因为现在的聊天软件，基本上都有发送文件的功能，所以，大多团队工作时，已经习惯于使用聊天工具进行文件的收发，如果文件存储位置比较随性，图纸文档因修改产生多个版本时，那么团队将会花大量的时间在查找和确认文件上。
现在想的是如何将公司的图纸文档集中规范管理，以此来打破这种低效的文件管理方式，提高员工、团队乃至整个公司的效率呢？管理文档已经不能停留在简单单一文件夹存储，要用的时候再查找了。
图纸文档的管理要贯穿文件的整个生命周期，在保障使用安全的情况下，让各人员能方便地使用。
首先要解决的就是“做好存储”然后才能让图纸文档“好用”才能实现“好用”的目的。
一、合理分类是高效的基础把我们办公的文件都集中起来存放在共同的公司平台，进行分类存档，按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中，分类原则：不能只是单纯的属性类型进行分类，比如“jpg”文件夹下面存储图片文件，“doc”文件夹下面存储word文档，这种基础分类方法对于办公来说其实是低效的。
我们可以根据文档间彼此的联系和隶属关系进行分类，比如：某某部门-某时间-某项目文件夹，另外文件夹的层次最好不要超过3层，尽量扁平化，以方便后期查找。
二、高效的根本-规范的文件命名。
没有统一规范的命名，分类都难以完成。
相信在没有统一命名标准时，命名会变得很随性，即使同一个人在不同的时间段命名也会不同，为了图方便，会选择默认的文件名“文档1”“文档2”，或者胡乱敲几个字母，先存上。
这只能得一时的方便，时间一长就逐渐会忘记文件的内容，你就必须一个个打开看里面的内容。
所以为了以后的高效查找和使用，标准命名规范是硬性条件。
办公文档命名规则：符合行业准则+遵循逻辑性不同的行业，有不同的命名方式，各公司也有区别。
可以参考：时间+项目+文件类型+编号/识别号/关键词。
有了这些文件属性，方便我们记忆和确认的同时还能配合高速搜索工具实现快速查找。
三、 如何才能快速地找到目标文件？说到找文件，现在很多的图纸文档管理软件都能进行快速的查询。
图纸文档管理软件的诞生，解决我们日常办公所面临的各种文件 *** 作问题，市面上已经有很多成熟的产品，彩虹EDM图纸文档管理软件是在企业使用较多的，所以我以彩虹EDM为例，来讲讲如何提升我们的工作效率的。
彩虹EDM的功能非常人性化的，对于图纸文档的查找，除了按名称、项目、文件类型、编号、关键词进行外，还可以通过文件大小、尺寸、作者、创建/修改时间段等进行查找。
可按设定好的属性条件进行查找外，用户也可自定义搜索条件。
能够大大地提高我们进行文件处理的效率。
容易上手，只需要付出一定的学习时间成本，就会节省许多工作时间。
四、怎么快速分享图纸文件彩虹EDM来管理我们的工作文件时，文件的存储，搜索，分发都能在系统中快速完成。
如：彩虹EDM提供便捷文件搜索和分享功能，可以帮助我们快速地找到文件，便捷的右键文件分享机制和收发功能，实现重要文件在公司内部的快速发送和接收，同时配备有即时通讯模块，同事之间的图纸文件交流传输也变得简单了。
我们再在也不用文件堆中找图纸文件，找到后再复制文件到通讯工具中完成发送。
五、实现移动快速办公彩虹EDM把我们办公的文件都集中起来存放管理，软件部署在云端服务器时候，无论在哪办公，只要打开彩虹EDM客户端就可以使用系统里的图纸文件资料，不必再使用移动U盘做复制粘贴了。
再也不怕忘记带文件情况了。
给不同办公地点或出差办公的用户带来了很大的便利。
同时线上即可进行工作流程办公，特别是在外地文件审核，直接线上完成，不用特地再跑公司走人工流程。
六、文件的历史版本的数据追溯版本管理一直是图纸文件管理中的一个难题，彩虹EDM能帮助记录和管理各文件的版本信息。
历史版本可做数据参考，也可重新启用。
另外，彩虹EDM可自定义预设文件模板，可方便用户创建文件。
而受控的图纸文档，可调用本地应用进行编辑（有编辑权限的情况下），并实时存储于软件系统中，不必先保存在本地桌面再上传系统。
总的来说，彩虹EDM对图纸文件进行全生命周期管理，从图纸文档的收集/创建、处理/编辑修改、归档、发布回收到最后的销毁，将管理和使用整合为一体，以此提高办公效率，软件可部署在局域网也能部署在云端，高效办公的利器。
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