中文Excel 2000建立与使用电子报表的教程

第一讲 建立员工工资表

中文office 2000软件包中提供了一个名为中文Excel 2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库管理系统软件Visual FoxPro也能建立电子报表，但中文Excel 2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。

开始语：中文Excel 2000是Microsoft office 2000软件包中文版的组成部分。按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其 *** 作窗口，并且打开一张名为Book1（工作薄1）的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。

注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。

中文Excel 2000也使用“字段”、“记录”等Visual FoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的 *** 作来说明这一点。

步骤一、单击A1单元格。

中文Excel 2000 *** 作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。工具栏下方标记的A、B、C、D…分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。在中文Excel 2000 *** 作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。

在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”。 在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。

第一行各列中的内容 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”。

使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。

步骤四、移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容。

完成上述 *** 作后，“员工工资表”就编制好了。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的 *** 作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。

注意：中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6不同，关闭当前 *** 作窗口时不会自动保存 *** 作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。

第二讲 建立第二张工作表

在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列 *** 作就将说明这个问题：

注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。

步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容。

这一步 *** 作与在Microsoft word中选定文字的 *** 作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上。顺便说一句， *** 作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动 *** 作才可以选定指定部分的单元格。

步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。

这是您已经熟悉的了 *** 作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相应的Ctrl X（剪切）、Ctrl V（粘贴）组合键也可以在中文Excel 2000工作表中应用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。

步骤三、单击左下方的Sheet 2标签。

Sheet 2是另一张工作表（Work Sheet）的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表，当前处于活动状态的工作表将接受当前 *** 作。

注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或 *** 作进程的信息，您可据此了解当前可做的 *** 作。在此信息的右侧将显示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。

步骤四、进入表格2后按下键盘上Ctrl V组合键。

完成上述 *** 作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中。

此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。

步骤五、参照前面的 *** 作，输入第二张表中的内容。

上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用 *** 作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其 *** 作方法与Microsoft word中的编辑 *** 作相同，也可使用拖动的方法移动内容。

第三讲 设置单元格的格式

与Microsoft word一样，在中文Excel 2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的 *** 作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet 1标签，返回“员工工资表”。

注：在初始状态下，中文Excel 2000 *** 作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行 *** 作。这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；如果要选定某个工作表，请单击其标签；如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的Shift键，然后再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。

步骤一、单击行号1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标器，进入快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。

步骤二、进入“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。

步骤三、从“字体”窗口中选择一种新的字体后，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。

此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性，还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中。

第四讲 设置货币符号

述 *** 作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的 *** 作将设置货币符号：

步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡。

步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项。

步骤三、设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。

上述 *** 作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号。

这几步 *** 作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行 *** 作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行 *** 作。

第五讲 预览和调整报表外观

一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列 *** 作将说明这一点：

步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令。

此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后。

步骤二、使用“缩放”工具单击预览窗口。

“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，再次单击又会还原。

此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要修改下列三点：

1.应加上表格标题。

2.“年龄”字段中的记录值应当居中。

3.“工资额”字段未应加入“总计”值。

下面的 *** 作就将完善这些内容。

第六讲 加入标题

为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列，否则标题就不能存在。完成下列 *** 作后，您就会理解这句话的意义了。

步骤一、单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel 2000的 *** 作窗口。然后单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令。

此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”。新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，使它们不在存在，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。

步骤二、单击行号1，确保选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令，然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，打开“合并单元格”检测框，最后单击“确定”按钮。

完成这一步 *** 作后，“行1”中就只有一个单元格了，这是中文Excel 2000中的常用 *** 作，初学者应当注意了。

步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”，并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸。

标题文字与“年龄”列中的数字一样，位置都需要调整，下面的 *** 作就将解决此问题。

注意：调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的 *** 作，因这可以使得阅读更容易，减少出错率。

第七讲 调整列中的文字位置

在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分列，在调整标题文字的位置之前，有必要清除那些并没有使用的列，以便于将标题放置在报表的中央，请按下列步骤进行 *** 作：

步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列。

在中文Excel 2000中，通常是从A1开始使用各单元格的，这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。在本例中 *** 作时，应当单击列标E后进行拖动，否则就不能选择这些列中所有单元格。也只有这样，标题行中没有使用的那些列也才会被选定。也是说，选定的结果。

步骤二、右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。 这样，报表中就会隐藏（不同删除）没有使用的列，只显示那些已经使用了的列。

注：若从快捷菜单中选择“删除”命令，删除的将是单元格中的内容，而不是单元格本身。这与上述“隐藏”是不一样的。删除后单元格仍然存在，或者填入新的内容，隐藏后则不会出现在屏幕上。

步骤三、选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项。

这一个选项的功能是迫使文字在单元格中居中，而不管它的长度是否与单元的显示长度相同。

步骤四、检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。若处于打开状态，就关闭它，然后单击“确定”按钮。

注意：由于前面的 *** 作曾经打开过此检测框，而这里的 *** 作又选定了所有填充了内容的单元格，所以这里务必检查一下，看看是否处于关闭状态，这是一个很关键的问题！否则表格中的各单元格将合并一个单元格，表格也就不存在了。

此后，各单元格中的文字就会居中。这种居中的作用很显然，目的就是要让各列的栏目名与内容对齐，阅读时不容易出错。顺便说一句，拖动列标间的分隔线，可以调整各列的显示宽度，并带动单元格中的内容移动显示位置，但不能将此位置固定在单元格中的某一处。

注意：调整电子表格中某些单元格的数字或者文字的位置也是一种重要的 *** 作，因为这可以使得阅读更容易，减少出错率。

第八讲 添加“总计”单元格

中文Excel 2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计” ，计算指定列中所有数值的和。“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。请按下列步骤进行 *** 作：

步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令。

步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮。

在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。 *** 作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。

步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮。 此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。

当然了，还需要加入“总计：”标题，这样才能打印出员工工资表。此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，看一看您所设计的工资报表是什么样子的。

第九讲 制作员工工资图表

利用中文Excel 2000提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异。 为了制作员工工资图表。请按下列步骤进行 *** 作：

步骤一、将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键。

这一步先是选定了各员工的姓名，然后选定他们的工资额，如果事先没按住键盘上的Ctrl键，将不能选定这两部分对象。这种 *** 作方法与在Windows的“资源管理器”中选定不相邻的多份文件方法相同。

步骤二、单击工具箱中的“图表向导”按钮，进入“图表向导”的第一步 *** 作对话框。

步骤三、在“图表类型”列表中选定一种类型后，从“子图形类型”指定图形的形式，接着单击“下一步”按钮。 进入图表向导后，通过这一步可以选择的类型很多，各类型的图形特点如“子图形类型”窗口中所列，而且通过位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本书不必多说了，您可以参照本书的 *** 作步骤，试用一下别的类型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。此外观若不是您想要的类型，可以重新选定类型。

步骤四、在“图表向导”的第二步 *** 作对话框中，打开“行”单选按钮。

进入“图表向导”的第二步 *** 作对话框后，将会看到中文Excel 2000默认设置的“系列”产生方式。“系列”就是图表中横坐标的标记方式，在这里就是将员工的姓名放置在横坐标下方，即按“列”的方式来产生“系列”。完成这一步 *** 作后，中文Excel 2000将按“行”的方式来产生，并且立即在此对话框的预览窗中表现出来。

步骤五 单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”。

步骤六、单击“下一步”按钮后，在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮。

这一步 *** 作将建立一张新的工作表，而且是与前面的工作表分离的图表。若打开“作为其中的对象插入”单选按钮，则将把新工作表（图表）插入在当前工作表中。

最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上。与作为对象插入在当前报表中不同的是，该图表是独立存在于当前工作薄中的，不配属于报表，这一点可以通过单击屏幕左下角处的Sheet 1标签来证实。此时，位于该标签的左旁将是图表的标签，您可以试一试作为对象来插入图表，并看一看此处的标签排列情况。

总结： 中文Excel 2000是一种常用的办公软件，而且可以与Microsoft office 2000中的其它软件一起应用，如可以在word 2000中插入中文Excel 2000的报表，本部分讲述了中文Excel 2000的一般用法。 “新建”对话框中提供有一些预定的模板，基于它们可以快速建立一些企业常用电子表格。通过各模板，您还可以进一步了解这个软件的功能与所能建立的各种报表。为了使用这些模板，可从“文件”下拉菜单中选择“新建”命令，然后在“新建”对话框中选择“电子表格模板”选项卡，接着从列表中选择要想要模板即可。

后缀.lock的文件是锁定文件。

锁定文件是为防止安装文件被别人利用，或自己误 *** 作而锁定。

.lock分为两种锁：一种是共享锁，使用-s参数；一种是独享锁，使用-x参数。

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