人力资源部如何规范离职工作交接管理

案例解析：结合本案例中的情况，公司在离职管理时，做了沟通和协商，慰留了部分员工。但是，由于工作交接不规范，导致公司的实物资产交接不到位，工作交接不到位（工作任务交接，工作资料交接），所以人力资源部可以通过规范离职工作交接来解决本问题，把员工离职交接按照审批权限分为：离职申请审批，离职交接审批，出勤和工资核算审批三个部分。离职申请审批，主要是确认是否同意离职，以及离职交接时间；离职交接审批，可以按照部门来进行审批，确保工作交接和实物资产交接无遗漏，做好公司的实物资产归公，工作事项，工作资料交接给岗位的继任者，避免不必要的麻烦和损失；出勤和工资核算审批主要是确认上班的时间，工资核算的数额。

（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（2）登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

（3）启封。启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由***亲启；启封后应检查公文的完整情况。

（4）分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。

分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

（5）公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

（6）组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

（7）催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

（8）查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

1提前安排：提前和管理者沟通并制定一个离职计划，讨论公司需要完成的任务和具体的交接时间。这样可以更好地准备你未完成的任务，并使你离职后的交接工作更加顺利。

保持专业：离职前最后一天工作时，要保持专业。确保你的工作质量和效率到最后一刻不会受影响，不会给其他员工带来额外负担。

感谢团队：在你最后一天的时间里，表达对公司和团队的感激之情，以及对于工作时的同事的回报、对他们的微不足道的帮助以及对他们的慷慨帮助等等。感谢他们帮助你成长，并在未来职场生涯中帮助你增强自我发展和学习。

尊重公司规定：遵守公司的规定和程序，完成离职过程中的任何文件申请和文件办理。这样，你可以确保自己在往后没有任何疑惑和纷争，也不会影响自己在公司的声誉。

离职并不意味着所有的关系都结束了，留下一个良好的印象，可能会使你在未来的就业的事业中更进一步。完成离职交接工作、用最后的过渡时间来表达感激之情，并准备好自己，充分保持专业素养，以免自己或团队留下印象不是很好。让这最后一天更加轻松地过渡吧，因为这也是你未来成功路程中的一种见证和机会。

此外，在离职交接的过程中还应该注意以下几点：

交接过程要详细：要让接手交接你工作的人对你的工作职责和流程有一个充分的了解。他们需要知道你已经达到了哪些阶段，工作还有什么需要注意和需要做的事情等等。交接的效果将直接影响公司的业务的连续性和稳定性，所以一定要保险起见，交接过程要详细。

交接人员要合适：为确保工作交接的效果，交接人员必须有能力接手你的工作。如果公司在临时内急于安排一个接手的人员，那将可能导致工作流程的瘫痪和坏的结果，这对你将来的工作和生活都将产生不良的影响。

离开前要将文件整理清楚： 离职前，要将你目前的工作流程和文件整理清楚，作为交接对方之前的参考。部分工作文档可能是机密性，需要进行保护和加密处理，法律和公司制度都有相应的规定要求保护企业和员工的安全和权利。

不要因个人情绪而耽误工作交接：在离职时可能会出现悲伤或不满，但是在交接期间请注意保持情绪，不要让自己的个人情绪影响到交接工作。即使是有不满的交接情况，一定要注意控制情绪，避免对后续工作造成负面影响。

如何做好档案交接工作

目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理以下是我为大家整理相关内容，文章希望大家喜欢！相关内容，文章希望大家喜欢！

1、档案接交工作中存在的问题

（1）存在于领导层方面的问题

一些单位领导对档案交接工作不够重视，对其专业性和复杂性不够了解，在监督办理交接工作时把关不严，工作程序不完整，导致应交未交，交接不及时。

（2）存在于老档案员方面的问题

前任老档案人员对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。离岗时若不收集齐全、整理妥善，就草草交接，往往造成材料的积压和损失，把许多问题遗留给后任。若碰到不明情况或马虎粗心的，也许会把遗留多年的有价值的材料当作多余的废物处理掉，造成无可弥补的损失。

有的档案人员在转岗时急于离开，与新任人员草草交接。因前任交代不明，致使后任摸不清底细，造成工作前后无法衔接。还有些档案人员因重视不够或责任心不强，只简单介绍，就一交了之，使后任到具体情况弄不清楚，造成工作上的被动与失误。

办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员就无法办理正式交接手续。

（3）存在于新档案员方面的问题

目前，档案工作尚未实现先持证后上岗，多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资料证书。因此，有些档案人员接手时都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出问题，更提不出问题，也难以完成各项清点核对工作。

2、如何解决档案交接工作中存在的问题

（1）档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。在档案人员转岗或调离工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，对未办理档案交接手续的档案人员不得离开原工作岗位。要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。

（2）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面。对于移交方来说，要做好五项工作：

一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；

二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的，要在借据上注明原因及催还情况；

三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；

四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；

五是撰写档案移交说明。

对于接收方来说在接收之前要做好三项工作：

一是了解移交工作职能活动内容和工作活动情况；

二是向前任档案人了解档案工作情况；

三是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分才能保证交接工作顺利进行。

（3）明确职责，建立良性运行的工作机制

第一、单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办理交接手续。

第二、档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件。

第三、交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员和接管人员都应做好各自工作。交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的。

（4）认真做好档案监交工作

档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办事。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。

扩展资料：

档案，是直接形成的历史纪录，档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的，是由文件有条件地转化而来的，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。

基本含义

档案袋读音：dàng àn

1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。

从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的`部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案定义

档案管理员关于档案的定义，据不完全统计，国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：

一、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。

二、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。

三、同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史记录。

四、因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。

五、随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。

六、人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

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主要有以下几个方面需要交接

1程序员在提前一个月提交离职申请后，技术经理会指定和离职人员的技术对接，主要有代码和文档账号等相关方面的交接，对接人确认交接完毕签字。

2完成技术交交接后行政需要核对办公设备的交接，主要有电脑移动硬盘之类的，根据原有物品登记表核对，核对无误签字确认。

3领导签字确认，完成离职申请，签发离职证明

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