什么情况下用贵单位

一般公函往来都是用“贵单位”，知道某某院什么的就称“贵院”、某某公司就称“贵公司”，称呼自己的就用“我单位”没有关系。

公函的使用范围很广，平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函，上下级之间的联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。

函通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。便函与函虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。

例文：

关于购副档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编一书的函

各县(市)、区、局、厂、矿、公司档案局、科，市宜各单位： 　

为了促进各级档案馆室的基础业务建设，深人贯彻实施《档案法》，推动档案管理规范化、标准化、现代化进程，市局精心选编了《档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书。

内容主要有；(一)修改后的《中华人民共和国档案法》全文……该书属于法规及规范性文件汇编，是档案工作、文书工作及办公部门必备的工具书，无论单位性质或大或小都应该购买。

团印数有限，请各级档案部门、办公部门组织有关人员从速购买。每册收成本费12．oo元，可邮局汇款，也可银行汇款，或来人购买，款到发书。 　

邮局汇款(略)

银行汇款(略)

××市档案局(印章)

××××年×月×日

一般公函往来都是用“贵单位”，如果知道某某院什么的就称“贵院”、公司就称“贵公司”，称呼自己的可以用“我单位”没有关系。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

2、正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

3、结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4、结语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语。

（五）结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

函的分类：

1、按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

2、按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

3、另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

“函”的写法：

1、要严格按照公文的格式写“函”。

2、“函”的内容必须专一、集中。

3、“函”的内容必须真实、准确。

4、“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。

5、发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。

6、“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。

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