文件控制程序

一、文件收发处理程序 公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。 （一）收文处理 1、对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理； 2、对公司的收文要进行详细登记《来文处理笺》，主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。 3、对需要办理的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，由办公室主任提出意见后，送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作，要求各部门均实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。 4、对只需阅知的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，送总经理、副总经理及有关人员阅知； 5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压； 6、总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准，统一编号，装订成册，分发至相关部门使用； 7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文； 8、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理办档案部门定期销毁。 （二）发文处理 1、对以公司名义外发的文件，由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。 2、审修后的文件，由公司总经理办填写发文处理笺，经公司总经理办主任审核后，送总经理签发。 3、文件经总经理签发后，由公司总经理办文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档（一般存两份）。 4、文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。 5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。 6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所； 7、印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章； 二、文件立卷归档及档案的管理程序 （一）档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容； （二）档案资料管理由总经理办指定专人负责，编制《档案资料管理规定》，报总经理办主任批准执行； （三）凡已办理完毕的，并具有保存价值的文书材料（包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等），均应作为档案保存； （四）立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点，应作为永久保存，上级及相关业务部门来文可作为长期保存； （五）凡属归档的文件材料，承办人应负责收集完整后交档案专管人员，归档文件材料底稿必须清晰、齐全完整，并符合公文格式，忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件； （六）档案材料要按内容的联系，合并整理、立卷； （七）档案材料要编制完整的目录，以便于保管、查找和利用； （八）销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律集中销毁处理。 三、文件的保存、领用、作废与销毁 （一）文件的保存 1、对企业立卷归档的文件必须由专人保管，专项存放，并且要存放于干燥通风、安全的地方； 2、各部门的文件由本部门严格保管，总经理办每季度对各部门文件保管情况进行检查； 3、任何人不允许在保存文件上乱涂乱画、任意修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索； 4、企业统一发放使用的文件，在部门使用时内容如有变动修改，应及时通知总经理办备案。 （二）文件的领用 1、文件领用者应填写《文件发放、回收记录》，经总经理办负责人审批方可领用； 2、领用文件因破损无法继续使用，需要重新领用的新文件，旧文件收回，补发新文件即可；领用文件因丢失需要补发的文件，应注明丢失的文件的分发号失效，重新注册新的分发号补发文件，发放部门作好相应的发放签收记录。 （三）文件的借阅、复制 公司对文件的借阅、复制设立一定的授权范畴，借阅、复制有关文件时，应填写《文件借阅、复制记录》，由总经理办主任按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。 （四）文件的作废与销毁 1、所有失效或作废的文件由总经理办从所有发放或使用部门撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； 2、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分； 3、对要销毁的作废文件，由总经理办填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由办公室授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。 四、记录表的保存、领用、作废与销毁 （一）记录表的保存 1、对于经营过程中使用的记录表，填写要及时、真空、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，交将该项用单杠划掉；各相关栏目负责人签名不允许空白； 2、相关记录表如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，方可有效； 3、各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交质监部保存； 4、由质监部每三个月检查一次各部门记录表的使用、管理情况。 （二）记录表的发放、借阅和复制 1、各部门必须定期每月向质监部领用所需的记录空白表； 2、各部门保管的记录表应装订成册，便于检索，需借阅或复制者要经质监部负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》登记备案； （三）记录表的作废与销毁 1、所有超过保存期或因其他特殊情况需要销毁的记录表，必须由质监部负责从各部门撤回，填写《文件销毁记录》，交总经理办审核，报管理者代表批准； 2、为某种原因需保留的任何已作废的记录表，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分； 3、对要销毁的作废记录表，由总经理办授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。

文件控制程序是一个单位对其管理体系的各种文件、制度、表单进行管理的规定性文件，就是一份管理制度，它规定了单位运营所需的文件由谁编制（行文）、如何编制、如何编码标识、如何审批、如何发放和使用、如何实施变更、回收和作废等内容，也包括哪些不是本单位编制但需要本单位执行的上级机构、行业等颁布的外来文件的收集和使用。

控制计划管理程序是非常重要的，执行程序能更好的完成计划，达到管理的效果，每个细节的处理都非常关键。中达咨询就控制计划管理程序和大家说明一下。

1.目的

根据产品质量先期策划，为保证样件、试生产和生产的满足顾客要求，而规范控制计划的开发。

2.范围

适用于本厂内产品的样件试制，小批量试产和批量生产所用的控制计划。

3.相关文件

3.1《产品质量先期策划程序》

3.2《特殊特性控制程序》

3.3《生产件批准程序》

3.4《过程FMEA控制程序》

4.职责

4.1技术部负责控制计划编制。

4.2多方认证小组负责对控制计划的评审的审定。

4.3品部负责检验、测量和控制。

4.4技术部制造部具体负责控制计划的实施。

4.5营销部负责与顾客联系确认/批准（必要）。

5.工作程序

5.1控制计划的编制、审核、批准。

5.1.1控制计划由技质部项目负责人编制。

5.1.2多方认证小组认证控制计划（审核）。

5.1.3经多方认证后的控制计划报厂长批准生效。

5.1.4当顾客有要求时，各控制计划经顾客确认/批准。

5.2控制计划种类及内容

5.2.1控制计划分为三种：样件、试生产和生产控制计划，应分别编制控制计划。

A.样件控制计划：在试制过程中，重点进行尺寸测量，材料和性能试验的描述。

B.试生产控制计划：样件试制后，试生产之前重点对尺寸的测量，材料和性能试验的描述。

C.生产控制计划：在正式生产中，对产品/过程特性、过程控制、试验及测量系统作全面的文件化的描述。

5.3控制计划表的格式

5.3.1如顾客未书面规定，“控制计划”采用APQP手册规定格式。相同原材料生产出来的同一个系列的产品。当顾客有要求时，则须提供一份单一的控制计划。

5.4控制计划相应栏目，应按如下要求填写和制订。

5.4.1样件、试生产、生产

选择控制计划分类，根据所加工产品的不同过程的时期的控制计划，在分类的方框内打上“×”符号。

5.4.2控制计划编号

填入控制计划编号

7-3-1

控制计划管理程序

版本：A第3页共5页

5.4.3零件号/最新更改水平

填入被控制产品的图号。

如有更改，可填入源于图样规范的最近修改时间。

5.4.4零件名称/描述

填入被控制产品零件的名称及控制程序的名称。

5.4.5供方/工厂

填入制订控制计划的公司名称。

5.4.6供方代号

填入由顾客给定的识别码。如顾客没有给定，则不填。

5.4.7主要联系人/电话

填入负责制订控制计划的主要联系人姓名和其电话号码。

5.4.8核心小组

填入负责制订控制计划最终版本的所有人员的姓名、部门和联系电话号码。如填不下可附页。

5.4.9日期（编制）

填入首次编制控制计划的日期。

5.4.10日期（修订）

填入最近修订控制计划的日期。

5.4.11供方/工厂批准/日期

控制计划由技术副厂长批准，并填入姓名和批准日期。

5.4.12顾客工程批准/日期

顾客要求时，由顾客工程部门批准填入。

5.4.13顾客质量批准日期

顾客要求时，由顾客质量部门批准填入。

5.4.14其他批准日期

如有其他要求时，则由其他人员批准填入。

5.4.15零件/过程编号

填入加工过程名称。

5.4.16过程名称 *** 作描述

填入加工过程名称。

5.4.17生产设备

每一过程所使用的生产设备和重要的工装夹具或工具。

5.4.18特性编号

对每一过程中的产品特性和过程特性分别按顺序编号。

5.4.19产品特性

在产品的技术文件（包括标准、检验规范）中所规定的产品检测项目。

5.4.20过程特性

列出影响产品特性的所有重要过程参数（如扳手扭矩、转速等）。

5.4.21特殊特性分类

填入顾客指定的特殊性符号和公司的特殊性符号。参见《产品质量先期策划管理程序》。

5.4.22产品/过程规范/公差

对于单只产品的控制计划，该栏填入具体的技术要求。如对于一个系列的控制计划而言，允许填入共性的技术要求，具体的数值可不填。

5.4.23评价/技术测量

标明测量所使用的通用量具、专用检具等。在使用前应作稳定性和精度分析、评价、改进、以不断适应本过程质量要求。

5.4.24样本容量/频率

当需要取样时，列出相应的样本大小和控制的频次。

5.4.25控制方法

描述对 *** 作应怎样进行控制的方法，通过对过程的有效分析，可采用统计技术（如：控制图），检验（首检、自检、巡检）记录等对 *** 作进行控制。如使用复杂的控制程序，在该栏中填入控制文件编号。

5.4.26反应计划

规定为避免生产不合格品或 *** 作失控所需要的纠正措施。纠正措施一般由 *** 作人员、检验人员执行。对于方措施应作文件化的规定。

在所有情况下，可疑或不合格品的产品应清晰标识，并隔离和处理。

5.5控制计划的实施和管理

5.5.1控制计划制定完成经批准后，按《文件控制程序》的分发规定分发给技术部、制造部、营销部、品保部等相关部门。

5.5.2对于系列产品的控制计划在发生下述情况时，技术部应评审和更新控制计划。

1）产品或过程更改；

2）检验方法、频次等修订；

3）过程步稳定；

4）过程能力不足；

5）对于单一产品的控制计划，除在以上情况下需对控制计划进行评审和更新外，在产品有更改时也需要对控制计划进行评审和更新。

5.5.3控制计划将产品质量先期策划时，对每一过程确认的统计工具的应用得到落实。

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