ISO9001 2015标准要求的形成文件化信息的主要作用是什么

文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：

a)满足顾客要求和质量改进；

b)提供适宜的培训；

c)重复性和可追溯性；

d)提供客观证据；

e)评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。

维持一个稳定的、可预测的过程需要对个人和组织两方面的约束。在很多企业，作业程序文件没有得到有效的执行，一个重要的原因在于企业对员工严格执行程序缺乏明确的纪律，当程序文件和作业执行成为两张皮的时候，过程控制就成了一句空话。

1、明确纪律

同样的管理模式在不同的企业往往会产生不同的结果，其原因主要在于企业在执行力上的不同。员工能否严格按照文件、制度、标准去工作是衡量执行力的一个重要方面。因此，企业在员工招聘、培训、跟踪、考核评估和奖励的时候，要考虑员工是否能够严格执行纪律。要求员工执行不能仅靠空洞的说教，偶尔的“全体集合”的会议通常是浪费时间，在这些会议上管理人员会力劝员工“更加负责任”、“更加注意细节”。为了避免这种情况，你的组织应该明确确定一个“过程负责人”，他对过程负责--不仅仅指他要完成自己的工作--而且要保证整个过程是被持续监督、研究和改进的。

要求所有员工做到严格执行制度绝非易事，除非员工都能理解监督、控制和改进的原因和益处。不理解这一点，收集数据和绘制图表将被视为不必要的烦琐工作。因此，企业在实施六西格玛时。对全体员工进行六西格玛的基础培训，让员工清楚自己的职责是必要的。

2、改进过程文件化

一旦改进方案实施后看起来是有效的、可维持的，要想使改进能真正坚持下去，就必须使已经改进的过程详细记录在册，并形成 *** 作规程及固定程序，将所有这些新措施文件化。以下是一些在改进过程文件化中应该注意的问题:

①要用最简洁明确的语言，运用过程图、程序文件、图表、照片、录音带等形象化的辅助工具将过程要求逐一解释清楚准确，尽可能使用通俗易懂的表达方式，避免运用过于专业的术语或专有名词，要保持文件的简单化。

②要特别注意在改进初期显露出的问题、潜在的困难，制定应急预案，并在文件中发出警告信号。

③如果过程太复杂， *** 作规程文件不易马上全部确定，可以吸收过程负责人、技术人员、 *** 作人员一起讨论，反复论证，直到文件细化到可以准确顺利执行，并在实施过程中适时地进行修订。

④让那些将来会应用这些文件的人帮助起草文件，这样能使文件更实用，向所有有关人员展示概略草稿，并请他们提出建议。

---