秘书收文和发文的具体流程是什么

公文处理工作中的发文办理包括收文、校核、审批、缮印、分发等若干环节。其中，收文看似简单，但却是可能影响到整个发文办理流程质量与效率的一个关键环节。例如，如果收文时没有把握好行文的合理性，有可能导致整个文件办理过程全部推倒重来；在收文过程中如果对附件等要素是否齐全审查不细，就可能导致文件办理时间延长，等等。那么，应当如何切实做好发文办理中的收文工作呢？结合工作实际，笔者认为，做到以下四个“明确”，对于开好发文办理中“收文”这个头，无疑大有裨益。

一、明确为何发文

即在收文阶段要弄清楚发文的依据，明白哪些文该发、哪些文不该发，并作出相应处理。一般而言，发文依据包括这样一些方面：

（一）经由重要会议通过。如各类全会、常委会、常务会、级别较高的专题会等，这些会后一般都会形成规范的会议纪要，并在其中对有关发文事项进行明确，因而是重要的行文依据。

（二）经由相关领导批示。这有可能是相关职能部门报请领导批示同意发文，或有关领导主动作出的发文指示。领导就发文形式和办法作出的批示，一般可作为行文依据。

（三）其他已产生效力的文件中作出的行文规定。如，在已经下发的某一意见中，作出了随后成立某临时机构的决定，则在按编制管理有关规定履行完程序后，即可就成立该临时机构行文；另外，上级文件中明确要求下级单位制定贯彻落实意见或上报有关情况的，可作为下级机关相应的行文依据。

（四）按惯例周期性下发某一类文件。如一些地方党委、政府或职能部门每年定期下发的年度工作要点，每年“八一”节、元旦、春节前下发的关于“双拥”工作、送温暖工作等方面的文件，均属于这类文件。只要这类文件内容按程序经过审批或讨论通过，即可进入行文程序。

（五）有关内容已按法定程序办理，但需以正式文件形式作为载体表现的。如关于人事任免的通知、关于表彰事项的决定等，即属这类文件。

（六）除上述情况外，根据实际情况，确有必要就某一方面工作行文的其他情况。这需要秘书部门结合各地区、各部门、各单位实际，进行深入研究、灵活把握，进一步形成相关制度。

二、明确如何收文

笔者认为，只要来文是按正规途径、正常方式报送，无论是否适合行文，均应以适当方式进行受理。具体又分为两种情况：

（一）对于暂不满足行文要求的，可采取灵活方式进行处理。秘书部门首先可根据相关制度规定与来文单位进行口头沟通，有理有据地解释来文暂不适合印发的理由，力争取得理解，由来文部门自愿收回来文，待补齐有关要件或作出修改后再报送行文；若与来文部门不能协商达成一致意见，则应先接收登记来文，待进一步研究后按程序进行处理。

（二）对于符合行文要求的，在收文时则应注意把握好这样几个方面。一是“查”，即检查发文依据、各类附件、参考材料等是否齐全。二是“审”，即大致审阅来文内容，看来文是否与会议纪要、领导批示等有不一致之处，是否存在明显缺漏，是否有尚需协调解决的事项等。三是“问”，即向来文单位询问与文件有关的各类信息，如是否按要求进行了会商或征求了有关部门意见，是否按照会议要求或领导批示作了进一步的修改，该文在时限、范围等方面有何特殊要求等。四是“登”，登记是收文的一个重要步骤，登记的内容包括前期情况、特殊事项、行文范围、来文单位、联系人、****等，一般来说，登记越详细，对于之后进行的文件校核越有利。

三、明确收文后如何妥善处理

根据所接收来文的不同情况，应采取不同措施进行处理：

（一）对暂不符合行文要求的来文，在收文后应结合公文处理有关规定及惯例进行认真研究，就是否适合行文提出拟办意见，报领导阅示，并根据领导指示精神作出相应处理。

（二）对总体上看可予行文，但在内容上还存在一定问题的来文，应商来文单位进行研究调整，或在充分了解的基础上，提出建设性意见报领导批示。《国家机关行政公文处理办法》中提出，在文稿起草中，如有关各方面存在意见分歧且无法达成一致意见，主办部门应“列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定”，因而，秘书部门如何针对这些问题为领导决策提出合理化拟办意见，对于文件的完善至关重要。

（三）对行文要素齐全、理由充分的来文，可直接启动文件校核程序。校核中应就有关内容与来文单位进行充分沟通协商，确保无差错、不存疑。

四、明确做好收文工作的基本要求

秘书工作者要做好收文工作，还应具备以下几个基本要求。

（一）熟悉惯例。发文办理工作是一项程序性、重复性很强的工作，很多公文办理时都有惯例可循，因而熟悉惯例，对于准确判断发文必要性、把握科学的办理方式，是十分必要的。

（二）熟悉规定。对于公文办理中经常涉及的各类制度性规定，如精简文件规定、发文管理规定、领导分工的规定、部门职能分工办法、机构编制管理办法等，应当熟知其出处和大致内容，以备收文工作中查考。

（三）熟悉流程。每一类文件在进入行文步骤前应当履行哪些程序、应当如何报送秘书部门发文、联合行文时如何报批，收文后如何登记、如何分办等，在收文时都要清楚明确，以分清责任、确保效率。

（四）善于总结。同类文件在办理中具有较大的共性，如职务任免、领导活动、机构编制等方面的文件，每类文件的办理流程基本是固定的，对这些文件的办理方式应及时进行总结，形成内部工作制度，供参照执行。

（五）善于变通。发文办理工作程序严格，但并非一成不变，对于一些特殊文件，为了不延误时效，在收文时应按照“急事急办”、“特事特办”的原则进行把握。如，党政联合行文时，一般要求一家单位履行完报批程序后，再转另一家单位会签，但如果文件紧急且内容改动可能性不大，可考虑临时打破“一家签完另一家再签”的惯例，采取同步收文、同步报批的方式，以提高办理效率；部分急件也可将收文环节前移，在有关部门履行前期程序的同时即提前介入，先接收有关材料，预先了解情况，从而有效提高核文工作的质量与效率。

公文拟制包括收文处理程序、发文处理程序、公文的整理和归档等。

一、收文处理程序。

1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

4、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

二、发文处理程序。

1、复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

2、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3、印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4、核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

三、公文的整理和归档。

1、涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

2、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

裁判机关审理完结案子后，由该机关的一个处或者部门负责发文，此处的发文是指将案件裁决信息发送出去。而接受这个信息的，和负责将这些信息制作成裁决书的送达给当事人的机构是另一个完全独立的机构。两个机关是没有必然联系的。一个是行政机关或者司法机关或者是税务机关等，另外一个就是普通的办事的机关单位。

导语：公文，全称公务文书，是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。跟思维导图相似的一种方式。以下是关于办公室公文处理流程，欢迎大家前来参考!

办公室公文处理流程

第一阶段：公文的收受与分流

(1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

(2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

(3)启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 (或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

(4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

(5)分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

(6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

第二阶段：办理收文

(1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

(2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

(3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

(4)注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

第三阶段：组织传阅与催办查办

(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

(2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

(3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

第四阶段：处置办毕公文包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

收文管理

(1)签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证;二是为了保证文件运行安全。

(2)登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登;登记序号应不留空号，不出重号;字迹工整、不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

(3)启封。启封应由专人负责;标明亲收的亲启件，由***亲启;启封后应检查公文的完整情况。

(4)分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的`决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

(5)公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

(6)组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

(7)催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况;及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕;②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象;交办，向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者;销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

收文办理

拟办拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：

(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。

(2)意见要简明、具体、得体。

(3)如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。

(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

批办批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的***。批办的要求是：

(1)不得越权批办公文。

(2)严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。

(3)批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。

(4)采取有效措施监督批办意见的执行结果。

(5)批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。

(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

承办只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：

(1)熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。

(2)为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。

(3)加强协商，努力协调各方面关系。

(4)有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。

(5)分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。

(6)各级领导积极参与承办。

(7)注重对承办结果的检查与监督。

注办注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：

是否办复，复文号及复文日期;召开会议的名称，与会范围，决议与结果;电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期;现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果;主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

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