于AES128文件存储加密，防止自由拷贝复制。

1，可以将不同的电子文档分类命名存入计算机的某个盘符下

2，当电脑中的电子文档分散在各个不同的盘符中时，如不怕麻烦方便日后直接寻找，可将所有文档用excel简历电子台账，日后若要寻找某文档，可直接对照台账寻找

3，在上述2的基础上，可以在台账中将各个文档直接链接到它的源地址，这是最快捷最有效方便的方法

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