如何对总账科目清账

什么是清账

对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清账”。在财务管理中，有些科目只需要“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益类科目等。但是，也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收账了，各种未达的资金项是否已经到账了，等等。对于这些科目来说，每笔交易都要分门别类地予以记录，这就是行项目清账。行项目是逐笔逐清的．

已经付款的发票和付款本身用绿灯显示，我们称为“已清项”；还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”；类似付款、收款这样的业务，在账务处理的同时，系统会自动更新凭证行的状态，这就是“清账”。清账是可以手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清账时，我们需要提供给系统“自动清账规则”——比如，“用支票等支付凭证号码”来清银行未达账，就是一种自动清账规则。

一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段“未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。

对于应收应付等一些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。它使得每条业务记录都很清楚，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。

SAP系统为清账工作提供了三种既有的处理逻辑：标准清账、部分支付清账和剩余项目清账。三种清账方式都是为了同一目的，功能相同，可能还有交叉重复的地方，但实际应用的条件不尽相同，正确的选择清账方式能取得事半功倍的效果。

部分支付清账可以根据需要分批处理未清项；规范 *** 作生成的明细账可以清晰地反映业务发生的过程，便于查询和对账使用。尤其适用于一笔借款分几次归还

或一笔货款分多次收回的情况

剩余项目清账方式可以理解为每次清账后系统会把剩余的未清项金额计算出来，下次清账时再对该剩余金额进行未清项处理。优点是

能随时反映某笔未清项剩余未清的金额。但是生成的明细账无法真实反映未清项业务分批处理的痕迹，不便于查询使用，而且虚增了发生额。

特殊总账及预付款清账业务

什么样的科目需要使用未清项管理？

无论是手工还是自动清帐的会计科目在建立时(FS00)的control data

tab页必须选上“未清项管理”，这些科目必须是BS科目，通常需要“未清项管理”的科目有银行清帐科目、现金折扣清帐科目、GR/IR和类GR/IR科目、包括PO中的condition

应用了account

key并在OBYC里设置的相关科目，典型的比如运输费、保险费、报关费和其他相关科目。设置这些科目的目的是为了将相关费计入采购物料存货成本。不能使用未清项管理的科目有材料科目、统驭科目和所有的损益科目。

注：Vendor，Customer

的统驭科目被显示隐藏在Vendor，Customer的行项目中，统驭科目本身不能打上“未清项管理”标志。

如使用手工清帐，注意会计科目主数据create/bank/interest的自动过账标志不能选上。看一个未清项的科目，可以使用TCODE(FS10N/FK10N/FD10N)查看余额再双击看明细，实际上是调用行项目查看TCODE(FBL3N/FBl1N/FBL5N)，当然可以使用后者直接查看。

PL是profit&loss损益科目，就是收入、费 用等类的，BS是Balance

sheet资产负债表的科目类型。

值得注意的是在SAP中所谓的未清项和已清项都是财务凭证中某个行项目, 而不是整个财务凭证,

当然未清项和已清项不只包含财务凭证的的某一个行项目, 也包含账务凭证抬头信息

未清项表示财务凭证中行项目的一种挂账状态, 这种状态,

表示该项需要被清账 在FS00中定义会科时, 当选中行项目管理时, 表示该行项目有未清项和已清项状态

BKPF 财务凭证抬头

，BSEG财务凭证行项目。BSAD应收明细(已清帐 客户)，BSID 应收明细(未清帐 客户)；

BSAS总账明细(已清 总账) ，BAIS 总账明细(未清 总账)；BSAK 应付明细(已清 供应商)

，BSIK应付明细(未清 供应商), 对于未使用未清项管理的只在 BSIS

表中

BSAS+BSIS+BSAK+BSIK+BSAD+BSID = BSEG。

BSEG通过公司代码(BURKS) 凭证号(BELNR) 会计年度(GJAHRT) 行号(BUZEI)

与六张表关联。

手工清帐的TCODE

(1) F-03手工清G/L account 未清帐

(2) F-44 手工清 VENDOR未清帐

(3) F-32 手工清 customer未清帐

(4) F-04 G/L account的带清帐的过账

(5) F-51 Vendor 的带清帐的过账

(6) F-30 Customer 的带清帐的过账

F-04 ,F-51,F-30功能一样，只是初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已，这个可以使用OBU1设置。

自动清账相关TCODE

(1) F13：不带清账货币的自动清账

(2) F13E: 带清账货币的自动清账

一, 总账的清账

1 标准清账

F-02: General Posting

F-03: Clear

在网上有人这样讲, 清账时, 如果被清账的两个行项目, 属于相同类型,

如都是应收或都是预收, 那么就没有行项目产生, 如果一方是应收, 一方预收那就会产生行项目,

对于部分清账和剩余清账会产生行项目

后面发现清账时, 如果要清账的两个行项目的 "Business Area"

相同时就没有行项目产生, 不相同时就产生行项目

Tcode: F-02

做两笔总账凭证, 会科204100是有行项目管理的

FBL3N 查看未清凭证 注意 Business Area 相同

现用 F-03 清账 无行项目产生

同样的我们做两笔 Business Area 不相同的

有行项目产生

2 部分支付清账

3 剩余项目清账

再对余额清账

我们还可以使用F-04, F-07进行清账

SAP中没有某个表或某个字段来记录部分核试验或没有校验，只有向楼上所说的EKBE计算已有过的校验。

可以通过MB5SGR/IR余额清单来查询"有收货而未完全验证"的采购订单而会计面还有一个F19GR/IR结算,可通过科目查询"有收货而未完全验证"的采购订单明细

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