如何做好文件收发工作

建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。

一、收文处理

1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。

2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。

3、承办人应根据规定的传阅范围或指示、要求，安排传阅或办理。

4、凡需办理的文件，先由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理提出拟办意见，分送给有关部门签署意见再呈送总经理室批示后办理。行政部经理处理公文时，认为无需送总经理室阅批的一般性文件，可直接批转有关部门阅办。

5、公文不得越级传递，除领导直接交办外，一般不直接送到领导个人。

6、各部门在收到急件时，应在2个工作日内答复，一般性公文，应在一周内办理或提出意见，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要答复。

7、加强公文检查和催办工作。行政部对有关领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时向行政部进行反馈，以便及时向有关领导汇报。

二、发文处理

1、发文处理，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、分发等程序。

2、草拟公文的要求：

（1）保持文件的一致性。起草的文件，除本文的一致性外，还应与原来有关的文件精神相衔接（要加以说明）。

（2）行文时，必须从公司整体角度出发，做到情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确。

（3）引用公文要写明发文单位、公文编号、标题和行文时间。

（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持清洁，凡是文面凌乱不清的，应重新誊稿。

3、公文的审核。文稿在送领导签发之前，应先由起草部门负责人审核后，由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理审核后，再由行政部转呈总经理室核稿；如内容涉及多个部门，还需所涉及部门经理加具审核意见。

4、公文签发：以董事会名义的发文，由董事长签发；公司行政文件及一般性文件，以及以部门、分公司名义的重要行文，由总经理室签发；以部门、分公司名义的一般性行文，由部门、分公司负责人签发。

5、公司公文签发后，由行政部负责打印、校对、装订、盖章、登记、分发。

6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。若确需要修改，必须重新送签。

7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。

8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。

9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。

三、公文的管理

1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。

2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。

3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。

4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。

5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。

为加强对公文收发和内部拟文的管理，特制定本制度：

一、文件收发管理

单位所有的公文归口办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办

1、签收：办公室人员应按时领取文件和信件。

2、呈办：凡收到的文（函）件（包括领导带回的会议文件），应及时登记、呈送、拟办、传递。对收到的文（函）件，由分管的副主任提出拟办意见后，再行传递。属急件的随收随呈，及时办理。

（二）公文的保密。

对“三密”文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在保密室外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、内部拟文

（一）行文规则

1、行文应当确属需要，注重实效，坚持少而精。

2、向上级请示问题，应当一文一事；不应当在非请示公文中夹带请示事项。

3、向区直有关单位的重要行文，应当同时抄报区委老干部局。

4、与我单位不相隶属机关之间一般用函行文。

5、与其他同级单位间必要时可联合行文。

（二）制发程序

主办科室承办人拟稿→科室负责人核稿→分管主任审核→主任签发→办公室校核公文格式并登记→编号→承办科室校对→打印→装订→办公室盖章→封发。

（三）公文起草

1、起草公文一律用蓝黑或碳素墨水书写或在微机上直接录入打印，不得用红色墨水、圆珠笔和铅笔书写，草拟文稿首页一律使用发文稿纸。字迹要工整，稿面要清晰。修改文字要运用标准修改符号，不得书写在装订线以外。

2、科室完稿后，一律用蓝黑或碳素墨水填写拟文稿签，全稿按管理权限或分工逐级送领导审签，拟稿者按审签意见进行修改、定稿。做到行文体式得当，行文要素齐全，审签程序规范，意思表达准确。

（四）公文校核与校对

1、公文正式印制前，由办公室对公文的审批手续、文件格式以及文字表达、主题词等进行校核，确定发文字号、印发范围和印制份数。

2、公文的印制与校核由承办科室负责，校样要与原稿一致。公文印制好后，承办科室要及时将文件、原稿及电子版交办公室保存。

（五）公文装订、传递

1、公文装订、封发由办公室或承办科室负责。

2、需及时下发的会议通知和上报的重要报告、请示，经中心领导签批后可通过传真下发、上报。3、公文上报下发应发给组织，一般不发给个人。

公文的起草：主办部门起草人及部门负责人

会签：其他协办部门

审核：办公室文秘

领导会签：主办部门及协办部门的分管领导

签发：单位负责人

印制：办公室

送达：办公室或主办部门

收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。

收文处理包括：签收、拆封、核对、登记、拟办、批阅、分办、批办、传阅、承办、催办、注结、清退、立卷、归档、销毁十六个环节。

扩展资料：

1、收文登记：收文处理程序之一，对收进文件及其运转处理的数据进行完整登录的工作。

2、主要登录项目有收文号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、附件、分数、密级、承办单位、签收人、复文号、归卷日期、归入卷号、备注等。

3、主要登记方式有簿式登记和计算机登记，保存期限视收文重要程度而定，是控制，管理和保护文件的基本手段，也是了解文件处理状况的依据。

参考资料来源：百度百科-收文登记

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