简述电子文件归档的基本方法

1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处；

2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范；

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份 *** 作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用；

4、采用双套制归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。

电子档案的归档方式有哪些

我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。以下是我为大家整理的电子档案的归档方式有哪些相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

一、选择电子文件信息的汇集点

由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的.系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。

由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递结算中心负责学生交费信息的传递教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。

计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、借助计算机资料管理系统

开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。

对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

电子文件的归档是指不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

一、电子文件归档范围

电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。

电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。

二、电子文件的归档方式

1、物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

2、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。第二，定期物理归档。

三、电子文件归档的时间要求

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。

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