办公室公文处理流程

导语：公文，全称公务文书，是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。跟思维导图相似的一种方式。以下是关于办公室公文处理流程，欢迎大家前来参考!

办公室公文处理流程

第一阶段：公文的收受与分流

(1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

(2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

(3)启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 (或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

(4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详慧培州细记载。

(5)分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

(6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

第二阶段：办理收文

(1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

(2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

(3)承办。即有关工作前蔽人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

(4)注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

第三阶段：组织传阅与催办查办

(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

(2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

(3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

第四阶段：处置办毕公文包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

收文管理

(1)签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证二是为了保证文件运行安全。

(2)登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登登记序号应不留空号，不出重号字迹工整、不滥用简称所有登录项目都应完整准确对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

(3)启封。启封应由专人负责标明亲收的亲启件，由领导人亲启启封后应检查公文的完整情况。

(4)分办。中拆即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的`决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

(5)公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

(6)组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

(7)催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等)将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象交办，向有关部门布置查办任务向承办部门催询办理情况反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

收文办理

拟办拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：

(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。

(2)意见要简明、具体、得体。

(3)如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。

(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

批办批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：

(1)不得越权批办公文。

(2)严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。

(3)批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。

(4)采取有效措施监督批办意见的执行结果。

(5)批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。

(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

承办只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：

(1)熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。

(2)为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。

(3)加强协商，努力协调各方面关系。

(4)有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。

(5)分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。

(6)各级领导积极参与承办。

(7)注重对承办结果的检查与监督。

注办注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：

是否办复，复文号及复文日期召开会议的名称，与会范围，决议与结果电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

在机关，从事公文处理工作，压力大，风险高；一着不慎，满盘皆输；失之毫厘，谬以千里。公文处理工作者很多都处于亚健康状态，常出现紧张、焦虑、失眠等症状，易患“职业病”，如眼病、颈椎病、关节炎、神经衰弱、抑郁症等。公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。在实际工作中，主要是指公文的办理，包括发文办理和收文办理。公文处理工作看似简单，实则繁、难、紧、险。一是繁。繁是指事项的繁杂、人员的繁多、程序的繁琐。（一）事项的繁杂以一个地级市为例，公文处理工作一般由政府办公室的一个科室负责，如文秘科或秘书科，主要负责公文的处理工作：以市政府、市政府办公室名义发出文电的审核、送签和制发；负责来文来电的分阅和组织办理；负责文电收发、机要保密、印鉴管理、档案资料等工作；负责全市政府系统公文处理工作的协调和业务指导；等等。处理的文件类型包括国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅正式文电；国务院、闷陆省政府部门和其他省市政府及部门函件；县市区政府和市政府部门、单位报告类公文（含情况报告、调研报告、简报、参阅信息、意见、建议等）；市委、市委办公室正式文电（含市委办公室分送的上级党委文件）。（二）人员的繁多政府办公室（厅）是政府的窗口，是政府工作运作的枢纽，负责公文处理的科室则是办公室工作的枢纽，起着沟通上下、联系内外、协调左右的关键作用。由于此科室事项的繁杂，这里经常人头攒动、摩肩擦踵。有哪些人员呢？一方面是取送文件或资料、打印文件等的其他科室人员；另一方面是取送文件或信件的市委、部门或企事业单位人员。另外还有电话咨询的人员。（三）程序的繁琐文件的制发、来文办理、批示件办理、请示件办理、密码电报办理、出国批件办理、印章使用等都有严格的程序。哪一步由哪位领导负责都有明确的分工。譬如，市政府非密级文件的制发程序，涉及人员达十几人，步骤达十多步，虽说这是一种工作制度，但战线拉得太长，从而导致文件运转起来缓慢，公文处理程序的繁琐可见一斑。市政府非密级文件制发程序二是难。难主要指审核难、保密难。公文草拟后，由公文处理科室进行审核。文件的拟制部门经常只是把孤零零的一份文件交由公文处理科室，审核其是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合相关规定等面上的东西比较容易。审核的最大难点是审核文件的内容敬手，因没有或缺少背景材料、参考资料，有时在审核过程中，必须多次打电话询问拟制部门关于文件的起草情况和相关事项，这就降低了工作效率，延误了文件的制发或导致文件表达行文目的的不准确、不到位。正如前所述，公文处理科室作为一个文件中心、集聚地、“文山”，每天都有大量的文件来往，如有来自各县市区、市直部门、企事业单位等的上行文请示、报告；有市政府、政府办下发的通知、意见、会亮罩嫌议纪要、办法、讲话等；有来自国务院各部委、其他省市或单位的函、感谢信等。再者，每天都会从领导处清撤大量的文件，其中很多都是涉密文件，因此需要工作人员仔细严肃的清厘。另外，随着电子政务的发展和电子公文的推广，有相当一部分公文是通过网络传输的，这就涉及到文件的保密。怎样防止失泄密事件的发生已成为当前办公室（厅）工作的一个重点和难点。但有时候也防不胜防，如外单位过来收发邮件或使用U盘，都可能导致失泄密，进而给国家造成不可挽回的损失。因此，目前，国家、各省市正在加强政府信息保密工作。三是紧。紧是指时间紧、任务紧、神经紧。事项的繁杂和不易直接导致文件处理人员的工作总是紧张的、疲于奔命的。每日大量的文件、信件、信息资料等纷至沓来，常使处理人员目不暇接、马不停蹄，特别是急件的办理、批件的办理、请示件的办理、文件的审核等。而且，加班加点、值班也是家常便饭。怎样在有限的时间内保质保量地完成任务始终是公文处理人员面临的一个难题。四是险。险是指风险大。公文处理工作程序繁杂，易出错环节比比皆是。当前，失泄密事件屡有发生，多少公文处理人员落马，不由使人深思。易出错环节表以上只是谈了机关公文处理工作的部分特点。这几个特点是紧密联系的。工作的繁导致工作的难，工作的繁和难又导致工作的紧，工作的繁、难、紧最后导致工作的险。（中国公文写作研究会公文文献研究室 邵建国）【即时通会员如是说】公文处理在我们科里的岗位叫收发文件，我觉得收发文件关键是做好记录，记录要处理的事件、办文人员、截止时间，在截止时间前没办完，那是办文人员的事。收发文件一方面要及时领文件，然后给领导阅，另一方面要记录文件阅办情况，以便日后查询。——许珠客观存在的问题无法避免了。主观上只能多看别人怎么写的，熟悉格式、感情色彩。还有就是逻辑思维能力，多想想把一个事情说清楚，分为那几点，怎么样说清楚，不产生歧义，又简洁明了。——马超个人感觉没那么难，只要把领导的意思表达到位，对群众解释到位就可以了。公文是琐碎，但是只要能够耐心细致的去处理，应该不会有大问题的。——李特机关工作每个环节环环相扣，进入某一个环节，就要把自己当做那个环节内的工具来运作的自觉，这是最基本的职业道德。程序在那里，只要不偷工减料，每个人认真把自己的那一环做好，基本不会出太大的问题。组织庞大就会有相应的细致分工，每个人负责的仅是一小部分，这个部分要求人员在工作中不需要有过多的思想，主见，动机，只想着如何把手中的那一环做好便足够。被公文运作压迫的人员是想得太复杂了，这么庞杂的工作并不需要身处一个环节中的人从头看到尾，它所需要的仅是安分和认真。——杨弼麟这对于考公务员的考生们也是个很好的借鉴。——郑兔兔公文作业本是一件程序化的的工作，按既定的流程做好就可以，无需搞得太复杂。——李素素建议开发一套公文收发软件，这些程序性的“难”都可以通过代码来解决，需要保密的文件再由专员负责，这样就可以减少很多的工作量。——夏阳看上去好像是很繁、很难、很紧、很险，可这不就是他们的工作吗？再说了，社会上很多从事文案工作的人，不也同样面临这样的问题吗？项目繁多，我们要加班，很繁；项目没接触过，我们从零开始学，很难；赶工是常有的事，我们也很紧；出错了，公务员丢的政治前途，我们是经济前途，同样是饭碗，都很险啊。当然别在提什么亚健康，颈椎病、键盘手之类，都是浮云。——笔笔的笔公文的难处理是一定的，要解决这个公务处理问题，要从本身机关结构上面着手。政府机关的人员冗杂，这个科员那个接待员的，机关是不是真的需要那么多人办事？我想里面有一部分人是带着个头衔，实际上事务并不多，所以总有人说公务员工作悠闲，上班喝个茶看个报纸就过一天。还有办事程序的繁琐，办一件事要这个批准那个盖章，政府部门办事效率低是出了名的，这种办事方式不改变，公务处理困难问题就解决不了。中国人办事，坏就坏在管理体制上面，总是无法与国际接轨，就连香港也远远比不上，经济是在高速发展，可这办事效率却跟不上经济速度，制度问题还是关键啊。——高欣婷说起来就是：信息工作有风险，文字处理需谨慎！除了公文，其实在公司处理文字的文员也是一样的。犹如每次群发邮件，我都要战战兢兢、仔仔细细的一再检查一再回头看。生怕master邮箱一发，公司全员看你一人的笑话。说起来，写得好是应该的，写错字了就是工作的重大失误。如同掉进地狱，死无葬身之地。说起来，为什么秘书都找女孩子，大概就因为女孩子心比较细。信件、批示、文件事无巨细，都不能犯一点错。秘书工作几年下来，一定是早生华发。——潘昕妙是不是该有个“公文写作大典”收录所有能用到、能涉及的所以公文范式。这样公文写作也就事而不事了。公务员写公文是他们的本职工作，何必讲着这些无厘头的条条苦难条列。哪一行没有那一行的困难呢。真正有决定力了，这些东西不都该迎刃而解的么。——杨文公文处理要求必须做到事无巨细，从事公文处理的工作人员更是如履薄冰，一时的麻痹大意将会造成无法挽回的损失，不论对公对私。——马兵奇对于处理公文的公务员要求更高，心细如丝，抗压能力要好，还有随机应变性和处理复杂问题的能力都要强于一般人。繁琐的公文，能不能变得简便一些呢？当初繁体字使用了这么多年，都可以简化，如今的繁琐的公文处理应该运用现代的工具电脑来简化一下。——张欢公文这东西，说好处理，不难，说不好处理，很难，关键看领导的态度，如果领导不认真，公文很好处理，套个形式就行了。如果领导重视，有自己的认识看法，要表述进去，则这个公文不好做。现在许多人的公文，是从网上荡的，改头换面，糊弄糊弄就行了。领导也不看，交上去，估计也没有人看。当然，有些公文除外。——王灵隔行如隔山，但业内人士都说办事难，一方面是真情实感，另一方面反映了处理事物时仍存在问题。——刘鹏飞

一是要注重学习。首先要向富有写作经验的老领导学习。比如我之前的办燃老公室主任是位老笔杆子，从部队转业到地方写过的材料可以说要用麻袋装了。凡他写的材料领导一般一个标点不动。每次写完材料，我都是毕恭毕敬请他提意见，他也非常热心，有时直接修改。

我自己做了十几年的材料工作，深深明白写公文做材料的不易，最近一年，我自己做了一个公文写作素材系统。包括了公文写作范例素材、总结汇报、材料汇编、发言致辞等等，全部整理微信里，大家可以微信搜索小程序：优米资料库，也是希望能给广大写材料的同道中人积累写作素材的便利，里面都是平时积累的各类金句，摘录的公文精华，无论是学习还是写作现用，800万字文档内容任何部门公文都能找到模板，关注我，让任何人都能成为一名优秀的笔杆子。

二是要领会意图。在写领导讲话时，首先要吃透精神，即领导讲话的中心内容。领导交待时光听不行，一定要用笔记下来，才不致于写偏。其次要承前启后。同一内容的讲话稿既要看从前，又要关照到下一步发展，做到内容上的连贯。其三要紧扣当前单位工作重点，有助于指导和推动系统全面工作。其四要关照领导口味。有位领导喜欢结尾用三两句诗意的句子，既显得有水平，又有鼓动性，我就想方设法请来这些这样的诗句。花这样心思写出的稿子领导基本满意。

三是要严格筛选。百度搜索想要撰写的材料内容很多，这给文秘人员既提供了方便，也出了难题。方便的一些紧急的、不太重要的材料可以节省时间，快速完稿。难题的是很多文稿有一定局限，不能形成完整的材料，甚至固化了写作者的思维。

特别是一些重要会议，关系全局性的工作，材料形成后有一定的连续性，同一个关键词往往需要搜索10条甚至20条以上，经过严芹慎格筛选后，才能综合不重复、有新意的材料内容。尽管有些费事，仍然比苦思冥想来得快，且不会存在炒皮首升现饭的嫌疑。公文写作黙黙无闻，而且枯燥无味的确很辛苦，没有一个固定的成功模式。但要相信，一旦做成了笔杆子，离仕途也就不远了。不知我写材料的体会对你是否有所帮助？

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