秘书收文处理程序：文件的传阅

文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人则梁，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。

除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。

传阅表式顷做样：

文件名称 空格

时间 空格 送孙乎运阅对象 空格

送阅对象

签名

备注

做好传阅工作，秘书人员应切实注意以下几点：

*合理调度，分清主次。组织传阅的原则是急用先看，先送给公司的上司、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。

*急件、密件，单独处理。尤其是对特急件和件，要减少中间环节，以免误时误事或发生失密。

*严格范围，认真管理。无论是采取逐人送阅还是阅文室阅读都必须严格执行关于文件阅读范围的规定，既不能随意扩大也不能缩小，发至谁的文件，阅读到谁。

机要文件以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密，制定了哪些关于机要文件的管理规定呢?下面我给大家分享关于机要文件管理规定的相关资料，希望对您有帮助。

机要文件管理规定如下

一、收文

(一)机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有：

1.中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。

2.天津市文件：津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。

3.其他国家机关内部刊物。

(二)收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。

(三)文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，如发现问题，及时向市委机要处查询。

(四)登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。

二、文件阅读范围

(一)地师级文件：党委书记、校长。

(二)县团级文件：校党政领导，附院党委、各总支、直属党支部。

(三)内部刊物：发至附院党委、各总支、直属党支部。

三、送阅

(一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。并掌握文件传阅速度和文件去向。

(二)送阅文件时，首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计猛咐册算机，打印出阅文单，放在文件夹首页，下面文件按阅单顺序放置。先送正职和主管领导，再依序传阅。

(三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。

(四)领导传阅文件退还时，应对照“阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。

(五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要，经市委办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。

四、发文

(一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位，做好准备。

(二)与领取文件的同志一同当面点清文件，严格履行签字手续。

(三)机要文件应由专人领取、保管。

五、借阅

(一)凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间、文件名称、文号、份号，借文人签名后方可借出文件简派。

(二)借阅文件一般 7 — 10 天，超期要及时催还。

(三)手续完备。文件归还时，经核对无误，当面注销。

六、文件的清退

(一)市委机要交通处每季度发放文件核对表，核对收到的文件是否与发出的文件一致，发现问题要及时向市委机要处查询。

(二)每年填好市委枝宏发的《文件清退表》请主管主任签字，加盖党委办公室印章后，在市委规定的时间内把表和绝密件送回市委机要交通处。

(三)每年三月份，根据上一年机要室发给各院系党委、机关各部的文件签收表上的发文，打印出收文表发给各单位，限时收回文件。

(四)县团级、地师级文件一般留一份，重要的可留两份。留存文号录入计算机。

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