项目沟通管理的程序与方法介绍

项目沟通管理的程序与方法。

1、沟通程序

沟通的基本流程可以用图来简单的表示

2、沟通的内容

（1）项目经理内部的沟通

项目经理所领导的项目经理部是项目的组织的核心。通常项目经理部直接控制资源由项目经理部中的职能人员具体实施控制。项目经理和职能人员之间及各职能人员之间存在着共同的责任。他们之间应该具有良好的工作关系，应当经常进行沟通和协调。

在项目经理部内部的沟通中，项目经理起着核心作用，如何进行沟通以协调各职能工作，激励项目经理部成员，是项目经理的重要课题。

项目经理部的`成员的来源与角色是复杂的，有不同的专业目标和兴趣。有的专业为本项目工作，有的以原来职能部门的工作为主。

1）项目经理与技术专家的沟通是十分重要的，它们之间存在许多沟通障碍。技术专家常常对基层的具体施工了解较少，只注意技术方案的优化，而对社会和心理方面的影响则注意较少。项目经理应该积极引导，从全局的角度考虑，既发挥技术员的作用，又能使方案在全局切实可行。

2）建立完备的项目管理系统，明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中的正式沟通方式、渠道和时间，使大家能够按程序、按规则办事。

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1． 目的：加强与内外部利益相关方的交流与合作，规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行。

2． 范围：适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。

3． 权责：

3.1. 行政部：负责与内部员工、当地政府、员工代表和其它利益相关者的信息沟通。

3.2. 采购部：负责与客户（买方）、供货商、分包商的信息沟通。

3.3. 管理者代表：提供指导和支持，必要时报高层领导批准。

3.4. 其它各部门和工人代表：支持并配合对内对外信息的沟通。

4． 定义：

4.1 社会责任利益相关方：主要指当地工会、商会、儿童保护组织、共青团组织和劳工组织等。

5．管理内容：

5.1. 对内对外沟通总要求：

5.1.1 信息沟通可以采用口头或书面形式,也可以采用其它适当的方式,如电话、传真、电子邮件、研讨会和新闻发布会等。

5.1.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录与证据。

5.1.3 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉原因，详细作业参照《申诉管理程序》作业。

5.1.4应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出处理结果。重大问题应报高层领导批准。

5.1.5一旦发现有违反公司政策、法律法规或ICTI标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。

5.1.6信息沟通过程中，注意保护个人隐私和公司商业秘密。

5.2.对内信息沟通：

5.2.1.公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。

5.2.2.社会责任管理体系运行中产生的信息资料,应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员,并记录其内容和处理结果.

5.2.3.员工的咨询、质疑和投诉，由员工代表或行政部收集，并负责回答。

5.3.对外信息沟通：

5.3.1.与供货商和分包商的信息沟通由采购部负责,与客户(买方)的信息沟通由业务部负责,与当地政府、工会和其它外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层领导批准。

5.3.2.公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其它信息资料，应转交上述责任部门，根据情况处理。

5.3.3.当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由行政部接待，并报管理者代表协助。

5.3.4.外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。

5.3.5.管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他人的意见和建议，通报公司实施ICTI标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。

5.3.6.如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合ICTI标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供货商的分包商提供上述安排和渠道。

6．相关文件

6.1ICTI国际玩具工业理事会商业运作规范。

7．使用表单：（无）

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