①签收、登记：首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。送领导同志的信件，除亲启、件和有特别交代的以外，一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
②分办、拟办：凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外，领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。
③催办：各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文， 无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经分管领导批准后督办部门办理。
④办结；公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件，在正式立卷前，由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联，保持材料的完整、齐全，并剔除重份。暂存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、归档为原则，一般可采用分类依号排列法，也可由承办处（室）自行确定符号这一原则的其他方法。
⑤立卷、归档：公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。
收文经过签收、拆封之后，需要进行逐件登记。对收文进行登记，一是便于管理和保护文件，防止丢失和积压；二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况；三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作；四是可以作为核对与交接文件的凭据。通常收文登记应包括以下几项主要内容：
*收文日期
*收文编号
*来文企业
*文件密级、缓急程度
*文件标题或内容摘要
*份数、附件
*处理情况
特别提醒：
*收文登记的应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。
*同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用。
1）登记方式
*簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。
*按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。
收文登记簿式样：
日期：空格 编号：空格
来文企业：
缓急：空格 份数：空格
处理情况：
备注：
*卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，方便使用，事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。来源于考试大
卡片式登记式样：
来文企业：
缓急：空格 份数：空格
文件名称：
处理情况：
备注：
*联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。考\试大\登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。
联单式登记式样：
来文部门：空格 收文编号：空格
文件标题：
分送情况：空格 负责人：空格
处理情况：空格 备注： 空格
特别提醒：**对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便，易于查找和利于统计文件等要求。
2)登记工作注意事项
*登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。
*登记项目要逐格填写，不随意取舍。
*登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。
*对于专门性质或文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。
*登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注（包括收文人、收文编号和收文日期等），防止丢失。
拟搞，就是起草文件初稿。起草文件初稿是发文处理工作的重要环节，是文件形成前最基础的工作，这一环节的工作做得如何，直接关系到文件的质量和效率高低。在公司拟稿任务一般由秘书人员承担。但对于业务性较强的文稿，则由职能部门代为起草。重要文件的起草，上司本人亲自动笔。起草文稿，虽然与成文发出还有较大的距离，但作为最基础工作而言，拟稿人员必须认真对待，从严要求。如何起草好文稿呢？
1）草拟文稿的基本原则与要求。
*必须符合公司总目标和具体业务要求。
*必须实事求是，符合客观实际。公司发出的任何文件，都是为了解决实际问题，具有特定的针对性。因此，起草文稿必须从客观实际出发，深入调查研究，全面掌握情况实事求是地提出问题并解决问题。如果内容与实际相脱节，不仅起不到应有的作用，而且还会给实际工作带来麻烦。
*要做到条理清楚，文字精炼。拟定文稿必须条理清楚，层次分明，中心突出，逻辑严谨，使人一目了然，清清楚楚。同时要力戒套话、空话、废话，努力做到开门见山，语句通顺，用词准确，朴实无华，简洁明快。
*必须符合规范化要求。拟定文稿必须符合统一的格式，按规范化、标准化的要求进行，不能随心所欲，标新立异。人名、地名、数字、百分比、专用术语等要准确规范，按要求写，不得随意简化，不写不规范的字。
2）拟稿的步骤和方法。
草拟文稿在通常情况下，一般需要经过如下步骤：
明确发文的目的与要求。要领会和理解上司意图。上司意图，是制发文件的基本思想，是拟稿人草拟文稿的依据。
搞清弄懂上司的意图，主要指四个方面：
*制发文件的目的，包括实际情况、存在的问题和需要解决的问题。
*指导思想，包括提出文件的总观点，解决问题的总要求和基本方式。
*主要内容，包括要写哪些问题，反映什么情况，提出哪些措施与要求，以及每个问题的主要观点等。
*具体要求，包括使用什么文种，发送什么对象与范围，时效上有何要求等等。
进行调查研究。拟稿人领会了上司意图之后，就要熟悉和收集有关情况和材料，进行必要的调查研究。
这一阶段的工作主要有两个方面：
*收集和研究书面材料，包括市场、消费者、客户反映的情况、问题、数据；查阅本公司过去的有关文件，主要看过去已有什么要求和规定，目的在于与过去衔接起来，保持决策的连续性；参阅经营同类产品企业的有关材料，了解他们在同类问题上有些什么可供借鉴的经验与做法。
*深入实际，进行调查研究。要选择典型的、有代表性的市场亲自去调查研究，直接掌握第一手材料。在这个过程中，尽可能取得解决实际问题办法等等，并要务求全面，力戒片面；务求实事求是，力戒主观臆断。
3）拟写提纲，安排结构。
对所要起草的文件事先有一个总的构想，也就是说把“大框架”勾划出来，使文件所要反映的问题，说明的情况，提出的措施与意见等条理化，使文件的开头、结尾层次、段落等有个大致安排。
4）起草文稿。
起草文稿的基本原则和要求已在前面作过阐述，这里就应当注意的问题补充几点：
*文稿要使用固定格式纸。
*与文稿有关的材料，如拟稿的依据文件，上司的批示、协商会签有关方面的意见等，要在进行整理后，附在文稿后面，尤其是上司的批示要保持原样，不能随意勾划和涂抹。
*书写要清晰、工整。修改和补充的文字就勾画清楚。
***特别提醒
拟写提纲要注意以下两点：
1、先按顺序一个问题一个问题地考虑。对每一个问题所要表达的思想，所用的材料，怎样铺摆，都要仔细构思。但它是粗线的、设想性的，至于如何准确地表达观点，材料与观点如何统一；留待具体拟写时解决。
2、要注意各部分之间的界限划分。无论是并列性的问题，还是连续性的问题，在安排内容、分配材料时要瞻前顾后，统盘考虑，避免出现交叉现象和重复使用同样的材料，造成内容上界限不清。
5）反复检查，认真修改。
文件初稿起草完之后，拟稿人员应本着严肃认真的态度对初稿进行反复检查和修改，以纠正初稿拟写时的错漏。拟稿人员也只有通过对文稿的反复修改，才能不断提高观察问题、分析问题的能力。
修改文稿主要从以下几个方面考虑：
*看主题是否正确，论述是否集中。如发现主题不明确，内容模糊，难以理解的，要认真研究，再度提炼，慎重地进行修改。
*看观点是否准确、鲜明，是否反映了事物的本质。对含糊、肤浅、片面甚至错误的观点，都要——修改纠正。
*看材料与观点是否统一，材料能否阐明观点。要注意选择确实有价值、有说明力、有代表性的典型材料充实文稿。
*看文字是否简明、精炼、庄重、朴实、通顺，是否在表达上准确无误，逐字逐句认真推敲，删掉一切空话、套话。
*看结构是否合理、匀称，是否需要作出调整。如果层次混乱、条理不清、上下不连贯或顺序不合理、头重脚轻，就要进行认真修改或调整段落、层次。
*看格式是否规范化、标准化，对不符合规定要求的，要全部纠正过来。
以上关于拟稿的步骤与方法是就一般情况而言，一些比较简单的文稿拟写，则可根据实际情况灵活掌握，省略不必要的步骤。
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