.订货、发货和退货怎么 *** 作？

中间商向企业发出求购产品的信息后，营销主管必须负责 *** 作和审批订单。

1． *** 作订货程序

订货程序主要有五个步骤。

（1）订货信息的接收、确认

客户发出订货信息是以订单为标志的。下订单的方式通常有业务员直接下订单、电话传真下订单、网上下订单三种。订单信息包括客户名称、地址、联系人电话、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、负责人、承办人、盖章、日期等内容。

（2）订货信息的统计、整理

收到客户的订货信息后，营销主管应进行有效统计、整理。统计、整理的内容主要包括客户的名称、地址、联系方式、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、订货日期、交货日期以及经办人等。

（3）双方签订订单明确其权利和责任

双方达成一致的交易意愿后，签订订单或订货合同以明确双方的权利和责任。订货合同需明确客户名称、订单号码、订货日期、交货日期、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、双方的权利和责任等。

（4）订单的审查、核实

审查订货合同，主要是审核产品品名、规格、单位、数量、单价、总价等必填项目是否准确无误，客户的信用额度是否到达要求，销售周期是否异常，各级领导是否已签字。

（5）组织人员按程序发货

审核订单并确定可以发货后，可进入发货程序，安排配送中心准备发货。

2．订单审批程序

审批订单的程序如图23所示。

审批订单并确认订单后，营销主管要及时安排发货、送货，确保客户按时收到货物。

3．发货流程

发货流程如图24所示。

图24发货流程营销主管将发货通知传给生产科、制造科、技检科；生产科、制造科、技检科指派科室有关人员收集产品说明文字资料，并将收集的资料转交营销主管；营销主管审阅资料并签字，转交产品经理；由产品经理审阅、签字后，转交财务科；继而由财务科开具出库票，转交配送中心，进行货物配送。应当注意的是，库管员在装车前应核对发货通知单、发货点数单、备货卡和备货区的备货是否一致。核实没有错误后在发货单和发货点数单上签字，同时装货司机核对无误后签字，在发货单上加盖“已提货”章，最后和送货人一起送货。

4．送货流程

送货流程如图25所示。

5． *** 作要点

在发货、送货流程中，应注意以下九个方面：

图25送货流程①对于客户的订货产品及委托生产产品的交货期。应该经常与制造科保持联系，掌握其运作情况。

②若准备于指定交货日期前交货，应主动与客户联系，确定交货具体时间。

③当产品的交货日期需要推迟时。应主动通知订货客户以获取客户理解。

④在发货或查验产品时，应对照订货账单，确定品名、规格、数量、单价、总价及其他事项是否相符。

⑤在发货或配送货物时，应核实送货通知单。

⑥产品配送后，若出现客户拒绝收货、要求退货或其他问题，送货员应与负责人或营销主管取得联系。以寻求处理办法。

⑦晚班库管员在发货完成后，如有剩余产品则放回相应发货卡位，并将发货卡位的产品摆放整齐。

⑧晚班库管员发货工作完成后，应再次盘点发货卡位的产品数量与产品卡是否一致。

⑨配送中心下班前将所有发货单据、日报表和搬运凭证上交归档。

产品退换货流程设计营销主管应及时处理客户退换货的要求。

6．客户提出退换货要求

客户收到货物后，如对产品质量、价格、服务等方面不满意，或在运送过程中遇到产品受损等情况时通常会提出退换货要求。

7．经办人填写退换申请表

客户提出退换货要求后，经办人要立即填写退换申请表并交营销主管审核。

8．营销主管审核

营销主管收到退换货申请表后，应及时审核客户退换货的原因。审核退换货可依据以下四个标准：

①发货单是否保留完好。

②产品是否被拆封或者使用过。

③标贴、机器序号、防伪标记是否保存完好。

④是否属于人为原因导致产品受损。

营销主管审核后，如果同意退换货，则通知销售人员办理退换货；如果不同意，则需要经办人重新申请退换货。

9．交到仓储进行退换货

经营销主管开红字调拨单后，将退换货交仓储进行成品验收、分区存放，并作好登记以备查阅。

10．财务部门作账务处理

退换货交到仓储后，到财务部门开红字发票进行账务处理。

订货会流程如下：

前期工作

细致扎实的会前准备是订货会成功的关键，一般来说订货会的准备工作主要包括以下几个方面：

（1）确定订货会的邀请对象，一般做为食品行业开订货邀请的对象主要是大的二批、分销商及大的买场或连锁超市的主要负责人，细节之处是尤其要抓住在订货会中起决定作用的人员。

（2）确定订货会的主推品项：做为企业产品品项往往不是单一的，因而采取哪款产品作为主推品种，就要对市场进行充分摸底，找出机会点最大的产品，如针对夏季前以“水”这一普及产品作为主推品种可能就比以果汁或茶的效果好，细节之处是要避免主推的品项过全或促销推广产品无重点。

（3）制订主推品项的订货政策：即对主推品项产品采取什么样的促销政策才能合适，才能起到扩大订货量的目的，促销政策不到位也会影响订货会效果，细节在于订货政策的制定。

（4）确定订货会的主题：销售产品需要一个理由，开订货会同样也需要一个由头，确定一个主题。否则平白无故的搞促销开订货会会让客户产生防范心理。

（5）做好订货会事前造势和客户摸底，一方面事前造势让客户有正确认识和心理和准备，同时通过市场情况摸底圈定核心客户，是订货会有的放矢。

（6）做好场地的选择：主要根据邀请的人数，规模，选定订货会会址，对场地的选择要求，要做到交通便利，易于寻找这一点。

（7）做好时间安排和订货资料的准备，根据邀请对象发邀请函，注明订货会时间地点，同时也可将产品资料，价格表和促销活动通知送达知客户手中。

布景

定货会会场布置要突出订货会主题，主要有以下几个方面：

（1） 主席的正方悬挂模幅，模幅标明企业名称与产品品名如“厂订货会”。

（2） 会场门口设置欢迎词板，最好写上商业客户名称，同时陈列样品，签到本。

（3） 会场周围粘贴宣传画，会议桌放置宣传品。

（4） 准备好开会所需用品如话筒，扩音设备，如有条件可准备幻灯机，投影仪。

（5） 制订会议议程，并落实到人。

（6） 做好人员分工，确保人尽其责，并可根据情况定。

制造气氛

通过在订货会会中制造轻松宽松的气氛，一方面可以

让客户积极参与其中，调动客户订货的积极性，同时可以消除客户的防范心理，感染其它客户，主要可以采取以下方式来做到：

（1） 设置游戏，邀请客户参与游戏让客户放松。

（2） 穿插娱乐节目，调动现场气氛。

（3） 实行订货摸奖，调动客户订货积极性

（4） 开设有奖问答，让客户了解产品，对所出的问题设置不要过于复杂，简单为主，达到宣传和让客户积极参与为目的。

（5） 进行小型讲座，告诉客户产品特点及销售方法、技巧。

（6） 面对面座谈，进行充分沟通，了解客户所想，并有计划解答，增强互信。

跟进客户

根据前期参加订货会客户资料的收集，一般情况下，企业应结合业务人员走访反馈信息和电话沟通信息，对客户进行分类整理，针对经销商所处的市场区域、经销商的实力大小和经销商的开发潜力，划分A、B、C类客户，并根据分类情况，派业务人员在订货会中重点跟进A、B类客户，同时兼顾C类客户。

客户类别 所在的市场区域 综合实力 可开发潜力

A类客户企业重点市场 综合实力很强 有很强的合作意向

B类客户企业计划开发市场 综合实力较强 有较强的合作意向

C类客户企业计划外开发市场 综合实力一般 合作意向一般

在以上分类中，对以上三个划分标准，只要符合其中一个条件，即可列入相应的客户类别中，并根据每个客户的状况，制订相应的谈判策略，派相应的业务人员在订货会中重点跟进。通过前面细致的工作，将主要客户召集到订货会现场后，接下来的工夫主要用在订货会现场。

1、在订货会现场，要营造足够的氛围展示企业的最新产品，讲解清楚优惠的订货政策。如何吸引到场客户的订货兴趣是众多企业头痛的事情。当前行业市场竞争激烈，真正能吸引客商的东西如政策支持、优惠措施等不可不搞，有的企业订货达到一定金额奖励小汽车、返现等形式层出不穷。剥离这些东西，只要弄懂经销商最根本的想要的东西就很明显了，只要满足他们这种最底线，他们就会对产品感兴趣的。

2、分析来，经销商经销一种产品无非是为了实现自己的利益最大化。看这个产品在市场上是否有足够的利润前景、是否有发展空间，看企业是否具有前瞻性的市场预见力和把握市场的能力。知道了客商想要什么，我们就从这几方面引导，细致解释清楚，相信精明的经销商不会将一个有利润和潜力的产品放走的。

3、在订货会现场，注意来宾的神态和听课的认真程度，这对后期谈判起到很好的作用。切记越是刁蛮和苛刻的客户越可能是合作的目标客户，因为他们知道如今对产品了解得越多，对产品的利润和市场前景的了解就越清楚，后期代理产品的风险就会越小，和企业合作的机会就会越大。所以我们应该对这类客户报以最真诚地对待，不厌其烦地回答其提出的问题，并安排业务人员重点跟进。

拓展资料：

一、订货会的意义

1、促进销量

（1）集中订货，氛围促使客户产生从重心理、攀比心理。

（2）团购政策优惠大。

2、推广新品

3、凝聚客户信心

4、提升公司品牌影响力

提高客户的忠诚度（对于经营多品牌的经销商，忠诚度就是压货压出来的。

二、订货会目标确认（应设置奖励机制）

1、如何设置一场订货会的销量目标：一般至少为该区域销量的2-3月的总销量。

2、订货会的到场户数目标：到场户数（多人算一户，老板未到为无效户）应占到该区域有效客户（年销量高于该地区客户年平均销量）80%以上。

3、从到场人数可计算出订货会预计可完成的销量：到场户数*起订额*（1 0.6）。

三、成功订货会具备的特征

1、目标清淅（到场户数、总订货目标、现场应完成的订货目标）。

2、考核严谨（应设置奖励机制）。

1）到场户数，邀请经销商户数，核心经销商到场户数、到场户数店老板的户数占比不得少于应到有效户数的80%。

2）总的订货目标。

3）现场订货目标。

注：以上三项应对区域业务员设置达成未达成正负激励（激励可设置为物质 小小体罚如俯卧撑），激励应在订货完成后的总结会上当场兑现。

3、沟通到位

1）会议的目的：应与客户提前沟通，不要让客户误认为只是单纯的经销商大会和培训会，这样会导致心理及订货款准备不足的情况。

2）大户要一对一沟通，某些大户如不愿参加，可借领导力量进行沟通，应保证区域前5名销量的大户都要到位。

3）会议前一个月应放风（吸引眼球的政策风 各区域大户的订货额的适当透露，以营造出PK的气氛），提前一个月发放邀请函，邀请函要适当再次炒作订货政策，当然，炒作订货会培训课程及培训讲师也是必须的！

一、开好订货会要避免以下几种情况

1、订货会开成吃喝会

订货会厂家往往会准备丰盛的美食，让客户在品味美食的同时进行产品推介，但由于控制不当，结果客户喝的酩酊大醉，订货会现场一片斗酒声，货没订出多少，费用去白花，订货会成了吃喝会。

2、订货会开成沟通会

主要是负责开订货会的厂家人员或经销商由于对订货会目的不明确，在开订货会时与客户过多注重与感情沟通，推介产品拉不下面子或认为只要关系好客户肯定会要自己的产品，结果忽视自己要将货物订出去的目标，使订货会成为了经销商与客户的沟通会。

3、订货会开成答谢会

订货会会前准备措施不足，通知客户开会前对客户库存情况和对客户资金情况了解不足，同时还会存在通知客户参加订货会表述不清，告诉客户我们要搞个活动，而对活动内容没有详细说明，客户没有准备，结果客户参加了订货会，但由于没有心理准备，结果使货没订出，使订货会成为答谢会。

参考资料：　　

百度百科-订货会

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