工作文件夹怎么分类 带你了解存放原则和方法

1、分类存放原则

MECE分析法，全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类。使用MECE分析法作为文件的分类存放原则，可使文件不重叠、不遗漏的分类存放起来，也便于使用人及时准确地找到。

2、分类存放方法

原则确定后，重要的是要采用何种方法能够做到不重叠、不遗漏。笔者经过多年的工作经验积累，得出以下几种分类方法：

按照时间分类。可以按时间节点或时间段来建立不同的文件夹，将文件按照形成时间归入不同的文件夹内。由于人类不能像电脑一样可以并行处理很多资料，一个时间只能处理一个文件，因此按照时间分类存放文件的好处是能够保证文件做到不重叠、不遗漏的存放到电脑中。但是也因此带来一些不利的后果，比如：随着时间的推移，很多文件的形成时间，存放位置都会遗忘，不利于文件的查找和使用，失去分类存放的意义。

按照内容分类。根据工作内容的不同，可以考虑分门别类的进行存放。按照内容分类的方法，难点在于依据何种标准划分，才能确保不重叠、不遗漏。这枯银就需要不同行业不同部门的工作人员在日常工作中予以总结提炼。比如：人力资源管理方面，可分为人力资源脊镇规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理六大模块。这样分类的好处是只要知晓需查找文件的内容，即可快速定位到存放位置。不用担心会随着时间的推移，对文件的存放位置而有所遗忘。同时也带来一些不可避免的问题，比如相似内容或不同时间形成的同一内容会因存放在一个文件夹里，而难以区分。

按照内容和时间相结合的方法分类。按照时间或者内容分类，在平时工作中，各有利弊。无论使用哪一种分类方法，都会给文件存放查找带来不便。但若结合内容和时间分类方法的没野宴优点，取其精华，去其糟粕，则会给日常工作中文件的存放查找带来极大的方便。可依据个人习惯，采用一级分类按照内容、二级分类按照时间的方法来分类存放资料，也可使用一级分类按照时间、二级分类按照内容的方法来分类存放资料。

主要分六种：

1、二孔文件夹：

二孔文件夹最常用了，用它装订一些资料，非常实用；二孔文件夹，要配一个打孔机；将A4纸对折，用打孔机打两个孔，便可装订了。二孔文件夹的缺点是放了很多资料腊尘后弊含，一不当心容易散开，掉下来。

2、快劳文件夹：

快劳文件夹的价格比其它文件夹要贵，它们有厚、有薄；快劳文件夹适合于一些比较多、比较重的资料文件，并且比较整齐好看。将文件打两个孔，装进，夹紧便可。

3、活页文件夹：

有些标书是要制成书本的，可用活页文件夹装订成册，当然也可制成书本似的；活页文租局笑件夹还可以作为出厂说明书的包装，大方、耐用。活页文件夹要配专用的打孔机。

4、双夹子文件夹：

双夹子文件夹的成本是比较便宜，优点是不用打孔即可存放，它适合于放少量的资料。

5、特殊文件夹：

以下的文件夹不怎么常见，但是非常结实，特别适合用于一些需A4纸横打的工艺文件卡片、固定资产卡片等。

6、二孔铁夹子：

有些资料用过了一段时间后，就不用了，为了节省文件夹，我们可用一个二孔的铁夹子，收纳起来。这样，成本非常便宜，并且能放很多年。特别适合于大量图纸、资料的保存。

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