红头文件格式标准样板是怎么样的？

红头文件标准格式样板（正规详细版）

一、目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和盯槐字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字誉耐号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

二、红头文件格式要包含以下因素：

1、企业标识

企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”，

那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样。

2、发文字号

发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等。

年份是4位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数0。

如宏意人2号，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第2。

3、标题

标题并非是制度标题，标题的格式一般为《关于XXXX的通知（请示、指示）》。如薪酬管理制度，标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知”。

4、主送单位

主送单位就是文件发给哪些单位。

5、正文

此正文并不是制度的正文，而是通知的内容，一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的，例如“各部门：《薪酬管理制度》已制订完毕，自2016年11月1日起生效，请遵照执行。”

如果是修订的制度，正文中要说明替换的文件情况，如“各部门：

《薪酬管理制度》已修订完毕，自2016年11月1日起生效，同时宏意人【2015】15号《关于下发＜薪酬管理制度＞的通知》废止，请遵照执行。”

6、落款

一般包括发文单位、日期和印章。

7、附件

附件一般为制度正文内容，制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明。

8、主题词

主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过5个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索。

笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解。

9、抄报

一般用于上级单位中，除了主送上级单位外，其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报。

10、抄送

抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般庆则春用于平级和下级单位。

11、印发单位及日期

指公文印发的单位及日期。

分类编号设置

主要是根据合同的不同类型，将其合同进行分类，一般由合同类型前两个大写字母的简写组成，如劳动合同简写LD，贷款合同简写DK，租山银赁合同简写ZL等。

日期编号设置

主要是日期构成的， 要以签定合同的日期做为编号的来源。如：2013年3月15日签定的合同，那么二级编号应该为20130315。

份额编号设置

中小型企业有两级编号一般就可以满足日常的运营。但也有一些大公司每天的合雹唯首同量比较多，在几十份左右，所以三级目录可以使用份数来做为区别。如某某某公司租赁合同于2013年3月15日，是当天的第32份合同，那么编号可设置为：ZL－20130315－32。

明责编号设置

大型公司合同签定人员较多， 为了责任的明确，也会增加员工的工号在其编号中。如负责签定合同的员工工号为：332号，那可设置编号：ZL－20130315－32－332

按部门源数编号设置

也可以将合同按部门分配，取部门名称拼音首字母作为简写进行区分。如：市场部简写为：SCB；销售部简写为：XSB；研发部简写为：YFB等等。

注意事项

通过以上编号命名规则，按公司实际需要，采用不同的形式组合，无论怎么组合，应以方便管理与查询为前提。

各级编号间采用短线连接“－”

符合同编号文件样本。

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