批示文件需要注意以下几点：
*在认真阅读文件的基础上，针对来文提出的问题和要求，要表明是否同意及有无补充和纠正意见。
*批示用词要简练、明确，意图清楚，不能简单地划圈，尤其是提出两个以上意见时，必须明确同意哪一个意见，避免因批示不明确，使办理人员无所适从。
*如需要两个以上的部门办理时，要明确指定主办部门，避免互相推诿、无人负责。
*对于重要文件和紧急文件的批示，要明确提出时限并及时凯咐镇督察，对需要督察的文件，可采用设立督察卡片或登记簿等形式及时登记，以防漏察。
***特别提醒：督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到正常化、制度化。
收文经过签收、拆封之后，需要进行逐件登记。对收文进行登记，一是便于管理和保护文件，防止丢失和积压；二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况；三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作；四是可以作为核对与交接文件的凭据。通常收文登记应包括以下几项主要内容：
*收文日期
*收文编号
*来文企业
*文件密级、缓急程度
*文件标题或内容摘要
*份数、附件
*处理情况
特别提醒：
*收文登记的应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见迹芦胡文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。
*同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用。
1）登记方式
*簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。
*按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。
收文登记簿式样：
日期：空格 编号：空格
来文企业：
缓急：空格 份数：空格
处理情况：
备注：
*卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，方便使用，事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。来源于考试大
卡片式登记式样：
来文企业：
缓急：空格 份数：空格
文件名称：
处理情况：
备注：
*联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。考\试大\登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一姿拦份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。
联单式登记式样：
来文部门：空格 收文编号：空格
文件标题：
分送情况：空格 负责人：空格
处理情况：空格 备注： 空格
特别提醒：**对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便，易于查找和利于哗激统计文件等要求。
2)登记工作注意事项
*登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。
*登记项目要逐格填写，不随意取舍。
*登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。
*对于专门性质或文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。
*登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注（包括收文人、收文编号和收文日期等），防止丢失。
文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人则梁，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。
传阅表式顷做样：
文件名称 空格
时间 空格 送孙乎运阅对象 空格
送阅对象
签名
备注
做好传阅工作，秘书人员应切实注意以下几点：
*合理调度，分清主次。组织传阅的原则是急用先看，先送给公司的上司、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。
*急件、密件，单独处理。尤其是对特急件和件，要减少中间环节，以免误时误事或发生失密。
*严格范围，认真管理。无论是采取逐人送阅还是阅文室阅读都必须严格执行关于文件阅读范围的规定，既不能随意扩大也不能缩小，发至谁的文件，阅读到谁。
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