公司文档管理流程

在公司的管理中，档案管理也是一项非常重要的一部分，那么公司文档管理流程是怎么样的呢？那就继续往下看看吧。

公司文档管理流程

第一条 管理部门

1.公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

2.文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收:

1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

2.文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的'签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

第三条 文件整理

点收文件后，应依下列方式整理:

1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条 档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5.档号之表示方式如下 A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2

为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

第五条 档案名称及编号

1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条 档号编定

1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。

4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角左方装订

者则填写于右上角。

第七条 归档与档案清理

1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理:

1.永久保存:(1)公司章程(2)股东名簿(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会纪录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权状及其他债权凭证(8)工程设计图(9)其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存:(1)预算、决算书类(2)会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存:(1)期满或解除之合约(2)其他经核定保存5年的文书。

4.1年保存:结案后无长期保存必要者。

5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条 档卷清理

1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联

上注明部分销毁之日期。

第十条 调卷程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。

2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

第十一条 调卷管理

1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。

3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。

4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

办公流程

1、收发公文整合了流程管理，流程的定义以及各个步骤的办理请到流程管理里面执行。

2、公文管理包括公文一览、起草文件、登记文件。起草文件存放着发文处室已起草并且未进入审批流程的文件。收文登记存放本机构接收到的但未进入办理流程的公文。

3、公文管理整合了流程管理引擎，流程的定义以及各个步骤的办理均需到流程管理里面执行。也就是说，无论是收文或者发文，在完成起草文件、登记文件并提交申请后，能直接进入流程管理进行监督、催办、审批等环节。

4、支持附件上传,支持收文文件和公文文件的查询和 *** 作。

5、收文流程结束以后(走完收文流程的所有步骤)，公文会自动归档进入档案管理模块。

我的批复

1、某项决定的作出，常常需要有关成员按照一定的顺序审批提案人提出的申请，以得出最后结论。

2、个人批复子系统，针对“申请提出，顺序审批”这一抽象的工作流程，对信息进行了分类，您可轻松地使用该子系统提出申请，追踪申请的批复过程，收取和批复他人给您的申请同时系统还对信息进行了特殊处理，以防止他人窃取和篡改您的申请。

待办流程

1、待办流程是用来查看您现在要批复的流程。

2、在待批流程页面中，以符号来表示的列将显示流程状态(是否已读)未读流程显示为,已读流程显示为点号。以符号来表示的列表示流程是否带有附件,显示为则表示流程带有附件。要批阅或查看流程，点击流程标题。

批复流程

1、收到待办流程，点击具体流程标题，再点击[流程处理]，进入审批流程页面。

2、批复内容可在写入批复行中选择或直接输入，并输入登录密码(即是对批复人身份的验证)，点击[确定]，完成该流程的批复。可以输入相应的批复意见和建议.

返回流程

在必要情况下，批阅人有权直接退回流程。在审批流程页面中，批复人在[写入批复]行中选择[退回申请]或直接输入退回流程的.理由，下一步骤选择为否,并输入登录密码(即是对批复人身份的验证)，点击[确定]， 则该流程被退回至发出流程的员工处。

撤消发出申请

在流程审批过程，流程发出人可撤消发出的申请。前提是该流程至少已有一个人审阅过。

审毕批复

在审毕流程栏中，你可看到已经审批完毕的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。符号所在的列表示该流程是否带有附件。

被退申请

发出流程的人可以查看在批阅过程中被退回的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。

撤销流程

发出流程的人可以查看被自已撤消的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。

档案管理有哪些流程

1、收集档案：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散而形成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程，是档案工作的起点。

2、档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包括归档编号，归档页码，撕开粘贴页，页号写错，重新编号，对可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。

如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件，应作相应的处理；如果文件有破损，应首先进行技术修复，并做好标注；对破损严重无法修复扫描的文件，要做好区分标注。

3、档案鉴定：随着档案数量的不断增加，一些档案失去了保存价值，为了防止庞杂，需要剔除那些失去保存价值的档案，同时也要区分档案不同的保存价值，以实现档案的分级保管，发挥重要档案的作用，从而形成档案鉴定工作。

4、影像检查与处理：

扫描仪完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，包括图像顺序与原始档案记录是否一致，有无漏扫、重张等现象，图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量，并及时进行调整，保证图像顺序正确。

5、完整的 OCR识别：

若项目需要实现全文检索，则扫描图像处理完毕后需要使用专业的识别软件对数字图像进行全文 OCR。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后将版式还原转换为双层 PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。

6、提供利用：保存档案的目的是为各项工作提供服务，充分发挥档案功能。为使档案的作用能及时、充分地发挥，需要开辟各种途径，采取各种形式、方式，将档案的利用方法介绍给利用者，从而形成对档案的利用。

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