文件夹层级管理

【高效省时36计·第1.2讲课后实践】

这是2018年12月4日“崔律精时力之高效省时36计”系列第1.2讲的课后实践。

<实践事项>

动手笑纤枝调整电脑文件夹与电脑桌面。

<实践日志（记录）>

1.我在本讲中的收获：

1.1.清单与范本。（1）文件清单的作用是方便使用者一目了然。比如说我们需要提供多个文件，在这个时候给一个有编号的文件清单+对应编号命名文件，方便对方对照提取。（2）范本体现出来的用户思维和谨慎。如同知识诅咒，可能是大部分人都知道的一些知识，但也不能百分百保证知道，提供范本，告诉他人做法，可有效的排除那1%的可能性出错。

1.2.文件夹层级。文件夹的层级建议最多不超过四级，第一级最多不超过十个类别，类别可根据工作管理划分，比如说事前准备、进行中、资料库、……归档。每个文件夹命名开头用1234来排序。第二级文件夹一般可以按碰敏客户、项目、业务、板块等等进行划分。第三级文件夹在第二级的基础上进行分类。如项目可按进展阶段分。在这一层的文件夹加上日期。第四级文件夹是文档。

1.3.提效。最常用的文件夹用“+”标出来，作用是打开d盘的时候能立马看见它，假如每次提高0.5秒，点击的次数越多提效越多。

1.4.归档。3年以上的文件夹可定在每年初归档。一是保证常用的是近3年文件二是可提高某一文件夹的搜索速度三是形成定期清理的仪式。

1.5.桌面管理。制定桌面管理原则，如只放短期常用、临时放置、近期用文件快捷方式，做到临时性文件日事日清，单个文件当日归夹。看着崔律的桌面，感觉可将桌面左右侧按用途或性质划分。

2.今日实践中的亮点：

2.1.在日常工作中，当我需要提供较多文件的时候，也会使用文件清单的形式给到对方。今天看到崔律的清单，让我想起资料来源的提供者，以后是不是也考虑备注到清单上面呢？因为在比较长的一段时间后还是不太容易记起来，过这个点的使用率并不高。

2.2.求助崔律。

3.我的疑问(周六答疑) ：

4.其他想说的话(如有)：

关于排序我会用abc……，二级又喜欢用123……，三级喜欢用日期开头……感觉自己有点花心。有时候我会在一级的地方放一些单个的文件，目的就是光用快速找到，我有一点点强迫症，就有时候看到那竖派几个文件散落着会觉得不整齐，在纠结要不要另建一个文件夹，把它们都放在里面。

5.[众筹]工作里，我的高效省时小妙招：

6.[附加题]面对57元/小时的工资，我们怎样想，才是积极主动的，才会更好利用时间？

怎么可以把57元/小时变57元/半小时呢？

规章制度主要包括管理层制度与 *** 作层制度两大类，管理层制度一般层级较高，调整范围较宽，规定得较为笼统全面，一般用“管理办法、管理制度、政策、枝巧茄规范”等名称命名；宽祥 *** 作层制度一般是为落实细化管理层制度而制定的，层级猛察较低，调整范围较窄，规定得也比较具体明确，一般用“实施细则、流程、要求、 *** 作手册、程序”等名称命名。

文件管理的真谛：在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。

解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

第一招 发挥我的文档的作用

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在d出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上 *** 作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

小提示：如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的乱备文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:/My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。

第二招 建立最适合自己的文件夹结构

文件册扮夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件哗姿毁、硬件的类别建立文件夹而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

第三招 控制文件夹与文件的数目

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

第四招 注意结构的级数

分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。

第五招 文件和文件夹的命名

为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。

此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。

第六招 注意分开要处理的与已经完成的

如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。

小提示:为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》，及时备份文件并删除不需要再使用的文件。

第七招 发挥快捷方式的便利

如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。

第八招 现在开始与长期坚持

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的 *** 作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。

如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等 *** 作，而且要在以后 *** 作中克服自己的陋习。

---