公司的文档如何管理

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公司文档管理制度

1.目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2.职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3.文件种类

3.1上行文：请示，报告，计划，总结；

3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文：信函，会议纪要。

4.文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用信陪来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；

4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满枯备全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

4.9日期：

4.9.1一般应写发文日期；

4.9.2制度或会议通过的文件应写通过的日期；

4.9.3重要的文件写签发的日期；

5.文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6.用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7.文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、没坦毁备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8.相关文档

8.1文号编码规则

8.2《文件编号使用登记表》

8.3《对外发文登记表》

8.4《对内发文登记表》

8.5《收文登记表》

8.6《文件处理单》

8.7《传阅单》

8.8《用印登记表》

8.9对外发文格式

8.10对内发文格式

8.11报告总结格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9.修订及实施

9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

ECTN 是 ELECTRONICCARGOTRACKINGNOTE 的英文缩写，中文译为电子货物跟踪单，这是清关用的单据文件之一。根据几内亚比绍港务局要求，所有发往几内亚比绍的货物，都必须办理几内亚比绍 CTNNO.（货物跟踪号码）,否则在起运港船公司无法正常出具海运提单，目的港将无法清关和提货。为了进一步加强贸易稳定和安全，几内亚比绍电子货物跟踪单ECTN/BESC项目被要求强制执行。

几内亚比绍ECTN/BESC的具体申请流程如下：

1.提戚隐困交申请资料：ECTN APPLICATION FORM  申请表格、草本海运提单(DRAFT B/L COPY)、Commercial Invoice、装箱单（PackingList）及出口报关单（Export Declaration Documents）；

2.INTEGRATED STANDARD收到上述文件后，会生成一个 IS Reference NO（CON***-***）及付款通知单给到申请人，二个工作日后凭 IS Reference NO 发邮件来查询CTN.NO (**/***/****)；

3.申请人付款并提供银行水单，我司确认到账后，安排派发 CTN.NO和CTN草本 ，申请人将CTN.NO 提供给船公司出正本提单；

4.申请方提供最终文件，以便我司出ECTN正本。（最终文件包含携燃：正本海运提单扫描件(B/L COPY）、盖章的Commercial Invoice、盖章的装箱单扫描件（PackingList）及出口报高念关单扫描件（exportcustomsdocument）。

BSC是法语 Bordereau de Suivl des Cargaisons 的缩写，货物追踪号的意思，英语就是 CTN（Cargo tracking note）。根据马达加斯加 2001 年 11 月 12 日第 N °340 号法令规定，所有从马达加斯加进口的货物都需要申请办宴租枯理型局马达加斯加 BSC（电子货物跟踪单）晌洞。如果不办理 BSC，那么在起运港船公司可能无法正常出具海运提单，并且在目的港将无法清关和提货。

具体申请流程如下：

1.将填写好的申请表发给我司，我会根据申请方一票提单下的柜型柜量开账单给安排付款，并提供服务编号（CON***-***）

2.付款后，将付款水单扫描发给我司。

3.我司会根据申请人提供的申请表信息生成 BSC NO.

4.申请方收到 BSC NO.后，可以将此号码提供给船公司签发提单。

5.待提单签发完成后，请提供以下所需的文件，以便我司尽快提交所需文件和信息，尽早完成证书的审批，生效程序。

6.证书提交审批通过后，我司会将系统内导出的审批通过的证书的电子版本提供给申请人，申请人可以打印出来寄给客户或通过邮件发送给你客户在目的港办理清关之用。

以上就是马达加斯加BSC办理流程的详细介绍，希望对你有帮助。（Integrated Standard 供稿）

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