运用商务信函的技巧都有哪些？

信函也就是平时所说的公函，是为开展各项商务活动而用的，因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。

商务信函的基本礼仪

1．信封的使用礼仪

应根据我国标准信封的具体规定，并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封，宜用胶水封口，邮票贴在右角，若需多枚邮票，可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是，印刷了单位名称的信封，不能用来寄递国际及港澳台邮件。

2．信笺的选择

在颜色方面，可以是白色、乳色、蓝色等，彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信，那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信，应使用信纸质地较好的，如用打字机，字迹一定要清楚。

3．书写的礼仪

书信字迹要规范，最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写，用圆珠笔或毛笔书写也可，不宜用铅笔书写，忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确，称呼恰当。信封J二收信人的称谓后一般有“启”，也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人，要写上“请留交”；当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清楚，一旦信交不到收信人，可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面，收信人姓名、地址居中书写，第一行写收信人的姓名，姓名前就加上称呼，第二行写门牌和路名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写，寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序同收件人姓名、地址一样。

4．信纸的折叠

信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。文字面内的折法，一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为i地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。

几种常用商务信函的礼仪

(1)邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容比较简单，但措辞要诚恳，受到邀请的人无论应邀与否，都要及时回复。

(2)聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。

(3)推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度也要适当，不可强人所难。

(4)商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人还是组织，第一次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。

专家支招

依据我国文字书写的形式。题词可以分为横竖两种格式。竖式的一般从右向左写，横式自左向右写。题词一般都有三部分内容：一是题词正文；二是题词的对象，即给谁题写的；三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右或在上，落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题目的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。一些题写于山水实物上的题词，则多是上不写题词对象，下不写落款。

邮件营销（Email Marketing）是在用户事先许可的前提下，通过电子邮件的方式向目标用户传递有价值信息的一种网络营销手段。Email营销有三个基本因素：用户许可、电子邮件传递信息、信息对用户有价值。三个因素缺少一个，都不能称之为有效的邮件营销。是利用电子邮件与受众客户进行商业交流的一种直销方式。同时也广泛的应用于网络营销领域。邮件营销是网络营销手法中最古老的一种，邮件营销比绝大部分网站推广和网络营销手法都要老。

基础

关于Email营销的定义中强调了三个基本因素：基于用户许可、通过电子邮件传递信息、信息对用户是有价值的。三个因素缺少一个，都不能称之为有效的Email营销。

1、基于用户许可

基于用户许可的表现方式有很多，包含线上与线下两大类。线上收集Email地址一般有网站在线注册、订阅等，线下收集Email地址一般有展会、名片交换、线下活动收集、超市Check-out收集等多种。

用户线上注册的时候，发送确认邮件进行double-opt-in（激活确认），可保证Email地址的准确性，同时增强用户对邮件的意识，提高许可性。

2、通过Email传递信息

通过Email传递信息，是邮件营销的技术基础。首先要保证Email的送达，才能谈得上邮件营销。要保证群发邮件的正确送达，最好选择第三方专业的EDM服务商。

3、信息对用户有价值

向用户传递有价值的信息，是许可式邮件营销的核心环节。基于用户许可的邮件群发，不一定是邮件营销。只有良好的列相关性与数据分类，保证传递给用户有价值的信息，才称得上是真正的邮件营销。

通过将Email与SNS、Mobile、Web等进行整合，同时利用相应的分析工具和专业的EDM系统，获取更加详细的对用户信息与追踪行为，然后进行有针对性的邮件发送。

优点

1.成本低廉

电子邮件营销只要有邮件服务器，联系10个用户与联系上万个用户的成本几乎没什么区别。但然如果要发上百封以上的邮件情况就不同了，因为这需要专用的服务器及非常大的宽带。特别是一些免费注册的邮箱每天发送邮件也是有限制的。另外发送一封邮件的成本几乎等于零，因为只要找到了用户邮箱，便可花很少的时间将邮件发送出去。

2.快速

　相比其他网络营销手法，电子邮件营销也十分快速。搜索引擎优化需要几个月，甚至几年的努力才能充分发挥效果。博客营销更是需要时间，以及大量的文章。SNS营销需要花时间参与社区活动，建立广泛的关系网。而电子邮件营销只要有邮件数据在手，发送邮件几小时后就可看到效果。

3.精准

　邮件只要能投放精准，客户转化率还是非常高的，远比其他营销方式高。随着RSS营销、博客营销等发展。及时向户传达信息已经不限于使用电子邮件了。

4..主动出击

根据客户需要，企业可以制定个性化内容，主动给客户发出企业的营销信息，实现企业的营销目的。

劣势

从用户角度看邮件营销的劣势：

1、用户一般称之为“垃圾邮件”，既是，提供的邮件内容对用户不感兴趣。

2、不尊重用户权力的情况下强制用户接收邮件。

3、反感邮件发送方，从而降低你的品牌美誉度，如果你的产品或服务是在用户心中留有较好印像的话，则你通过垃圾邮件营销则会起到反效果。

1 、应用条件限制。

邮件营销是基于网络背景的全新营销方式。由于接收条件的局限，电子邮件需要一定的上网设备才可以接收和阅读，不像传统信函那样可以随时随地的查看。

2 、市场环境不成熟。

由于国内上网人数的比例还比较低，Email营销的受众面还比较小，影响力有限，当企业制订营销计划时，通常不会将Email营销作为唯一的或者主要营销手段。

在电子商务没有普及的中国很多客户还是比较偏好于面对面的进行交流商议。

3 、邮件传输限制。

由于受到网络传输速度、用户电子邮箱空间容量等因素的限制，并不是什么信息都可以通过Email来传递，这就在一定程度上限制了Email营销的应用范围。

4 、营销效果的限制。

Email营销的效果受到信息可信性、广告内容、风格、邮件格式等多种因素的影响，并非所有的电子邮件都能取得很好的营销效果。特别是对于定位程度比较低的情形，营销效果将远远低于正常水平，而对于未经许可的“Email营销”，不仅招人讨厌，可能根本不会取得实际效果。

5、信息传递障碍。

因为出于过滤垃圾邮件等原因，一些邮件会遭到ISP的屏蔽，用户邮件地址经常更换也会造成信息无法有效送达，退信率上升。信息传递障碍已经成为影响Email营销发展的主要因素之一。

6、掌握用户信息有限。

在很多情况下，用户在网上登记的资料往往不完整或不真实，通常只有一个邮件地址，当用户电子邮箱变更，或者兴趣发生转移，原有的资料可能就已经失效了，除非用户主动更换邮件地址，否则很难跟踪这种变化。如果可以掌握更多用户信息，如包含了公司/用户名称、地址、行业和产品等，可以大大提高营销效果。

参考资料：http://baike.baidu.com/link?url=ElrTaosDveTU2AaDLx83bcTD7nKJZgvCdRiFXGqXnRnxBlR_UDd-ImpSaYJ7x3011ZTkZGI2SJ59NuMOmBkJYa 百度百科

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